2026A S4 220043020

Marca Temporal	30/8/2026, 10:22:40 p. m.
Nombres	Maria Fernanda
Apellidos	Guerrero Delgado
Código	220043020
Sede	Pasto
Asesor	Nelson Mora
Cargo	Practicante en el área administrativa y financiera
Empresa	EMPRESA METROPOLITANA DE ASEO DE PASTO S A ESP
Semana	4
Actividades	• Descarga, revisión, impresión y organización de facturas para el proceso de legalización y soporte de gastos. • Diligenciamiento de casos en ProcessMaker para el reintegro de caja menor, incluyendo el cargue de los datos y soportes requeridos. • Solicitud, registro y archivo de factura electrónica a empresa proveedora, con el fin de dar cumplimiento a los requisitos establecidos para su validación. • Envío de correos a deudores morosos para realizar seguimiento a la recepción de facturas pendientes por legalizar. • Seguimiento, recepción y archivo de facturas de legalización a medida que fueron siendo recibidas. • Carga de archivos planos de Efecty y organización de la información correspondiente. • Transferencia de archivos a la persona encargada mediante las carpetas de archivo en Drive, con el fin de garantizar el adecuado resguardo y disponibilidad de la información. • Participación en la primera capacitación de Gestión Documental, fortaleciendo conocimientos relacionados con la organización y manejo de documentos en el entorno digital. • Diseño y optimización del proceso de solicitudes de cafetería y papelería, orientado a eliminar el uso de documentos físicos. • Para ello, se elaboró inicialmente un diagrama de flujo que permitió identificar, analizar y estructurar las diferentes etapas del proceso actual, antes de plantear la solución, después se dio paso a la implementación de una propuesta digital utilizando Google Workspace, mediante Google Sheets y Apps Script, configurando un código que permitió optimizar y automatizar el proceso. • Ejecución de prueba piloto del proceso optimizado, verificando su funcionamiento y realizando los ajustes necesarios. • La prueba presentó resultados satisfactorios y posteriormente fue presentada al jefe inmediato.
Observaciones	El reto de asumir la actividad de optimización de un proceso interno permitió fortalecer habilidades de análisis, identificación de oportunidades de mejora y planteamiento de soluciones, pasando de la revisión del proceso actual a la implementación de una alternativa digital. Asimismo, permitió adquirir mayor experiencia en el uso de herramientas de Google Workspace y comprender la importancia de analizar y estructurar un proceso antes de proponer una alternativa.