2023A PT 218043012

MarcaTemporal	8/17/2023, 10:46:09 AM
1. Presentación de la empresa.	La Contraloría Departamental de Nariño es un órgano de control fiscal del estado del orden Departamental, creada mediante ordenanza No. 24 del 18 de Julio de 1935 expedida por la asamblea Departamental de Nariño, entidad de carácter técnico, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa, presupuestal y patrimonio propio para administrar sus asuntos en los términos y en las condiciones establecidas en la constitución y en las Leyes. Su misión es ejercer el control y vigilancia fiscal a los recursos públicos del Departamento de Nariño de forma oportuna, efectiva y de calidad, con la participación activa de las distintas partes interesadas; a través de un capital humano idóneo e íntegro, que promueva la transparencia, la participación ciudadana, la innovación y el uso correcto de las TICS, generando confianza y valor público a través de la función fiscal, contribuyendo al desarrollo sostenible de la Contraloría Departamental de Nariño.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	El presente plan de trabajo ira enfocado en apoyar las diferentes actividades que se llevan a cabo en el área subdirección administrativa la cual es encargada de garantizar la administración oportuna de los recursos físicos y financieros para el desarrollo de los procesos de talento humano, bienes y servicios, gestión documental, contabilidad, tesorería y el mejoramiento del sistema de gestión institucional, de acuerdo con políticas y normas vigentes para cumplir con los fines de la entidad. Se apoyará en el proceso de gestión documental para el área de tesorería debido a la cantidad de documentos que se ejecutan día a día como son comprobantes contables de ingreso y egreso con todos los soportes que estos requieren.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Es indispensable mantener un estricto control sobre los documentos e información que se manejan en el área, si bien es cierto existen procedimientos y manuales establecidos, estos requieren análisis, actualización y control, con el fin de evitar desorganización en procesos, desinformación entre áreas, dificultad en el control, seguimiento y mejora continua de los procedimientos internos, mitigando el riesgo de incumplimiento en las diferentes actividades y requerimientos de entidades externas que monitorean el buen manejo tanto administrativo como financiero, de las entidades públicas.
4. Posible solución a explorar.	Digitalización y organización de documentos emitidos dentro del área subdirección administrativa para mantener un mayor control de la información, revisión del cumplimiento de soportes necesarios.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Conocer la cantidad de procesos llevados a cabo dentro del área subdirección administrativa para con ello poder identificar posibilidades de mejora en los mismos. Organización de información tanto física como digital necesaria mediante la observación de la situación actual del sistema de gestión documental en el área subdirección administrativa.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Garantizar mayor organización de la documentación dentro del área, garantizando un mejor manejo de la información como fuente de historia y consulta. Lograr de forma más eficaz el cumplimiento de la información requerida por auditorias tanto internas como externas por medio de la documentación del año en vigencia y de años pasados, manteniendo así la buena imagen de la entidad y el área frente a los entes de control. Mantener el ciclo vital de los documentos tanto dentro de la oficina como cuando se lleven al archivo central en la segunda sede de la Contraloria, permitiendo un mayor control y preservación de los archivos.
7. Producto a entregar (PPM).	Informe final sobre la propuesta de un plan de mejoramiento en el manejo de la documentación del área subdirección administrativa de la contraloría Departamental de Nariño.
8. Cronograma de trabajo.	SEMANA 1: Inducción y presentación general hacia la entidad. SEMANA 2 y 3: Conocer los diferentes procesos que lleva a cabo el área Subdirección Administrativa. SEMANA 3: Identificación y descripción de la problemática sobre la cual se va a realizar el plan de trabajo. SEMANA 4: Apoyo en la gestión de documentos emitidos principalmente por el área de tesorería, en la vigencia actual y el año 2022. SEMANA 5 a 10: Organización, digitalización y envío de respuestas a requerimientos realizados por la auditoria General de la República en la auditoria de vigencia 2022. SEMANA 10 A 19: Apoyar en la elaboración del Plan de Mejoramiento, solicitado por auditoría interna al área de planeación, para ejecutarse en el segundo semestre del 2023. Apoyo en gestión de calidad como proceso del área de planeación. SEMANA 13 A 19: Elaboración de informe final Propuesta de Plan de Mejoramiento. (PPM). Presentación plan de mejoramiento (PPM) a través de la plataforma digital Facebook Live.
Nombres	Isaac
Apellidos	Alvarez Benavides
Código	218043012
Celular	3165817449
Sede o Extensión	isaacb0920@gmail.com
Correo Electrónico	Pasto
Asesor	Miriam Florez Villota
Observaciones.	La problemática presentada en el plan de trabajo puede ser susceptible a cambios, conforme a la decisión del jefe inmediato y la necesidad de la empresa, para ello se explorarán más tipos de situaciones que se puedan mejorar en el área subdirección administrativa de la Contraloría Departamental de Nariño, lo cual a su vez podría ampliar el producto a entregar acordado en el presente documento.