2023A PT 218043062

MarcaTemporal	6/15/2023, 7:05:45 PM
1. Presentación de la empresa.	La Universidad de Nariño es una institución universitaria, autónoma de carácter oficial con gobierno, patrimonio y rentas propias y con capacidad para organizarse, gobernarse, designar sus propias autoridades y para dictar normas y reglamentos de conformidad con la Ley o Domicilio. La Universidad de Nariño tendrá como domicilio principal la ciudad de Pasto y podrá establecer dependencias o seccionales en otros lugares de su zona de influencia, lo mismo que participar en corporaciones o entidades de carácter público o privado de economía mixta con arreglo a la Ley. o Función Misional. La Universidad de Nariño es una institución que brinda servicios educativos para el desarrollo regional y nacional con producción de conocimientos científicos, tecnológicos, artísticos y humanísticos como dimensiones de la cultura, con fundamento en la democracia, entendida como ejemplo de autonomía, libertad y tolerancia. Aspira a formar profesionales integrales, con espíritu creador, visión futurista, comprometidos de manera prioritaria con los intereses sociales antes que con el bien personal e individual. Misión. La Universidad de Nariño, desde su autonomía y concepción democrática y en convivencia con la región sur de Colombia, forma seres humanos, ciudadanos y profesionales en las diferentes áreas del saber y del conocimiento con fundamentos éticos y espíritu crítico para el desarrollo alternativo en el acontecimiento mundo. Visión. La Universidad de Nariño, entendida como un acontecimiento en la cultura, es reconocida por su contribución, desde la creación de valores humanos, a la paz, la convivencia, la justicia social y a la formación académica e investigativa, comprometida con el desarrollo regional en la dimensión intercultural. La estructura orgánica de la Universidad de Nariño se compone en primer nivel por los Consejos: el Consejo Académico, el Consejo Superior Universitario y el Consejo de Administración. En su segundo nivel se encuentra la Administración Central conformada por la Rectoría y la Dirección de Planeación y Desarrollo. Y bajo la jurisdicción de la Administración Central se ubican las Vicerrectorías, las cuales para este caso en particular son: Vicerrectoría Académica, Vicerrectoría Administrativa y financiera y la Vicerrectoría de Investigación e Interacción Social. Ahora bien, se procede a describir con mayor énfasis a la Vicerrectoría de Investigación e Interacción Social, por ser esta la Vicerrectoría donde actualmente se ejecutan las actividades de práctica empresarial. La Vicerrectoría de Investigación e Interacción Social es responsable de proponer, dirigir, ejecutar y controlar las políticas institucionales del proceso misional de investigación en la Universidad. Asimismo, se encarga de apoyar los procesos administrativos del Sistema de Investigación de la Universidad de Nariño, mediante el desarrollo de planes y actividades encaminadas a dar cumplimiento de los objetivos misionales relacionados con la Investigación y Generación de Conocimiento en la Universidad. La Vicerrectoría trabaja y entrega resultados con el trabajo mancomunado de sus dependencias, comités y/o unidades, entre ellas se encuentran:. ● Comités. ● Comité de Ética. ● Comité de Investigaciones. ● Sistema de Investigaciones. ● Sistema de Información. ● Grupos de Investigación. ● Centros de Investigación. ● Dependencias. ● Postgrados. ● Interacción Social. ● Unidad de Gestión de Proyectos VIIS. ● Oficina Jurídica. Entre las funciones principales de la Vicerrectoría, están:. ● Facilitar los procesos de presentación de proyectos para financiación a través de convocatorias internas y externas, siendo responsable de orientar a los interesados sobre los términos de referencia de las diferentes convocatorias y asesorar en los aspectos administrativos e institucionales para la presentación de las propuestas de financiación. ● Apoyar la formulación, seguimiento y evaluación de la política de investigación y los correspondientes planes de acción relacionados con la investigación. ● Coordinar y desarrollar las actividades relacionadas con la gestión de los grupos de investigación: registro y actualización de grupos en la Institución, así como aquellas relacionadas con las convocatorias de medición de grupos en el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología. ● Realizar acompañamiento a los investigadores en el proceso de la ejecución administrativa y financiera de los proyectos de investigación financiados en la VIIS. ● Coordinar y desarrollar las actividades relacionadas con los programas de formación para investigadores como: semilleros de investigación, grupos de investigación, jóvenes investigadores, convocatorias de becas, etc. ● Asesorar en los aspectos administrativos institucionales para la formulación de convenios de cooperación relacionados con la investigación. ● Preparar informes y consolidados de las actividades de investigación de la Universidad para atender la demanda de información de los usuarios internos y externos. En cuanto a su talento humano la Vicerrectoría cuenta con un equipo de profesionales cualificados e idóneos para trabajar en ella, como lo son:. WILLIAM ALBARRACÍN HERNANDEZ. Vicerrector de Investigaciones e Interacción Social. NATHALY LORENA SANTACRUZ RECALDE. Profesional Sistema de Investigaciones. JOSE HENRRY MATITUY MANCHABAJOY. Ingeniero Sistema de Información VIIS. MANUEL ESTEBAN BURGOS ERAZO. Técnico Sistema de Investigaciones. JUAN MANUEL MARTÍNEZ. Profesional Jurídico. ANGELA MARÍA ERASO. Técnico Sistema de Investigaciones.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Dentro de los muchos procesos de los funcionarios del Sistema de Investigaciones de la VIIS, se encuentra la revisión, trámite y legalización de las órdenes de compra, ordenes de prestación de servicios y órdenes de prestación de servicios profesionales que solicitan las y los investigadores que lideran proyectos de investigación financiados en la VIIS. En el transcurso de estas 4 semanas de práctica se brindó a la estudiante la correspondiente capacitación sobre la revisión de los documentos necesarios para tramitar las solicitudes de adquisición de bienes o servicios que requieren los investigadores cuyos proyectos están financiados por la VIIS. Los funcionarios del Sistema de Investigaciones realizan la gestión precontractual y contractual de los actos administrativos para la adquisición de bienes o servicios siempre y cuando los investigadores en su solicitud de gasto, realicen correctamente el proceso. Si bien los procesos deben ser ágiles, eficientes y cordiales con los usuarios, también lo deben ser con los colaboradores, en estas semanas de trabajo se evidencia que el mencionado trámite se encuentra respaldado por el sistema de información, lo cual hace que la solicitud se realice por medio de la plataforma, los y las docentes investigadores desde su usuario del SinsinfoVIIS acceden a su proyecto y en el apartado de presupuesto realizan la solicitud de gasto en 4 pasos, entre los cuales esta seleccionar el rubro de la compra, hacer la descripción de los elementos que desea adquirir, la elección del proveedor y el último paso de vital importancia descargar el formato de solicitud (estudio de mercado) que genera el sistema y junto a este pdf adjuntar la documentación de proveedor elegido. El mencionado proceso se explica en reuniones de capacitación dirigidas a los docentes y estudiantes investigadores, se explica mediante atención al usuario presencial o vía telefónica por parte de los funcionarios del Sistema de Investigaciones. De igual forma, el paso a paso de la solicitud se encuentra en el sistema de información y este es muy amigable con los usuarios, en este mismo se encuentra la lista de los documentos que se deben adjuntar para la solicitud. Sin embargo, de aproximadamente 7 solicitudes diarias, se ha registrado que al menos 4 se devuelven al investigador, ya sea por fallas en el proceso, porque no descargaron el formato de solicitud y/o porque no adjuntaron toda la documentación necesaria, siendo esta ultima la más reiterativa. Dentro de este proceso se evidencia las anteriores falencias y al ser un trámite administrativo tan importante requiere atención y medidas de solución para convertirlo en un trámite eficiente y amigable con los usuarios y colaboradores de la VIIS, es por esta razón que la Propuesta de mejoramiento estará encaminada hacia las mejoras de la gestión contractual y precontractual en el Sistema de Investigaciones.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	De la problemática anteriormente mencionada se desencadenan impactos positivos y/o negativos para la Vicerrectoría, como lo son:. Positivos en cuanto a que cada solicitud devuelta lleva a los funcionarios a estudiar por qué y con ello hacer mejoras a nivel de programación, agilizar el trámite por medio de la atención al usuario y a estar atentos a errores reiterativos que se pueden evitar informando a los investigadores previamente. Respecto a los impactos negativos se pueden considerar los siguientes:. 1. Retrasos que obstaculizan el trámite normal de las órdenes de compra y órdenes de prestación de servicios. 2. Baja eficiencia en los procesos. 3. Las devolución diaria de las solicitudes de los investigadores, provoca un desgaste tanto administrativo como humano;, ya que en el sistema de información de la VIIS a diario se recepcionan un número considerable de solicitudes de ejecución de presupuesto de los proyectos, las cuales deben ser atendidas teniendo en cuenta el tiempo y requisitos establecidos, muchas veces por el alto volumen y las inconsistencias en las peticiones al respecto, se requiere de tiempo adicional para empezar la gestión contractual y legalizar. 4. Pese a la frustración y desgaste que aseguran los docentes les causa este trámite, dos de cada cinco de los investigadores desiste de realizar la solicitud, porque afirma que la devolución de su solicitud es una traba para su proceso investigativo, la cual le ocasiona dificultades para avanzar en el trabajo de campo y le reduce tiempo importante del proyecto. 5. Generación de baja satisfacción e inconformismo para los investigadores, puesto que al equivocarse en su solicitud no pueden realizar la pronta ejecución de los recursos asignados a su proyecto y esto a su vez retrasa el proceso de investigación.
4. Posible solución a explorar.	Bajo los fundamentos de la Administración, como lo son: la planificación, organización, ejecución y control se plantea llevar a cabo una propuesta de trabajo compuesta por algunas actividades que aporten a los procesos. De igual forma se espera trabajar con herramientas propias de la administración, la gestión de la calidad, el enfoque y los conocimientos aprendidos en la electiva y las herramientas del Marketing digital. Todos estos saberes fusionados en pro de encontrar una solución para mejorar y/o disminuir errores en los procesos administrativos. ● En cuanto a la planificación, estaría contemplado en este punto el plan de trabajo que es la ruta de acción. Análisis de causas raíz: Se plantea realizar un análisis detallado de los errores para identificar las causas raíz. Pueden ser problemas de capacitación, falta de comunicación entre la dependencia y los investigadores, procesos ineficientes, entre otros. Grafica de Gantt. ● Respecto a organización Una vez identificadas las causas, se pueden desarrollar soluciones específicas para abordarlas como:. * Mejora de los procesos y procedimientos:. * Efecto comunicativo. * Ayuda de herramientas tecnológicas. * Plan de formación para los investigadores con bases de marketing. * Acompañamiento del personal que maneja la programación del sistema de información. ● En lo que se refiere a Ejecución Se espera poner en marcha la implementación de las mejoras, se ejecuta la propuesta de mejoramiento ejecutando todas las actividades planteadas. ● Finalmente, respecto al Control de la propuesta. Después de implementar una prueba piloto de las soluciones propuesta, se debe realizar la debida supervisión de las actividades, igualmente el control y seguimiento con ayuda de tecnología y la medición y cálculo de resultados mediante fórmulas y/o encuestas de satisfacción.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para implementar la propuesta de plan de mejoramiento enfocada al proceso anteriormente mencionado, se plantea llevar a cabo una ruta de acción en 8 pasos:. 1. Identificar el problema. 2. Estudiar el proceso actual e identificar las causas reales del problema. 3. Identificar posibles soluciones. 4. Decidir soluciones para mejorar el proceso. 5. Desarrollar un plan de acción para implantar las soluciones. 6. Implementar solución. 7. Medir los resultados (Bitácora de avances y/o resultados). 8. Adoptar y normalizar el mejoramiento. Ahora bien, para la parte del desarrollo del plan de acción, las soluciones que se desean elaborar deben estar fundamentadas en bases teóricas de la Administración. Por lo tanto, se usaría como conocimientos de respaldo:. * La diagramación de procesos. * El uso de herramientas web para diagramar los procesos actualizados. * La aplicación de la metodología del proceso de cambio organizacional. * Los modelos de cambio organizacional. * Los objetivos Smart / Prospectiva. El mencionado plan de trabajo tendrá una estructura que se podrá evidenciar en un matriz, la cual estará compuesta por: Acciones, tiempo, estrategia, canales, responsabilidades, recursos, objetivos y medición.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Beneficios que se espera pueda obtener la Vicerrectoría y principalmente el Sistema de Investigaciones al mejorar el mencionado proceso administrativo:. ● Reducción del tiempo de respuesta a una solicitud de gasto. ● Identificación de esfuerzos desgastantes y errores reiterativos. ● Genera calidad en los procesos y un buen flujo de trabajo. ● Consigue incrementar el número de solicitudes atendidas. ● Logra minimizar los factores que generan lentitud en el proceso. ● Mayor productividad (Menor tiempo de espera para los investigadores, puesto que entre menos errores haya en sus solicitudes más rápido se hará la gestión contractual). ● Se reduce el riesgo (La mejora del proceso administrativo puede ayudar a evitar los errores o el riesgo, implementando herramientas tecnológicas y un monitoreo preciso). ● Los colaboradores se sienten más satisfechos (Los buenos procesos siempre motivan más a los empleados que los procesos lentos y agobiantes. Realizar tareas repetitivas, o que suelen tardar mucho tiempo, puede hacer que las personas se sientan desmotivadas y que están gastando su tiempo porque no pueden poner a prueba otras habilidades). ● Los investigadores sentirán más confianza (Una empresa que no cuenta con una buena gestión de procesos, además de generar errores, puede hacer que los clientes pierdan la confianza. Esto cambia cuando la rapidez y la efectividad se reflejan en el flujo de trabajo. Un cliente se da cuenta cuando los colaboradores tienen información a la mano y si la velocidad con la que resuelven su problema es alta). ● La agilidad en los trámites se convierte en la mejor característica del despacho.
7. Producto a entregar (PPM).	En el transcurso de las semanas de práctica se irá trabajando sobre las actividades concertadas en el plan de trabajo, se solicitará revisión por parte del asesor asignado y de los jefes inmediatos para que sean ellos quienes den instrucciones y correcciones sobre la propuesta y así, implementando los fundamentos de la administración, la gerencia del cambio, las herramientas del marketing y la prospectiva se plantea ir construyendo la denominada:. "Propuesta de mejoramiento para el proceso contractual de las solicitudes de gasto de los proyectos de investigación VIIS". Entregables:. Documento final: en el cual está detallado toda la propuesta, su fundamento teórico, la metodología, su cronograma, las herramientas y recursos que se van a necesitar y la forma de medición de los posibles resultados. Presentación ejecutiva: Presentación de diapositivas con el resumen de la propuesta de plan de mejoramiento.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1. (Abril 24 al 28). Se entregan los documentos debidamente firmados al Señor Coordinador de la práctica empresarial. - Legalización de la carta convenio y la carta de aceptación. - Se realiza la primera visita a la empresa por parte del asesor. - Inducción para la practicante por parte de uno de los jefes inmediatos. Semana 2. (Mayo 1 al 5). -Capacitación dirigida a la estudiante practicante para que se familiarice con las funciones asignadas y poco a poco construya un acervo de conocimiento que le permita desarrollar sus actividades de la mejor manera. - Diligenciamiento del formato Empresa y Practicante. - Al finalizar la semana se reporta en el formulario de seguimiento las labores cumplidas. Semana 3. (Mayo 8 al 12). - Cualificación del practicante por parte del Jefe Inmediato. - Reporte de funciones semanales en el formulario de seguimiento. - Para la elaboración del plan de trabajo se procede a realizar un reconocimiento de una problemática dentro de los trámites administrativos que se realizan en el Sistema de investigaciones y que se encuentran directamente relacionados con las funciones de la practicante. Semana 4. (Mayo 15 al 19). - Cualificación de entrada del Jefe Inmediato. - Reporte de funciones semanales en el formulario de seguimiento. - Una vez identificado la problemática, el proceso y los actores, se procede a elaborar el plan de trabajo con el cuál se pretende trazar la ruta de acción de las posibles soluciones planteadas por la estudiante. Semana 5. (Mayo 22 al 26). - Reporte de funciones semanales en el formulario de seguimiento. - Una vez identificado la problemática, se recolecta información cuantitativa soportada con la bitácora de revisión de solicitudes, como también información cualitativa derivada de las apreciaciones y breves entrevistas no formales con los colaboradores y los usuarios de la Vicerrectoría. Semana 6. (Mayo 29 a Junio 2). - Se realiza la búsqueda de los requisitos que se necesitan para las solicitudes de gasto y el paso a paso que el investigador debe hacer en el Sistema de Información. - Reporte de funciones semanales en el formulario de seguimiento. Semanas 7 a 9. - Cumplimiento normal de funciones asignadas. - Inicio de la etapa 1 del plan de trabajo. - Evaluación intermedia 360° propuesta por el coordinador de la práctica. - Programación de asesorías. Semanas 10 a 12. - Programación de asesorías. - Inicio de la etapa 1 del plan de trabajo (Elaboración y correcciones de los entregables). - Sondeo de prueba o control, para lograr una prueba piloto que mida los alcances de la propuesta y le dé al practicante unos resultados preliminares de medición. Semanas 13 a 15. - Consolidación de los entregables (PPM). - Revisión y aprobación por parte del jefe inmediato y el asesor. - Primera exposición y retroalimentación del trabajo. Semanas 16 a 18. - Socialización final de la PPM en la empresa. - Recopilación de las evidencias (fotos y videos). - Evaluación final 360° - Legalización de la carta de finalización.
Nombres	Aura Daniela
Apellidos	Cabrera Portilla
Código	218043062
Celular	3128838276
Sede o Extensión	cabreradanielaudenar@gmail.com
Correo Electrónico	Pasto
Asesor	Luis Eduardo Benavides Pupiales
Observaciones.	● Las horas de práctica ya cumplidas en la Vicerrectoría han sido de total agrado y de enriquecedor conocimiento respecto a los temas administrativos de los proyectos de investigación. ● Con el plan de trabajo se pretende elaborar una propuesta compuesta por una serie de estrategias administrativas y/o de marketing que lleven a crear soluciones viables, medibles y alcanzables en pro de mejorar y agilizar los trámites administrativos. ● Se espera que la propuesta de cambio sea acogida de la mejor manera por los colaboradores y los usuarios de la VIIS, lo que demostraría que aprendiendo a gestionar el cambio se encuentra soluciones de mejora y se crea procesos administrativos más eficientes. ● Es de total relevancia recordar que un proceso administrativo gestionado de manera incorrecta lleva a una organización a tener pérdidas y baja de calidad en el servicio que está proporcionando a sus usuarios.