2026A PT 221142047

Marca Temporal	7/27/2026, 3:09:14 PM
1. Presentación de la empresa.	La Alcaldía Municipal de Ospina es una entidad pública territorial encargada de dirigir, coordinar y administrar los recursos del municipio, garantizando el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y promoviendo el desarrollo económico, social, cultural y administrativo de la comunidad. Su gestión se fundamenta en principios de eficiencia, transparencia, responsabilidad, participación ciudadana y mejoramiento continuo de la calidad de los servicios prestados a la población. La administración municipal tiene como finalidad planificar y ejecutar programas, proyectos y acciones orientadas al bienestar de los habitantes, buscando fortalecer el desarrollo local y mejorar las condiciones de vida de la comunidad mediante una gestión pública eficiente y cercana a los ciudadanos. Para el cumplimiento de sus funciones, la Alcaldía Municipal de Ospina cuenta con diferentes dependencias encargadas de desarrollar las actividades administrativas, financieras y operativas de la entidad. Dentro de su estructura organizacional se encuentra el Despacho del Alcalde, dependencia encargada de dirigir la administración municipal y representar legal y judicialmente al municipio, liderando la formulación y ejecución de las políticas públicas y los planes de desarrollo territorial. Asimismo, la entidad cuenta con la Secretaría de Gobierno, responsable de administrar los asuntos relacionados con el orden público, la seguridad, la convivencia ciudadana y el fortalecimiento de la participación comunitaria mediante el trabajo conjunto con las Juntas de Acción Comunal y demás organizaciones sociales del municipio. La Secretaría de Planeación y Desarrollo tiene a su cargo los procesos de planificación territorial, formulación, seguimiento y evaluación de proyectos de inversión, ordenamiento territorial y coordinación de estrategias orientadas al desarrollo económico y social del municipio. Por su parte, la Secretaría de Salud es la dependencia encargada de gestionar las políticas de salud pública, coordinar programas de promoción y prevención, así como desarrollar acciones encaminadas al bienestar y mejoramiento de la calidad de vida de la población. La administración financiera del municipio está a cargo de la Tesorería y Hacienda, dependencia responsable de la gestión presupuestal, recaudo de impuestos, administración de los recursos financieros, elaboración de informes contables y ejecución de pagos necesarios para el funcionamiento institucional. De igual manera, la Alcaldía cuenta con la Oficina de Control Interno, encargada de evaluar y realizar seguimiento permanente a la gestión institucional, verificando el cumplimiento de los objetivos, metas, procesos y procedimientos establecidos por la administración municipal, promoviendo la transparencia y el mejoramiento continuo. Dentro de esta estructura administrativa se encuentra la Secretaría de Planeación y Desarrollo, área en la cual se desarrollará el presente plan de mejoramiento. Esta dependencia desempeña un papel fundamental dentro de la gestión institucional debido a que es responsable de coordinar el seguimiento y evaluación de los proyectos de inversión municipal, garantizando el cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo Municipal. Por esta razón, resulta necesario fortalecer los mecanismos de evaluación y seguimiento de proyectos mediante herramientas sencillas que permitan identificar oportunamente retrasos, riesgos y necesidades de intervención, contribuyendo al mejoramiento continuo de la gestión pública y al cumplimiento de las metas institucionales.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Durante el desarrollo de la práctica empresarial en la Secretaría de Planeación y Desarrollo de la Alcaldía Municipal de Ospina se identificaron oportunidades de mejora relacionadas con el seguimiento y evaluación de los proyectos de inversión municipal. Mediante la observación de los procesos administrativos y la revisión de información relacionada con los proyectos en ejecución, se evidenció que el seguimiento se realiza principalmente a través de informes periódicos suministrados por supervisores, contratistas e interventores, lo que dificulta disponer de información consolidada y actualizada para la toma de decisiones. Asimismo, se observó que aproximadamente el 30% de los proyectos presentan algún tipo de novedad relacionada con retrasos en cronogramas, ajustes contractuales o dificultades operativas que requieren seguimiento especial por parte de la administración municipal. De igual manera, la información correspondiente al avance físico, financiero y administrativo de los proyectos se encuentra dispersa en diferentes documentos, informes y dependencias, dificultando la identificación rápida de proyectos críticos o con riesgo de incumplimiento. También se evidenció la ausencia de una herramienta visual que permita clasificar los proyectos según su nivel de cumplimiento y facilite la priorización de acciones correctivas por parte de la Secretaría de Planeación. Esta situación limita la capacidad de respuesta institucional frente a posibles retrasos y dificulta el seguimiento oportuno de las metas establecidas dentro del Plan de Desarrollo Municipal.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La problemática identificada genera diferentes impactos en la gestión de la Secretaría de Planeación y Desarrollo de la Alcaldía Municipal de Ospina. En primer lugar, la dispersión de la información dificulta el acceso oportuno a datos actualizados sobre el estado de los proyectos de inversión, retrasando la toma de decisiones por parte de la administración municipal. Asimismo, la ausencia de una herramienta de seguimiento que consolide la información incrementa el riesgo de incumplimiento de cronogramas, retrasos en la ejecución de las obras, ajustes contractuales y dificultades para identificar oportunamente proyectos con bajo desempeño. Esta situación también ocasiona un mayor tiempo en la elaboración de informes, disminuye la eficiencia administrativa y limita el control sobre el cumplimiento de las metas establecidas en el Plan de Desarrollo Municipal. Como consecuencia, la entidad puede presentar dificultades para priorizar acciones correctivas, optimizar el uso de los recursos públicos y garantizar un seguimiento efectivo a los proyectos de inversión, afectando la calidad de la gestión institucional.
4. Posible solución a explorar.	Se propone diseñar e implementar una herramienta de seguimiento en Microsoft Excel basada en la metodología del sistema semáforo, que permita consolidar en una sola base de datos la información física, financiera y administrativa de los proyectos de inversión municipal. La herramienta clasificará automáticamente los proyectos en tres niveles (verde, amarillo y rojo), de acuerdo con criterios previamente definidos relacionados con el cumplimiento del cronograma, ejecución financiera, avance físico y estado contractual. Esto facilitará la identificación de riesgos, el seguimiento permanente de los proyectos y la toma de decisiones por parte de la Secretaría de Planeación y Desarrollo.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	La metodología será de carácter aplicado y se desarrollará mediante las siguientes actividades: 1) Recolección y revisión de la información de los proyectos de inversión en ejecución. 2) Consolidación de la información en una base de datos en Microsoft Excel. 3) Diseño e implementación del sistema semáforo para clasificar automáticamente el estado de cada proyecto. 4)Definición de indicadores de seguimiento relacionados con el avance físico, financiero y cumplimiento del cronograma. 5) Actualización periódica de la información registrada por los responsables de cada proyecto. 6) Elaboración de reportes, gráficos e indicadores que apoyen el seguimiento y la toma de decisiones. 7) Socialización de la herramienta y recomendaciones para su utilización y actualización permanente.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Con la implementación de la herramienta se espera: 1) Centralizar la información de todos los proyectos de inversión en una única base de datos. 2) Mejorar el seguimiento y control de los proyectos mediante un sistema de alertas visuales. 3) Identificar oportunamente retrasos, riesgos y desviaciones en la ejecución de los proyectos. 4) Facilitar la elaboración de informes para la administración municipal. 5) Optimizar la toma de decisiones basada en información confiable y actualizada. 6) Incrementar la eficiencia administrativa de la Secretaría de Planeación y Desarrollo. 7) Contribuir al cumplimiento de las metas establecidas en el Plan de Desarrollo Municipal y fortalecer el mejoramiento continuo de la gestión pública.
7. Producto a entregar (PPM).	Los productos a entregar serán: 1) Documento del Plan de Mejoramiento (PPM). 2) Base de datos consolidada en Microsoft Excel con la información de los proyectos. 3) Herramienta de seguimiento con sistema semáforo automatizado. 4) Indicadores de gestión y gráficos de seguimiento. 5) Reportes ejecutivos para apoyar la toma de decisiones. 6) Manual básico de uso y actualización de la herramienta. 7) Informe final de resultados y recomendaciones para la Secretaría de Planeación y Desarrollo.
8. Cronograma de trabajo.	Semana Actividad 1 – 2 Observación y recopilación de información de los proyectos de inversión. 3 – 4 Identificación de dificultades y necesidades de seguimiento. 5 – 6 Elaboración del diagnóstico de la situación actual. 7 Definición de criterios de evaluación del sistema semáforo. 8 – 9 Diseño de la matriz de seguimiento en Microsoft Excel. 10 – 11 Clasificación inicial de los proyectos mediante el sistema semáforo. 12 – 14 Implementación y actualización de la herramienta. 15 – 16 Seguimiento, análisis de resultados y generación de reportes. 17 Socialización de la herramienta y resultados obtenidos. 18 Entrega del informe final del Plan de Mejoramiento.
Nombres	Yuliana Veronica
Apellidos	Rodriguez Yampuezan
Código	221142047
Celular	3206128106
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	yulianarodriguez737@gmail.com
Asesor	Jairo Medina Morillo
Observaciones.	ninguna