2023A PT 218048077

MarcaTemporal	8/17/2023, 10:36:49 AM
1. Presentación de la empresa.	La Contraloría Departamental de Nariño es un órgano del estado con carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal. Encargada de ejercer el control fiscal, garantizando el buen uso del patrimonio público. Misión. Ejercer el control y vigilancia fiscal a los recursos públicos del departamento de Nariño de forma oportuna, efectiva y de calidad, con la participación activa de las distintas partes interesadas; a través de un capital humano idóneo e íntegro, que promueva la transparencia, la participación ciudadana, la innovación y el uso correcto de las TICS, generando confianza y valor público a través de la función fiscal, contribuyendo el desarrollo sostenible de la Contraloría Departamental de Nariño. Visión. En el año 2025, la Contraloría Departamental de Nariño será conocida como un organismo de control con un alto índice de confiabilidad, credibilidad y transparencia por los Nariñenses, cercana a la comunidad generando espacio de participación ciudadana para su articulación en la vigilancia de la gestión fiscal y la generación de beneficios a la sociedad.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	La dependencia de la subdirección técnica de responsabilidad fiscal, tiene por objetivo el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio a consecuencia dolosa de los servidores públicos, y como manera para asegurar el pago de la obligación, la entidad está autorizada para decretar medidas cautelares (embargo y secuestro de bienes) buscando que el responsable fiscal repare el daño causado. En este proceso se identificaron debilidades en el momento de elaborar el auto de decreto que por medio del cual se solicita la inscripción del embargo preventivo de bienes, ya que en ocasiones se han recibido notas devolutivas informando que no ha sido posible realizar dicho registro, consecuencia de que dicho bien ya tenía una medida cautelar en otro proceso, el propietario actual no es el investigado, el inmueble pertenece a otro círculo registral. También se puede evidenciar que no existe una base de datos donde se pueda tener un mayor control sobre si se cumplió el levantamiento de medidas cautelares o el desembargo de los bienes, teniendo en cuenta que en ocasiones no hay respuesta por parte de las entidades correspondientes. Por otra parte, al ejecutar las actuaciones administrativas de los procesos de forma manual y no digitalmente, se utiliza una gran cantidad de papel, y en ocasiones por errores de transcripción que puede afectar el desarrollo del proceso y el no revisar la configuración de la página o impresora, es necesario volver a imprimir dichos documentos. Así mismo, cuando a la entidad le realizan una auditoria, es necesario escanear documentos o incluso el P.R.F completo que es solicitado por el auditor, en muchas ocasiones se encuentran hojas que tienen grapas entre ellas o con sus guías de envió, haciendo que este proceso quite más tiempo o incluso ocasione el atasco de papel.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Las consecuencias se pueden ver reflejadas, en que no se está ejecutando de manera eficaz y eficiente las medidas cautelares que buscan asegurar el pago. Quejas o reclamos por parte de los implicados al no poder vender o comprar un bien al estar embargado. El desperdicio de papel, generando un costo mayor para la entidad y un impacto negativo o no amigable con el medio ambiente. Mayor tiempo empleado en la actividad de escanear documentos de los procesos de responsabilidad fiscal en especial cuando hay auditoria, también puede ocasionar un daño en la impresora que posteriormente al escanear e imprimir, los documentos tendrán manchas o rayas.
4. Posible solución a explorar.	Crear una base de datos con la opción de BUSCARV, sobre el círculo registral de la matrícula del bien inmueble, revisar en la plataforma RUNT y VUR que los bienes a decretar no tengan un embargo por la entidad y asegurarse que los dueños actuales sean los presuntos responsables. Diseñar una base de datos de los autos de levantamiento de los procesos que se han archivado con la posibilidad de constatar si algún bien esta sin desembargar después de un estimado tiempo de haber solicitado el levantamiento. Dialogar con los colaboradores de la dependencia sobre las consecuencias del desperdicio de papel, recomendar la revisión y la configuración del documento antes de ser impreso. Al recibir documentos de otra dependencia de la entidad u otra empresa, recomendar quitar las grapas dado el caso, y si alguna hoja tiene grapado su guía de envió, encomendar que esta se pegue en el respaldo del documento correspondiente, con la finalidad de anexarlos a los cuadernillos sin ninguna grapa.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	• Plantear la propuesta y recibir opiniones. • Elaborar una base de datos en Excel con la opción BUSCARV sobre el círculo registral de la matrícula del bien inmueble, y diseñar una base de datos con los autos de levantamiento de los procesos que se han archivado. • Constatar en la plataforma RUNT y VUR que los bienes a decretar no tengan un embargo por la entidad y asegurarse que los dueños actuales sean los presuntos responsables. • Dialogar con los colaboradores (funcionarios públicos de la dependencia) sobre la importancia de ahorrar hojas de papel. • Recomendar que se anexen los documentos a los cuadernillos sin ninguna grapa. • Consolidar la propuesta de plan de mejoramiento en un documento PDF.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Que los bienes de los presuntos responsables sean embargados sin tener que volver a enviar otro oficio con la información correcta, evitar posibles reclamos o quejas por parte de los implicados. Uso eficiente de los recursos que dispone la Contraloría Departamental de Nariño, optimizar los procesos de escanear documentos.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta plan de mejoramiento para la subdirección técnica de responsabilidad fiscal de la contraloría departamental de Nariño, que permita una mayor eficiencia en la ejecución de las medidas cautelares, optimizar los procesos de escanear documentos y el uso eficiente de los recursos.
8. Cronograma de trabajo.	• Semana 1 a 5: Diagnostico y análisis de la situación actual de la dependencia. • Semana 6 a 7: Identificar las problemáticas del área. • Semana 8: Dar a conocer la propuesta y recibir opiniones de los colaboradores de la dependencia. • Semana 9 a 10: Realizar plan de trabajo. • Semana 11: Entrega del plan de trabajo. • Semana 11 a 14: Desarrollo propuesta plan de mejoramiento. • Semana 15: Primer entrega de la propuesta del plan de mejoramiento. • Semana 16 a 17: Asesoría y correcciones del PPM. • Semana 18: Entrega final y socialización del PPM.
Nombres	Miguel Ángel
Apellidos	Lucero Cuaran
Código	218048077
Celular	3136954439
Sede o Extensión	luceromiguel940@gmail.com
Correo Electrónico	Ipiales
Asesor	Marcela Bastidas Vivas
Observaciones.	Plan de trabajo modificado y actualizado con respecto al primero que se entrego el 18/07/2023