2026A PT 221048059

Marca Temporal	6/28/2026, 10:27:51 PM
1. Presentación de la empresa.	La práctica empresarial se desarrolla en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), entidad pública del orden nacional adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, encargada de administrar los impuestos nacionales, los derechos de aduana y las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias del Estado colombiano. La entidad orienta su gestión al fortalecimiento de la administración tributaria mediante procesos eficientes, transparentes y apoyados en la mejora continua. La práctica se desarrolla en el Área de Despacho de la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Ipiales, brindando apoyo a las actividades administrativas relacionadas con la gestión del talento humano. Dentro de las funciones asignadas se encuentran el seguimiento y consolidación de vacaciones, el seguimiento de incapacidades, el envío de historias laborales, el seguimiento y consolidación de las evaluaciones de desempeño y otras actividades de apoyo al proceso de nómina y administración de personal. Durante el desarrollo de estas funciones fue posible identificar oportunidades de mejora relacionadas con la transferencia del conocimiento operativo, especialmente frente a los constantes cambios de personal que se presentan en el área y que afectan la continuidad de estos procesos administrativos.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Durante el desarrollo de la práctica empresarial se evidenció que el proceso de nómina y administración de personal presenta cambios periódicos en los funcionarios responsables de determinadas actividades operativas, especialmente aquellas relacionadas con el seguimiento de vacaciones, incapacidades, historias laborales y evaluaciones de desempeño. Aunque la entidad dispone de procedimientos generales y lineamientos institucionales, gran parte del conocimiento requerido para desarrollar estas actividades permanece asociado a la experiencia de quien desempeña temporalmente la función. Como consecuencia, los procesos de empalme suelen ser limitados y no documentan de manera suficiente aspectos operativos como la secuencia de actividades, los documentos requeridos, las rutas de acceso a los sistemas, los controles que deben realizarse y las particularidades propias de cada procedimiento. Esta situación ocasiona que los nuevos responsables deban reconstruir los procesos mediante consultas constantes, aprendizaje empírico y apoyo de otros funcionarios, incrementando considerablemente los tiempos de adaptación. En consecuencia, la problemática identificada corresponde a la limitada transferencia operativa del conocimiento en actividades críticas del proceso de nómina, situación que afecta la continuidad administrativa y la eficiencia en el desarrollo de estas funciones.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La limitada transferencia del conocimiento operativo genera retrasos en la ejecución de actividades críticas del proceso de nómina, incrementa los tiempos de aprendizaje de los funcionarios que asumen estas responsabilidades y aumenta la dependencia del conocimiento individual. Asimismo, se presentan reprocesos derivados de la búsqueda reiterada de información, consultas frecuentes a otros servidores y necesidad de verificar nuevamente procedimientos que no se encuentran documentados de manera práctica. Esta situación impacta directamente la eficiencia administrativa del área, dificulta la continuidad de los procesos y aumenta el riesgo de errores en actividades relacionadas con el seguimiento de vacaciones, incapacidades, historias laborales y evaluaciones de desempeño, procesos que constituyen insumos fundamentales para la adecuada administración del talento humano.
4. Posible solución a explorar.	Como propuesta de mejoramiento se plantea diseñar e implementar una herramienta de gestión del conocimiento que facilite la transferencia operativa de los procesos relacionados con el seguimiento de vacaciones, incapacidades, envío de historias laborales y consolidación de evaluaciones de desempeño. La propuesta estará conformada por una matriz estructurada en Excel que documentará el paso a paso de cada procedimiento, incluyendo actividades, responsables, documentos requeridos, rutas de acceso a los sistemas de información, controles asociados y observaciones relevantes. Adicionalmente, se elaborará un formato estandarizado para el seguimiento de vacaciones y un video explicativo que facilite la comprensión y utilización de las herramientas desarrolladas durante los procesos de empalme y capacitación del personal. La propuesta no pretende reemplazar los lineamientos institucionales existentes, sino complementarlos mediante la sistematización del conocimiento operativo adquirido durante la práctica empresarial.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	La propuesta se desarrollará mediante una metodología descriptiva y aplicada orientada a identificar, documentar y estandarizar el conocimiento operativo asociado a las actividades del proceso de nómina desarrolladas durante la práctica. Inicialmente se realizará el levantamiento de información a partir de la experiencia obtenida en el desarrollo de las funciones asignadas, identificando cada actividad, documentos utilizados, responsables, controles y rutas de acceso requeridas para la ejecución de los procesos. Posteriormente se diseñará un formato para el seguimiento y consolidación de vacaciones que permita mejorar el control de esta actividad. Con la información recopilada se construirá una matriz operativa en Excel en la que se documentará el paso a paso de los procesos de seguimiento de vacaciones, seguimiento de incapacidades, envío de historias laborales y seguimiento de evaluaciones de desempeño, incorporando documentos requeridos, rutas de acceso, controles y recomendaciones operativas. Finalmente se elaborará un vídeo explicativo sobre la estructura y funcionamiento de la herramienta, se realizará su validación con el jefe inmediato y posteriormente se efectuará la socialización y capacitación dirigida a los funcionarios responsables del proceso.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	La implementación de la herramienta permitirá fortalecer la gestión del conocimiento dentro del área de Talento Humano mediante la documentación y estandarización de actividades operativas críticas del proceso de nómina. Se espera reducir los tiempos de aprendizaje de nuevos funcionarios, facilitar los procesos de empalme, disminuir reprocesos y fortalecer la continuidad administrativa frente a cambios periódicos de personal. Igualmente, la herramienta contribuirá a mejorar la organización de la información, reducir la dependencia del conocimiento individual y disponer de un instrumento permanente de consulta para la ejecución de las actividades relacionadas con vacaciones, incapacidades, historias laborales y evaluaciones de desempeño. Como beneficio institucional, la propuesta favorecerá la eficiencia administrativa, optimizará los procesos internos y apoyará la continuidad operativa del área.
7. Producto a entregar (PPM).	Título: Propuesta Plan de Mejoramiento: Diseño de una herramienta de gestión del conocimiento para fortalecer la transferencia operativa en actividades críticas del proceso de nómina y administración de personal de la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Ipiales. Como producto final de la práctica empresarial se entregará una propuesta de plan de mejoramiento orientada a fortalecer la transferencia del conocimiento operativo en las actividades críticas del proceso de nómina y administración de personal desarrolladas en el Área de Despacho. La propuesta estará enfocada en facilitar la continuidad de los procesos ante los cambios periódicos de personal, mediante la implementación de herramientas que permitan documentar y estandarizar el conocimiento adquirido durante el desarrollo de la práctica. El principal producto consistirá en una matriz operativa estructurada en formato Excel, diseñada como herramienta de gestión del conocimiento. En ella se documentará de manera organizada el paso a paso de los procesos de seguimiento y consolidación de vacaciones, seguimiento de incapacidades, envío de historias laborales y seguimiento y consolidación de evaluaciones de desempeño. La matriz incluirá las actividades a realizar, documentos requeridos, responsables, controles asociados, rutas de acceso a los sistemas de información, ubicación de los archivos físicos y digitales, así como observaciones y recomendaciones que faciliten la ejecución de cada procedimiento. Como complemento a la herramienta principal, se entregará un formato estandarizado para el seguimiento y control de vacaciones, elaborado con el propósito de mejorar la organización, el registro y el seguimiento de esta actividad dentro del área, permitiendo optimizar el control de la información y facilitar su consulta. Asimismo, se elaborará un video explicativo en el cual se presentará la estructura, contenido y funcionamiento de las herramientas desarrolladas, con el fin de facilitar su comprensión y servir como material de apoyo en futuros procesos de empalme, inducción y capacitación de los funcionarios responsables de estas actividades. Finalmente, se realizará una jornada de socialización dirigida al jefe inmediato y a los funcionarios que participan en el proceso, en la cual se expondrá el alcance del plan de mejoramiento, se presentará el funcionamiento de la matriz operativa y del formato diseñado, y se brindará capacitación sobre el uso adecuado de estas herramientas. Con ello se busca favorecer la apropiación del conocimiento, fortalecer la continuidad de los procesos y contribuir al mejoramiento de la eficiencia administrativa del área.
8. Cronograma de trabajo.	El desarrollo del plan de trabajo se ejecutará durante el periodo comprendido entre el 16 de febrero y el 3 de julio de 2026, en concordancia con la duración establecida para la práctica empresarial. Las actividades se desarrollarán de manera progresiva, articulando el cumplimiento de las funciones asignadas en el Área de Despacho con el diseño e implementación de la propuesta de mejoramiento y el acompañamiento del asesor académico. Actividad 1: Inducción al área, reconocimiento de funciones y apoyo inicial en las actividades del proceso de nómina y administración de personal. Periodo programado: Semana 1 a 2 (16 febrero – 1 marzo) Actividad 2: Identificación de las actividades críticas del proceso de nómina (seguimiento de vacaciones, incapacidades, historias laborales y evaluaciones de desempeño). Periodo programado: Semana 2 a 4 (23 febrero – 15 marzo) Actividad 3: Identificación de la problemática y análisis de necesidades de mejora relacionadas con la transferencia del conocimiento. Periodo programado: Semana 4 a 8 (9 marzo – 12 abril) Actividad 4: Primera asesoría académica y revisión inicial del plan de trabajo. Periodo programado: Semana 4 (9 – 15 marzo) Actividad 5: Recolección de información mediante la práctica, revisión de procedimientos, formatos, documentos y rutas de acceso utilizadas en los procesos. Periodo programado: Semana 5 a 12 (16 marzo – 10 mayo) Actividad 6: Diseño del formato estandarizado para el seguimiento y consolidación de vacaciones. Periodo programado: Semana 8 a 10 (6 abril – 26 abril) Actividad 7: Construcción de la matriz operativa en Excel para la documentación de los procesos seleccionados. Periodo programado: Semana 9 a 15 (13 abril – 31 mayo) Actividad 8: Segunda asesoría académica y retroalimentación del avance. Periodo programado: Semana 12 (4 – 10 mayo) Actividad 9: Validación de la matriz, verificación de rutas de acceso, controles y ajustes con el jefe inmediato. Periodo programado: Semana 13 a 17 (11 mayo – 14 junio) Actividad 10: Elaboración del video explicativo del Plan de Mejoramiento. Periodo programado: Semana 16 a 18 (1 – 21 junio) Actividad 11: Tercera asesoría académica y revisión final. Periodo programado: Semana 16 (1 – 7 junio) Actividad 12: Socialización del Plan de Mejoramiento y capacitación sobre el uso de las herramientas a los funcionarios responsables del proceso. Periodo programado: Semana 20 (3 julio) Actividad 13: Entrega final del Plan de Mejoramiento y cierre de práctica. Periodo programado: Semana 20 (3 julio) Equivalencia de semanas Semana 1: 16–22 febrero Semana 2: 23 febrero–1 marzo Semana 3: 2–8 marzo Semana 4: 9–15 marzo Semana 5: 16–22 marzo Semana 6: 23–29 marzo Semana 7: 30 marzo–5 abril Semana 8: 6–12 abril Semana 9: 13–19 abril Semana 10: 20–26 abril Semana 11: 27 abril–3 mayo Semana 12: 4–10 mayo Semana 13: 11–17 mayo Semana 14: 18–24 mayo Semana 15: 25–31 mayo Semana 16: 1–7 junio Semana 17: 8–14 junio Semana 18: 15–21 junio Semana 19: 22–28 junio Semana 20: 29 junio–3 julio.
Nombres	Katherine Daniela
Apellidos	Castro Burbano
Código	221048059
Celular	3182975028
Sede o Extensión	Ipiales
Correo Electrónico	danielakatherinecastro@gmail.com
Asesor	Luis Sarasty Rodriguez
Observaciones.	Re subo el PT debido a que no aparece en mi plataforma el que subí el 6 de marzo 2026.