2023B PT 218043353

Marca Temporal	10/1/2023, 11:01:40 PM
1. Presentación de la empresa.	Corbeta es una empresa perteneciente a Colombiana de Comercio SA enfocada en la distribución y comercialización de productos de todo tipo, desde artículos de consumo hasta camiones. Siendo una empresa líder en distribución, con 7400 empleados directos y mas de 30.000 clientes a nivel nacional, la cual ofrece excelentes servicios venta y pos-venta a sus clientes, llegando a la mayoría del suroccidente colombiano y abarcando gran porcentaje del territorio nacional.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Dentro de mis funciones en el área de cartera de Corbeta se encuentra la generación de la relación de compras a solicitud de los clientes, este documento indica todas las compras y devoluciones realizadas por el cliente a lo largo de un año determinado. Este documento es necesario para aquellos que se encuentran obligados a declarar el impuesto de renta ante la DIAN. Dicho proceso comienza con una base datos arrojada por el sistema y posteriormente pasa por una secuencia de pasos repetitivos y manuales en Microsoft Excel que afectan directamente la eficiencia operativa y la calidad del servicio, consumiendo una cantidad considerable de tiempo y recursos humanos. La solicitud de este documento conlleva la recopilación de ciertos datos específicos, formatearlos correctamente y verificar la precisión de la información, todo de manera manual. Este procedimiento no solo era tedioso y propenso a errores, sino que también generaba retrasos significativos en la entrega de esta documentación esencial para nuestros clientes, especialmente en el periodo en el cual la DIAN hace el llamado a declarar renta, corriendo riesgo a recibir una multa por posibles atrasos. Además, el riesgo de inexactitudes en los certificados podía tener repercusiones financieras y legales adversas para los clientes, lo que agravaba aún más la problemática. Este escenario me lleva a reconocer la necesidad apremiante de encontrar una solución que optimizara el proceso de generación del certificado relación de compras. La macro que desarrollé en Microsoft Excel no solo resolvió esta problemática, sino que también revolucionó la forma en que abordamos la gestión de la cartera en nuestra empresa, permitiéndonos ofrecer un servicio más rápido, preciso y eficiente a nuestros clientes, al tiempo que mejoramos nuestra gestión interna y cumplimos con los estándares normativos requeridos en la industria.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	1 El proceso manual para generar estos certificados consumía una cantidad significativa de tiempo y recursos humanos. Esto resultaba en una ineficiencia operativa notoria, ya que el equipo de cartera dedicaba una cantidad desproporcionada de tiempo a tareas administrativas en lugar de actividades estratégicas. 2 Debido al volumen, complejidad y duración del proceso manual, los certificados podrían no ser entregados de manera oportuna a nuestros clientes. Esto puede generar insatisfacción y frustración entre ellos, lo que podía afectar negativamente las relaciones comerciales y la percepción de la empresa. 3 La intervención manual en la generación de certificados de compras aumentaba significativamente el riesgo de errores. Estos errores podían variar desde inexactitudes en los montos, hasta problemas de formato y omisiones, lo que resultaba en la necesidad de realizar correcciones y podía socavar la confianza de los clientes. 4 Con el aumento de solicitudes de este tipo entre Agosto y Octubre de cada año por cronograma de la DIAN, la problemática se agravaba, lo que dificultaba aún más la escalabilidad de las operaciones del área de cartera. Esto limitaba nuestra capacidad para crecer de manera eficiente y satisfacer las demandas de un mercado en constante evolución. 5 La falta de eficiencia en el proceso tenía un impacto directo en los costos operativos de la empresa. Los recursos humanos destinados a tareas manuales podrían haberse utilizado de manera más efectiva en otras áreas de la empresa.
4. Posible solución a explorar.	Herramienta de programación de macros en Microsoft Excel. Una de las herramientas que personalmente me parece más útil para poder agilizar el proceso para generar el certificado en cuestión son las macros. Mediante una codificación exacta y haciendo un repaso al proceso manual utilizado, la macro desarrollada se convertiría en la solución clave para abordar las problemáticas mencionadas anteriormente en el área de cartera. La macro propuesta, parte de una base de datos arrojada por el sistema contable de la compañía, para posteriormente y de manera automática, recrear todos los pasos manuales necesarios para generar el certificado final y arrojando como resultado el PDF listo para ser compartido con el cliente. Esta herramienta automatizada tendría un impacto transformador en la empresa al resolver la problemática de manera efectiva.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	1 Capacitación, practica y apropiación del conocimiento necesario para expedir un certificado de compras de la manera tradicional. 2 Finalizar con éxito un curso de Excel que contenga las macros en sus contenidos y posterior puesta en práctica de los conocimientos adquiridos. 3 Experimentación y comprobación de cada uno de los pasos manuales requeridos en el proceso para generar un certificado de compras, pero utilizando la programación en macros de Excel. 4. nión de cada proceso independiente en una sola macro ordenada en funcione en todos los casos y genere un resultado impecable y preciso, idéntico al certificado manual. 5. Realizar múltiples pruebas y correcciones con bases de datos consistentes y variadas para obtener un resultado confiable. 6 Aceleración de la macro, simplificando pasos para aumentar su compatibilidad con los diversos equipos de la compañía y posterior comprobación detallada.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	1 La macro automatiza por completo el proceso de generación de certificados de compras, eliminando la necesidad de intervención manual. Ahora, con solo unos pocos clics, podemos generar certificados precisos y completos en segundos. Esto liberando tiempo valioso para el equipo de cartera Corbeta. 2.La automatización elimina los retrasos en la entrega de certificados. Gracias a esta herramienta, es posible proporcionar a los clientes esta documentación esencial de manera inmediata, lo que mejora su experiencia y fortalece nuestras relaciones comerciales. 3 La macro aplica reglas y formatos predefinidos de manera consistente en todos los certificados. Esto ha reduce significativamente la posibilidad de errores humanos, lo que, a su vez, aumenta la precisión y coherencia de nuestra documentación. 4 La macro es altamente escalable y puede manejar un volumen creciente de certificados de compras a medida que la cartera de clientes se expande. Esto asegura que estemos preparados para el crecimiento futuro de manera eficiente. 5 La eficiencia en la generación de certificados de compras resulta en ahorros significativos en costos operativos. La empresa puede utilizar de manera más efectiva sus recursos humanos y financieros, lo que contribuye a una mejor rentabilidad.
7. Producto a entregar (PPM).	Formato en Excel con la macro incorporada en su programación la cual de manera intuitiva brinda a sus usuarios la herramienta de generación automática de certificados de compras, la cual busca ser uno de los documentos compartidos por todos en el área de cartera Corberta.
8. Cronograma de trabajo.	Capacitación y puesta en práctica del método tradicional para generar certificados de compras: 2 de Mayo al 1 Agosto de 2023. Curso de Excel: 1 de Julio al 13 de Septiembre. Experimentación y primera programación: 1 de Agosto al 13 de Septiembre. Programación integrada de la macro: 15 de Septiembre. Comprobación: 15 de Septiembre al 29 de Septiembre. Aceleración de la macro y entrega final: 30 de Septiembre.
Nombres	David Alejandro
Apellidos	Patiño De La Portilla
Código	218043353
Celular	3226856107
Sede o Extensión	davidpatio12@gmail.com
Correo Electrónico	Pasto
Asesor	Wilson Revelo Maya
Observaciones.	El uso de herramientas como el software Excel brinda un amplio campo de oportunidades para muchas empresas, mejorando procesos de manera efectiva y satisfactoria. Agradezco a Corbeta por brindarme de manera gratuita el acceso al curso con certificación de Excel intermedio ofrecido por el Sena.