2022B PT 217142026

MarcaTemporal	2/21/2023, 11:15:03 PM
1. Presentación de la empresa.	Objeto de la empresa La Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Túquerres EMPSA E.S.P., presta los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo. Entre las principales actividades desarrolladas por la empresa están: suministro de agua potable, mantenimiento de alcantarillados, recolección de basuras, aseo de las calles, disposición final de basuras, promoción del uso y cuidado del agua y prevención sobre la contaminación ambiental. Misión Prestar de forma eficiente, eficaz y efectiva los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo por medio de un equipo de trabajo que permite integrar la parte administrativa, técnica y de gestión en pro de mejorar la cobertura, continuidad y calidad en los servicios brindados a los clientes. Visión Al 2026 ser una empresa líder en prestación de servicios públicos domiciliarios, reconocida por su gestión y cumplimiento de sus objetivos. (E.S.P., EMPSA E.S.P., 2021). En el código Ético de integridad presentado en febrero de 2022 la empresa de servicios públicos domiciliarios EMPSA E.S.P., se acoge a los cinco (5) valores que contiene el código tipo de conducta único para el sector público colombiano y se le suma dos (2) de los valores contenidos en el Código de Ética que había adoptado la entidad anteriormente, estableciéndose un total de siete (7) valores así: •Honestidad: Actúo siempre con fundamento en la verdad, cumpliendo mis deberes con transparencia, rectitud, y siempre favoreciendo el interés. •Respeto: Reconozco, valoro y trato de manera digna a todas las personas, con sus virtudes y defectos, sin importar su labor, su procedencia, títulos o cualquier otra condición. •Compromiso: Soy consciente de la importancia de mi rol como servidor público y estoy en disposición permanente para comprender y resolver las necesidades de las personas con las que me relaciono en mis labores cotidianas, buscando siempre mejorar su bienestar. •Diligencia: Cumplo con los deberes, funciones y responsabilidades asignadas a mi cargo de la mejor manera posible, con atención, prontitud y eficiencia, para así optimizar el uso de los recursos del Estado •Justicia: Actúo con imparcialidad garantizando los derechos de las personas, con equidad, igualdad y sin discriminación. •Solidaridad: Estoy siempre dispuesto a colaborar en forma desinteresada, para superar las dificultades que se puedan presentar al interior de la entidad, tanto a nivel personal como institucional. •Tolerancia: Respeto las opiniones, ideas, creencias y actitudes de las demás personas, aunque no coincidan con las nuestras.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	La Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios EMPSA E.S.P., cuenta con 40 cargos, 10 trabajadores de planta y 30 por contrato. En el área de Talento Humano se maneja el archivo de las hojas de vida de los 30 funcionarios por contrato. La problemática encontrada en esta área es la documentación de los funcionarios desorganizada, el archivo de documentos es de vital importancia en una empresa sirve para gestionar, clasificar, conservar documentos , y ordenar un conjunto de documentos que son necesarios conservar en su base de datos manteniendo la estabilidad e integridad de los documentos, sin embargo , la carga laboral de la funcionaria encargada hace que el proceso de organizar el archivo de esta área tome demasiado tiempo y retrase sus actividades diarias.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Dentro de los impactos o consecuencias que se presenta en el archivo de las hojas de vida en el área de Talento Humano principalmente, es la acumulación de papeles ocasionando en un futuro perdida de la información, problemas de recuperación, accesos no autorizados, destrucción accidental de la información. La falta de orden de este archivo es derivado fundamentalmente de la carga laboral que maneja la persona encargada de esta área , la falta de funcionarios para delegar estas tareas hace que ella presente una mayor carga laboral lo que dificulta la organización de los documentos de los funcionarios en su respectiva hoja de vida.
4. Posible solución a explorar.	A partir de esta problemática la solución a explorar es la organización de las hojas de vida de los 30 funcionarios teniendo en cuenta un orden , que permita una adecuada conservación y consulta de la información laboral de los(as) funcionarios(as), de manera eficiente y veraz desde su vinculación ,continuidad o hasta su retiro de la empresa. Cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos: -Disponibilidad presupuestal -Certificado de no existencia de personal -Estudios previos -Certificado de idoneidad y experiencia -Certificado de existencia y representación legal( cámara de comercio para persona jurídica ) cuando aplique -Fotocopia de cedula de ciudadanía para persona natural -Fotocopia tarjeta o matricula profesional -Fotocopia de libreta militar (menores de 50 años) -Antecedentes disciplinarios para persona natural o jurídica -Pasado judicial para persona natural o jurídica -Certificado de medidas correctivas -Certificado de la DIAN RUT o NIT -Paz y salvo municipal para persona natural o a nombre de la entidad si es persona jurídica. -propuestas o cotizaciones (cuando aplique) -Contrato original firmado y fechado -Registro presupuestal -Otros anexos -Acta de inicio La hoja de vida es un elemento importante en el desarrollo de una carrera profesional; es recomendable actualizarla, registrando cada logro laboral y académico.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	La metodología a emplear inicia con la verificación de la documentación requerida por la empresa EMPSA. En el área de Talento Humano es muy importante organizar la información de los colaboradores como los datos personales, cuentas bancarias, números telefónico, entre otras; a partir de esta información se procede a organizar los documentos de cada historia laboral en unidades de conservación (carpetas) individuales, de manera que, al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios. La foliación debe ser consecutiva, ingresando folio a folio de los documentos que componen cada historia, lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de documentos. En relación con la conservación documental, se debe evitar realizar múltiples perforaciones en los documentos originales al momento de archivar en las carpetas, se debe marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. deben estar rotuladas con el nombre de cada colaborador y número de contrato , en cada expediente los documentos se deben encontrar ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción; es decir, cronológicamente del más antiguo al más reciente y su disposición reflejará el vínculo que se establece entre el(la) funcionario(a) y la empresa.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	El principal resultado es la implementación de un proceso que contribuya al mejoramiento y la adopción de buenas prácticas documentales, como base de información en las hojas de vida de los colaboradores de la empresa EMPSA. Definir un esquema de trabajo ajustado a las necesidades del área de Talento Humano y sus prioridades en el manejo de la información. Disminución de la carga laboral para la persona encargada de esta área.
7. Producto a entregar (PPM).	• Archivo físico al día y muy bien organizado • Rotulación de carpetas y organización de hojas de vida
8. Cronograma de trabajo.	1. Legalización de la práctica 2. inducción de normas de la empresa 3. inducción para realizar un adecuado archivo físico 4. inducción sobre organización de archivo de hojas de vida. 5. Revisar hoja de vida de los funcionarios. 6. verificar si cada funcionario cumple con la documentación requerida por parte de la empresa EMPSA, 7. rotulación de carpetas, organización de archivo hojas de vida.
Nombres	Margarita Alejandra
Apellidos	Caro Chalpartar
Código	217142026
Celular	3177369237
Cede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	cclopez261@gmail.com
Asesor	Oscar Benavides Paz
Observaciones.	ninguna