2023A PT 218048118

MarcaTemporal	5/24/2023, 9:01:21 PM
1. Presentación de la empresa.	FUNDACIÓN HOSPITAL SAN PEDRO Es una institución privada sin ánimo de lucro que ha venido prestando servicios a la comunidad del Departamento de Nariño, sur del Cauca y Putumayo de manera ininterrumpida desde hace 135 años. Está ubicada en la ciudad de pasto departamento de Nariño sur de Colombia. La Fundación Hospital San Pedro, nace gracias a la Donación de Don pedro vela y Figueroa en el año 1886. La misión del Hospital San Pedro es brindar servicios integrales de salud hasta la alta complejidad, con estándares de calidad y humanismo dirigidos al paciente y su familia, con talento humano competente, fundamentados en principios y valores a la luz de la doctrina católica. Como visión el hospital busca consolidarse como una organización líder en la prestación de servicios integrales de salud de alta complejidad, que impacten en el mejoramiento de la salud y el desarrollo sostenible de la región, con centros de excelencia que promuevan la investigación y la educación, reconocidos por su modelo de atención, principios e innovación de la oferta de valor. Algunos valores con los que trabaja la Fundación Hospital San Pedro son: Solidaridad, honestidad, lealtad, equidad, tolerancia, integridad, respeto; cuenta con ciertas políticas institucionales las cuales se definen como los lineamientos generales y compromisos que deben ser cumplidos por todos los trabajadores del hospital los cuales permiten el logro de los objetivos. Cuenta con un portafolio de servicios entre los cuales se encuentran: Atención al usuario, urgencias, hospitalización, unidades de cuidados críticos, servicios quirúrgicos, consulta externa, apoyo diagnóstico, unidad funcional de cáncer de adulto UFCA, apoyo terapéutico, unidad renal, servicio farmacéutico, docencia y servicio, centro de investigaciones clínicas CIC, unidad de trasplantes, unidad de alta dependencia obstétrica UADO. El hospital cuenta con aproximadamente 1300 empleados.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	El área de coordinación de quirófano presenta una necesidad de mejora en el proceso de gestión documental debido a la gran cantidad de documentos que se manejan y la gran importancia que estos representan en la buena organización de los procesos que se encaminan a brindar un buen servicio a las personas dando mayor relevancia por prestar un servicio de salud, además de la falta de sensibilización o conocimiento por parte de los colaboradores del área sobre el cuadro de clasificación actualizado con el que cuenta el Hospital para su proceso de gestión documental y la falta de espacio y tiempo que permitan la organización de documentos como por ejemplo, historias clínicas, procedimientos quirúrgicos, actas, pedidos de insumos entre otros.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	 Falta de organización  Perdida de acceso de documentos necesarios  Archivos marcados inapropiadamente o sin criterios técnicos  Mayor cantidad de tiempo buscando información o documentos necesarios con información importante.  Desconocimiento en los procesos  Insatisfacción de las necesidades de información interna por la falta de organización  Saturación de información por documentos duplicados  Mal manejo del espacio que permite que se acumulen documentos haciendo más lento el funcionamiento del archivo
4. Posible solución a explorar.	Organización del archivo para reducir el volumen de documentos innecesarios gestionando el espacio adecuado para cada uno, apoyar la transparencia, eficacia, la eficiencia cumpliendo con los requisitos legales y reglamentos internos sobre el manejo de la gestión documental realizando además procesos de auditoria seguimiento y control periódicos, salvaguardando la memoria de los documentos que se manejan dentro del área y su preservación a largo plazo todo esto con el fin de prestar adecuados servicios de archivo
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Sensibilización a los colaboradores del área para la buena gestión documental, dar a conocer el cuadro actualizado de clasificación el cual permite organizar los archivos ya existentes y los nuevos, revisión del archivo ya existente de cada colaborador para su organización y realizar una actualización según las normas vigentes, por último la organización del archivo también permitirá gestionar mejor el espacio disponible.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Disponer de la documentación organizada dentro del área, garantizando un mejor uso y administración del mismo que permite brindar un mejor manejo de la información como fuente de historia. Darle mayor relevancia a los archivos y su organización como elementos fundamentales de información y manejo para la buena prestación de servicios. Crear, organizar, preservar y controlar los archivos de manera periódica siguiendo la normatividad archivística específicas para continuar con el ciclo vital de los documentos. Lograr el cumplimiento de la normatividad archivística exigida por el archivo general de la Nación. Lograr una buena planeación del manejo y uso de la información. Asegurar la seguridad, preservación recuperación y disposición de la información contenida en los documentos
7. Producto a entregar (PPM).	Archivo organizado del área de coordinación de Quirófano con lista de chequeo de documentos existentes
8. Cronograma de trabajo.	S1 a S4: Identificación de la problemática sobre la cual se va a realizar el plan de trabajo S5 a S7: capacitación e investigación sobre la gestión documental que maneja la organización, conocimiento sobre las normas archivísticas actualizadas o el cuadro de clasificación. S7 a S10: sensibilización a los colaboradores del área sobre el manejo de la gestión documental y su importancia S11 a S16: organización de la documentación existente dentro del Área de coordinación de quirófano con la ayuda de los colaboradores del Área de gestión documental.
Nombres	Angie Marisela
Apellidos	Rosero Ortiz
Código	218048118
Celular	315873794
Sede o Extensión	anyiortiz38@gmail.com
Correo Electrónico	Ipiales
Asesor	Wilson Revelo Maya
Observaciones.	El plan de trabajo presentado esta sujeto a cambios