2026A PT 219142100

Marca Temporal	7/1/2026, 4:36:40 PM
1. Presentación de la empresa.	Grupo Zaos es una empresa Nariñense dedicada a la comercialización de productos de moda y accesorios a través de canales físicos y digitales. La compañía se ha consolidado en el mercado gracias al manejo de dos marcas principales: Pulso, enfocada en accesorios masculinos principalmente relojes y complementos para hombre, y Coquette, especializada en bolsos y accesorios femeninos. Actualmente, Grupo Zaos cuenta con 7 locales físicos distribuidos a nivel nacional, desde donde se comercializan sus productos y se fortalece la atención directa al cliente. Estos puntos de venta permiten a la empresa ampliar su presencia en el mercado colombiano y ofrecer una experiencia de compra más cercana y personalizada. Además de sus tiendas físicas, la empresa se destaca por su fuerte presencia en el comercio electrónico, posicionándose como una de las compañías con uno de los ecommerce más importantes del país. A través de sus plataformas digitales, comercializa sus productos en Colombia, Ecuador y proximamente en México. Gracias a la integración de estrategias de innovación, tecnología y servicio al cliente, Grupo Zaos ha fortalecido sus procesos de venta online, ofreciendo experiencias de compra eficientes, seguras y accesibles para miles de consumidores. La empresa combina el comercio tradicional con la transformación digital, impulsando el crecimiento empresarial de la región de Nariño y contribuyendo al posicionamiento de marcas colombianas en el mercado internacional.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En Grupo Zaos se ha identificado una problemática en el manejo y control del inventario entre la bodega principal y el área contable de la empresa. Actualmente, existen diferencias frecuentes entre las cantidades físicas de productos almacenados y los registros reflejados en el sistema contable, generando inconsistencias en la información de inventario. Esta situación se presenta debido a retrasos en la actualización de entradas y salidas de mercancía, errores en los procesos de registro manual, falta de conciliación periódica entre las áreas y diferencias en los reportes generados por la bodega y contabilidad. Como consecuencia, se han evidenciado descuadres en inventarios, dificultades para conocer la disponibilidad real de los productos, retrasos en despachos y afectaciones en los reportes financieros de la empresa.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La problemática relacionada con las diferencias entre el inventario físico y los registros del sistema genera afectaciones en el funcionamiento interno de Grupo Zaos, principalmente por la falta de información precisa y actualizada para la gestión de los productos. Esta situación dificulta la toma de decisiones relacionadas con compras, abastecimiento, ventas y distribución, ya que la empresa no siempre cuenta con una visión clara de la disponibilidad real de mercancía. En los procesos operativos, los errores en el control del inventario pueden ocasionar demoras en los despachos, inconvenientes en la entrega de pedidos y dificultades para atender oportunamente las necesidades de los clientes, tanto en los puntos físicos como en los canales digitales. Esto puede afectar la calidad del servicio y la experiencia de compra. Asimismo, las inconsistencias en los registros pueden generar diferencias en la información contable y financiera de la empresa, afectando la confiabilidad de los reportes utilizados para evaluar el desempeño del negocio. Además, pueden presentarse pérdidas económicas por faltantes de productos, acumulación de inventario innecesario o dificultades para controlar adecuadamente los recursos disponibles. Por otra parte, la falta de comunicación organizada entre las áreas involucradas genera reprocesos, mayor carga operativa y retrasos en la solución de inconvenientes. Esto limita la eficiencia de los equipos de trabajo y representa un reto para Grupo Zaos en su proceso de crecimiento y fortalecimiento de sus operaciones comerciales.
4. Posible solución a explorar.	Como solución de mejora para Grupo Zaos, se propone implementar un plan de fortalecimiento en la comunicación interna entre el área de bodega y contabilidad, orientado a mejorar el control y seguimiento del inventario. La propuesta busca reducir las diferencias existentes entre el inventario físico y los registros contables mediante la mejora de los procesos de comunicación, actualización de formatos, definición de responsabilidades y establecimiento de canales oficiales para el intercambio de información. La solución estará enfocada en organizar el flujo de información entre las áreas involucradas, permitiendo que los reportes de entradas, salidas, devoluciones y ajustes de mercancía sean entregados de manera clara, oportuna y organizada. Esto permitirá mejorar la confiabilidad de los datos, reducir errores operativos y facilitar la toma de decisiones dentro de la empresa.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para el desarrollo de la propuesta de mejoramiento en Grupo Zaos se plantea una metodología enfocada en el análisis, organización y optimización del proceso de comunicación y control de inventarios entre las áreas de bodega y contabilidad. La metodología busca identificar las causas de las inconsistencias actuales, establecer mejoras en los procedimientos internos y generar herramientas que permitan una gestión más eficiente de la información. Fase 1: Diagnóstico y análisis del proceso actual En esta etapa se realizará una revisión del proceso actual de manejo de inventarios, con el objetivo de identificar las principales dificultades relacionadas con el registro, actualización y comunicación de la información entre las áreas involucradas. Actividades a realizar: -Analizar el flujo actual de información entre bodega y contabilidad. -Identificar los puntos donde se generan errores o diferencias en los registros de inventario. -Revisar los formatos y herramientas utilizadas actualmente para el control de mercancía. -Identificar necesidades y oportunidades de mejora dentro del proceso. - Fase 2: Diseño de la propuesta de mejora En esta fase se estructurarán las acciones necesarias para fortalecer el proceso interno de control de inventarios, buscando mejorar la organización, trazabilidad y disponibilidad de la información. Actividades a realizar: -Diseñar un flujo de comunicación más organizado entre las áreas involucradas. -Establecer procedimientos claros para el reporte de entradas, salidas, devoluciones y ajustes de inventario. -Crear formatos estandarizados para facilitar el registro y seguimiento de movimientos de mercancía. -Definir responsables para la generación, revisión y validación de la información. Fase 3: Implementación y socialización de la propuesta Esta etapa estará enfocada en la puesta en marcha de las mejoras planteadas y en la apropiación del nuevo proceso por parte del personal involucrado. Actividades a realizar: -Socializar los nuevos procedimientos y herramientas de control. -Capacitar al personal sobre el adecuado manejo de la información. -Establecer canales de comunicación internos para el seguimiento de novedades. -Promover buenas prácticas en el registro y actualización de inventarios. Fase 4: Seguimiento y evaluación de resultados Finalmente, se realizará un proceso de seguimiento que permita evaluar la efectividad de las mejoras implementadas y detectar oportunidades de ajuste. Actividades a realizar: -Verificar el cumplimiento de los nuevos procedimientos establecidos. -Revisar la reducción de inconsistencias entre inventario físico y registros contables. -Evaluar la mejora en la comunicación entre las áreas. -Generar recomendaciones para mantener la mejora continua del proceso.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Con la implementación del plan de mejora se esperan los siguientes resultados: -Mejor comunicación entre las áreas de bodega y contabilidad. -Mayor organización en el manejo de información de inventarios. -Reducción de errores en registros de entradas, salidas y devoluciones. -Mayor rapidez en la identificación de diferencias de inventario. -Información más confiable para los procesos contables y administrativos. -Disminución de reprocesos y tiempos operativos. -Mayor control sobre la disponibilidad real de productos. -Fortalecimiento de los procesos internos de la empresa.
7. Producto a entregar (PPM).	Como resultado del proyecto se entregarán: -Diagnóstico inicial del proceso de comunicación entre áreas. -Propuesta de mejora del flujo de información. -Formatos actualizados de: -Entrada de mercancía. -Salida de mercancía. -Devoluciones. -Propuesta de canales oficiales de comunicación. -Matriz de responsabilidades del proceso. -Informe de seguimiento y evaluación final. -Documento final con recomendaciones de mejora.
8. Cronograma de trabajo.	El desarrollo del proyecto se llevará a cabo mediante las siguientes actividades distribuidas durante un periodo estimado de 4 meses: Mes 1: Diagnóstico y análisis del proceso actual -Revisión del proceso actual de control de inventarios. -Identificación de las principales causas de las diferencias entre bodega y contabilidad. -Análisis de los canales de comunicación utilizados actualmente. -Revisión de formatos y herramientas empleadas para el registro de información. Mes 2: Diseño de la propuesta de mejora -Estructuración del plan de mejoramiento del proceso de inventarios. -Diseño de nuevos procedimientos para el manejo de entradas, salidas, devoluciones y ajustes. -Elaboración de formatos estandarizados para facilitar el control de información. -Definición de responsables y mecanismos de comunicación entre áreas. Mes 3: Implementación y socialización de la propuesta -Presentación de la propuesta al personal involucrado. -Socialización de los nuevos procedimientos y herramientas de control. -Capacitación sobre el adecuado manejo de registros y reportes de inventario. -Inicio del seguimiento a la aplicación del proceso mejorado. Mes 4: Seguimiento, evaluación y cierre del proyecto -Verificación del cumplimiento de los procedimientos establecidos. -Evaluación de los resultados obtenidos con la implementación de la mejora. -Identificación de oportunidades de ajuste y recomendaciones. -Elaboración y entrega del informe final del proyecto.
Nombres	Dayana Estefania
Apellidos	Rodriguez Bernal
Código	219142100
Celular	3157932210
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	derodriguezbernal@gmail.com
Asesor	Luis Sarasty Rodriguez
Observaciones.	Ninguna