2022B PT 217048087

MarcaTemporal	3/30/2023, 9:55:15 PM
1. Presentación de la empresa.	La Concesionaria Vial Unión del Sur SAS es la concesión encargada de la financiación, realización de los estudios y diseños definitivos, la gestión social, ambiental y predial, así como, la construcción, mejoramiento, operación y mantenimiento del corredor vial Rumichaca – Pasto en el departamento de Nariño, sur de Colombia. Está ubicada en el Departamento de Nariño, al sur de Colombia. Los municipios de influencia son: Ipiales, El Contadero, Iles, Imués, Yacuanquer, Tangua y Pasto. Nace por la necesidad de gestionar y liderar el proyecto más ambicioso y grande del sur de Colombia. El 24 de julio de 2015, la ANI (Agencia Nacional de Infraestructura), adjudicó la autopista Rumichaca-Pasto, a dos empresas Sacyr (Sociedad Anónima De Caminos Y Regadíos) de España y HCC de Ecuador, este contrato garantiza las obras de construcción de la vía, la cual hacen parte de la cuarta generación de nuevas autopistas en el país. Por lo anterior, se crea la sociedad Concesionaria Vial Unión del Sur. La Concesionaria Vial Unión del Sur SAS, es la compañía responsable del proyecto Concesionado 4G Rumichaca-Pasto, en el departamento de Nariño, al sur de Colombia. ubicada en el municipio de Iles, la oficina queda en PR 40+400. Con Dos mil empleados (2000) activos al 31 de marzo de 2022. Esta mega obra de infraestructura vial, será una solución a la movilidad de la frontera entre Ecuador y Colombia esta concesionaria es la encargada de la financiación, realización de los estudios y diseños definitivos, la gestión social, ambiental y predial, así como, la construcción, mejoramiento, operación y mantenimiento del corredor vial Rumichaca – Pasto. El proyecto contemplaba la construcción de una doble calzada de 80 kilómetros que van desde Ipiales hasta el corregimiento de Catambuco, de igual modo viaductos, rehabilitación y mejoramiento de algunos tramos de la vía actual. Municipios como Rumichaca, Pupiales, Gualmatán, Ipiales, Iles, Pedregal, Funes, Pasto y a nivel nacional se ven beneficiados con la obra de construcción vial, puesto que la ejecución de este proyecto ha generado alrededor de 4.500 empleos en su punto más alto. (Anexo 1) Entre los principales aportes que se deben resaltar se encuentran la misión y visión de la Concesionaria, siendo estos la guía del buen desarrollo en todo aspecto de este megaproyecto. “Nuestra razón, estar unidos”
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Se evidencia la necesidad de mejora en el proceso de gestión documental para el área de Gestión de Personas debido a la cantidad de documentos que llegan día a día, ya que la Concesionaria Vial Unión del Sur, es la encargada del proyecto de la doble calzada entre Rumichaca-Pasto y se ha convertido en la empresa que genera más empleo en el sur occidente del país, lo cual hace a su vez aún más compleja la tarea de darle un orden adecuado a la documentación para su almacenamiento y posterior gestión. Lo dicho anteriormente hace necesaria una mejora de eficiencia en cuanto al tiempo para el manejo de la información, esto evitará el acumulamiento de documentación y le dará un mejor rendimiento a las actividades que requiere el proceso de archivo
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Duplicidad de los documentos. Que nos puede provocar una saturación y acumulación de información haciendo notable un retraso en la búsqueda de documentos. Falta de organización. la falta de organización acarrea que se aletargue la atención a las actividades que necesitan de los documentos del personal, como por ejemplo cuando se necesita buscar una referencia familiar para atender a una emergencia. Inseguridad. Una mala gestión documental causa que los datos personales de las personas no estén protegidos y puedan ser filtrados y utilizados para diferentes causas. Complicaciones en el uso del espacio. El mal manejo del archivo causa que el espacio se acumule de documentos que ocuparan más espacio y hará mas lento el funcionamiento del archivo
4. Posible solución a explorar.	Para lograr una solución efectiva primero debemos tener en cuenta el orden de los factores que inciden directamente al problema en cuestión; Complicaciones en el uso del espacio: una posible solución para este problema es optimizar al máximo el espacio disponible, esto se puede lograr eliminando otro de los problemas mencionados anteriormente que es la duplicidad de documentos, además de darle un mejor orden en cuento al volumen que cada caja de archivo pude almacenar sin llegar a sobrecargar su capacidad. Otra posible solución, aunque un poco más invasiva al proceso y orden que ya lleva la gestión del archivo, es implementar un modelo de caja de archivo que aproveche otros aspectos del espacio que se usa para cada caja, puede ser la altura o el como se introducen las carpetas de cada colaborador, respetando su orden alfabético y cronológico. Esto podría incrementar la capacidad del mismo espacio y delimitaría el numero de cajas por cada letra que se usa para almacenar los documentos de cada colaborar activo e inactivo en la empresa. Duplicidad de documentos: aunque sencilla, la solución a este problema no deja de ser importante, debido a que requiere de un factor muy importante y valioso para una empresa como es el tiempo, eliminar la duplicidad de documentos en su totalidad significa revisar nuevamente todas y cada una de las cajas y carpetas de cada colaborador, haciendo que el proceso sea muy tedioso. Para facilitar el proceso podemos ayudarnos de la información de colaboradores ya digitalizada y validar si existe duplicidad para así con más seguridad poder ir a la ubicación de dicho documento y eliminar la copia. Para continuar con la información que solo está disponible en físico se pude hacer uso de una lista de chequeo, para rectificar los documentos existentes y de paso eliminar archivos en muy mal estado o restaurarlos de ser posible
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	El ciclo PHVA es un marco para abordar y resolver problemas en la gestión de proyectos y procesos. Por su naturaleza, puede aplicarse a una amplia variedad de proyectos. Los equipos que utilizan el ciclo PHVA adoptan eficazmente la mejora continua porque les permite aplicar procesos iterativos y garantizar mejorar a cada paso. El ciclo PHVA es especialmente útil para: • simplificar y mejorar procesos empresariales repetitivos • Desarrollar nuevos procesos empresariales • Empezar a aplicar la mejora continua • Iterar cambios rápidamente y ver resultados inmediatos • Minimizar los errores y maximizar los resultados
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	.En principio, se espera optimizar el tiempo, espacio y proceso del manejo y gestión documental que se lleve después de implementar el Manual gestión documental. Esperamos presentar una mejora en cuanto a la eficiencia del proceso de gestión documental, ya sea para almacenar o buscar la información, se podrá obtener de manera rápida y precisa la ubicación del documento o carpeta que se necesite para las diferentes áreas como pude ser el área de selección, el área de calidad, gestión de personas y en las auditorias
7. Producto a entregar (PPM).	Plan PHVA para la gestión documental MANUAL GESTIÓN DOCUMENTAL basado en los lineamientos del archivo general de la nación y las necesidades de la empresa
8. Cronograma de trabajo.	Del 8 de noviembre al 20 de diciembre. Identificación de la problemática sobre la cual se va a trabajar 3 a 22 de enero del 2023: 3 de enero al 22 Investigar y consultar sistemas de gestión documental formatos o plataformas que permitan tener un campo de conocimiento mucho más amplio para así contemplas más alternativas que favorezcan el campo de acción al cual queremos dar solución. 24 de febrero al 20 de marzo 2023: Concertar junto con la supervisión de nuestro asesor interno de la empresa el plan de trabajo, alineándolo a las necesidades puntuales que requiere el área de gestión documental, para así, podamos empezar a direccionar el mismo con la ayuda de los colaboradores encargado de la gestión documental, retroalimentando nuestro trabajo y conocimientos en el campo de acción con sus diferentes perspectivas y experiencias. 4 de abril al 8 abril: Culminar actividades del plan de trabajo, así como la consolidación del mismo para entrega del PPM y la socialización del mismo.
Nombres	Andrés Felipe
Apellidos	Rodríguez Narváez
Código	217048087
Celular	3142276800
Cede o Extensión	Ipiales
Correo Electrónico	felipaodes6@gmail.com
Asesor	Míriam Florez
Observaciones.	Ninguna