2023B PT 217043229

Marca Temporal	12/10/2023, 7:51:06 PM
1. Presentación de la empresa.	El grupo empresarial JL Y RB SAS cuenta con más de 34 años de experiencia en el territorio colombiano, especializándose en el mercado de la comercialización de motocicletas, bicicletas, electrodomésticos, muebles y hogar reconocidas como Fratelli, Keeway, JLC, Samsung, Haceb, Electrolux, LG, Asus, Hacer, Lenovo, Xiomi, Rimax, Spring, Samsung, Hp, Abba y Epson. El grupo empresarial se ha constituido como un importante referente en el sur occidente colombiano, contando con aproximadamente 44 AGENCIAS y 52 PUNTOS SATELITES y 900 trabajadores. Es una compañía sólida que tiene sus raíces en la ciudad de Pasto, Nariño, y fue fundada en 1985 por el Sr Jesús López Casanova. iniciando como una propuesta de venta de rifas en la ciudad de Pasto con el nombre de “La Millonaria del Putumayo”, para posteriormente constituirse en el año 2014 bajo el nombre de "Electromillonaria" como persona natural y, posteriormente, en 2015, se convirtió en persona jurídica y grupo empresarial, adoptando el nombre de JL Y RB SAS, el cual ha sido su identidad desde entonces. En la actualidad, el grupo empresarial JL Y RB SAS tiene bajo su administración varias empresas, cada una con una especialización en diferentes áreas de negocio: JLC (MARCA PROPIA): Una marca propia que ofrece una variedad de productos para el hogar. KEEWAY BENELLI COLOMBIA SAS: Una empresa dedicada a la comercialización de motocicletas de calidades marcas como Keeway Benelli Colombia. FINANCIA: Una entidad financiera que forma parte del grupo y que proporciona servicios de financiamiento y crédito a los clientes. INTERELEC: Una empresa especializada en la venta de electro menores al por mayor, reconocida como intercontinental. FRATELLI COLOMBIA SAS: Una compañía que se dedica al ensamble y comercialización de vehículos de motocicletas y bicicletas. La especialización del grupo abarca la comercialización de motocicletas, bicicletas, electrodomésticos, muebles y artículos para el hogar, ofreciendo productos de marcas de renombre.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Índice de rotación de personal alto. Se calculará el índice de rotación de personal para tener la noción de cuantas personas entran y salen de la empresa y así evidenciar el impacto que tendrá el proceso de promoción interna, al ser muy bajo el índice no representaría una razón para aplicarlo, pues si la rotación es baja es signo de procesos estructurales de trayectoria y cultura organizacional estables, razón por la cual no pierden su personal con frecuencia, al ser bajo el índice el proceso de convocatoria interna no tendría gran impacto, pues abarcaría a un reducido personal, en caso contrario el impacto sería mayor, ya que se evitaría el estar buscando personal externo de forma reiterada, como ya se mencionó el índice de rotación de personal hace referencia al flujo de entradas y salidas de las personas en una organización, a cada separación la mayoría de veces corresponde una vinculación de un sustituto como remplazó, esto significa que el flujo de salidas (separaciones, despidos y jubilaciones) se debe compensar con un número equivalente de contrataciones, la separaciones se dan en dos modalidades; Por iniciativa del empleado o por iniciativa de empleador, la rotación de personal no es una causa, sino el efecto de algunas variables externas e internas, entre las variables externas están la situación de la oferta y la demanda del mercado de recursos humanos, la situación económica, las oportunidades de empleo en el mercado de trabajo, entre otras, algunas de las variables internas son la política salarial y de prestaciones que la organización ofrece, el estilo administrativo, las oportunidades de crecimiento interno, el diseño de los puestos, las relaciones humanas, las condiciones físicas y psicológicas del trabajo, la estructura y la cultura organizacional son las responsables de buena parte de estas variables internas, de aquí la importancia de realizar un formulario de separación, para poder realizar una retroalimentación a los procesos internos y tener un visión clara a las situaciones externas; el cálculo del índice de rotación de personal se basa en el volumen de ingresos (entrada) y separaciones (salida) de personal en relación con el personal empleado o disponible en la organización, en un lapso determinado y en términos porcentuales, se mide con la siguiente formula: donde: A = Admisiones de personal en el periodo considerado (entradas). D = Desvinculaciones de personal (tanto por iniciativa de la empresa como de los empleados) en el periodo considerado. PE = Promedio de empleados contratados en el periodo considerado. Se obtiene sumando la cantidad de empleados contratados al inicio y al final del periodo, dividida entre dos. Nota* para obtener los resultados de la tabla se tomo datos de Manager Nomina. Para desarrollar el cuadro anterior se parametrizo un promedio en el total de personas activas en la organización y los datos del mes de noviembre van hasta el dia 23, como se puede observar el índice de rotación es relativamente regular llegando hasta un 4% en su punto mas alto, esto nos quiere decir que para contar con un 100% de la fuerza de trabajo, haría falta ese 4% de personal equivalente a 30 personas, es decir la organización esta dejando de producir lo que todas estas personas harían, por ello se necesita planear un excedente de igual proporción para compensar las vacantes cesantes, no existe un índice de rotación ideal, sino una situación específica para cada organización en función de sus problemas y de la situación externa, un índice de rotación de personal equivalente a cero se presenta muy poco y no es deseable, pues denotaría un estado de rigidez y paralización de la empresa, por otro lado, un índice de rotación de personal muy elevado tampoco es deseable, pues refleja un estado de fluidez caótico en la organización que de esta manera no lograría retener, ni aprovechar adecuadamente a sus recursos humanos, lo ideal retener al personal de calidad y sustituir a aquellos que representan alteraciones e improductividad en la compañía, en el siguiente cuadro se analiza la evolución mes a mes: En el gráfico se logra visualizar una línea más recta en lo que corresponde al índice de rotación por número de personas (línea gris) lo que sería un signo de estabilidad y funcionamiento estructural óptimo en cuanto a rotación, sin embargo, el índice es el resultado de los ingresos y egresos de la compañía, lo cual resulta un poco contradictorio, ya que tanto ingresos como egresos al ser cifras equivalentes hacen que el índice sea bajo, el problema está en las grandes cifras que ambos representan, pues se puede concluir que cada día prácticamente se reciben dos desvinculaciones o renuncias, lo mismo ocurre con los ingresos, siendo este un signo abrumador gran alteración en los procedimientos y para quienes manejan los procesos de contratación, pues diariamente salen e ingresan dos persona; las personas activas a la empresa deben a acostumbrarse a trabajar con colaboradores nuevos muy a menudo, lo que genera inseguridad, debido a que los nuevos ingresos aun no cuentan con la confianza ni la adaptabilidad a un grupo de trabajo ya conformado, este proceso de relaciones personales lleva tiempo y tiene un costo que se ve reflejado en la productividad, por ello la importancia y el impacto que generara el proceso de convocatoria interna, disminuyendo la deserción laboral y con ello la rotación, también se puede observar un déficit en la diferencia de ingresos; las separaciones son mayores a los ingresos, de ahí también la importancia de aplicar un formulario de separación para saber cuáles son las causas de la deserción laboral y minimizarlas. Todos los candidatos a excepción de los asesores diferentes a los de planta deben presentar unos requisitos indispensables para aplicar a una vacante en la empresa dicha documentación no es usualmente solicitada en otras organizaciones, esos requerimientos son tener una referencia personal con un bien raíz para expedir el Certificado de Libertad y Tradición o detentar con un empleo a término fijo o indefinido devengando más de dos salarios mínimos, el otro requisito es no tener un reporte de mora en el historial crediticio (datacrédito), al realizar un análisis a la base de datos del personal citado a entrevista que no ingreso, se obtuvo una información alarmante, pues desde enero hasta agosto de 2023 se citó a un total de 684 candidatos de los cuales 613 correspondientes al 90% de los postulados convocados para el proceso de entrevista no continuo, ya que no contaban con el requisito, solamente 71 personas de 684 contaban con certificado de libertad y tradición, en definitiva la empresa deja de percibir al 90% de sus entrevistados solamente con este filtro, un aspecto para tener en cuenta son los asesores que no son de planta, los cuales pueden ingresar con codeudor con buen historial crediticio o con una carta de responsabilidad de algún trabajador que este laboralmente activo en la compañía, este tipo de asesores son los únicos que no están obligados a presentar este requisito, sin embargo, pueden hacerlo de tener la posibilidad, por otro en lo que va del año solamente a 182 de 684 se les consulto el datacrédito, y de ellos únicamente 93 no tenían ningún reporte, estas son las alarmantes cifras que se desean minimizar con el plan de mejoramiento empresarial.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Tomando como referencia el estudio del historial crediticio el total de personas que se contactan para entrevista el 14% solamente estaría avalado para continuar y de los que pasaron por consulta de datacrédito (182) la mitad tiene reporte, la situación frente a la consulta de datacrédito es que hace que el 50% de los procesos que pasan a consulta sean descartados y la situación para el Certificado de Libertad y Tradición es aún peor pues 9 de cada 10 candidatos contactos para entrevista son descartados debido a este requerimiento, en conclusión, surge una pregunta: ¿realmente se está contratando a los candidatos más aptos o a quienes cuentan con estos requisitos?, Según Robert Kaplan y David Norton, especialista académicos de la Harvard Business School, los parámetros directos para medir la eficacia y eficiencia de los procesos de selección son: La cantidad de candidatos seleccionados, La calidad de candidatos seleccionados, la rapidez en la selección de los candidatos y el costo de la selección, por parte de los parámetros indirectos se tiene: El acoplamiento del candidato seleccionado al cargo, tiempo de acoplamiento del candidato al puesto, mayor permanencia en la empresa, mejor aprendizaje, valor agregado y el rendimiento de la inversión en la selección, analizando uno a uno estos parámetros y poniendo en juicio la situación de la empresa, se logra evidenciar la omisión de estos parámetros truncando de esta manera el crecimiento y funcionamiento uniforme de los procedimientos, la mayoría de personas seleccionadas no continua se identificó en el cuadro de rotación que en lo que va del año, hasta el 23 de noviembre se habían ingresado 563 colaboradores de los que 309 renunciaron este mismo año en el mismo periodo de tiempo, es decir que el programa de selección de personal no está siendo eficaz y mucho menos eficiente, como se demostró son muy pocos los que pasan los filtros iniciales y los que pasan y son vinculados aún menos logran acoplarse y durar por lo menos un año en la organización. En conclusión, en los procesos de reclutamiento y preselección se deja de captar al 90% de los candidatos por no tener fianza, casi el 50% por reporte en datacrédito y de los que si ingresan el 55% dura menos de un año laborando, a razón de ello se espera que con este proceso de promoción interna mejoren las estas estadísticas expuestas y se cumpla con al menos algunos de los parámetros utilizados por Robert Kaplan y David Norton.
4. Posible solución a explorar.	PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA LABORAL INTERNA.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	5. CONDICIONES GENERALES: PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA 5.1. PRIMER FILTRO RECLUTAMIENTO Y SELECIÓN Una vez analizada la necesidad de cubrir una vacante, la notificación de un preaviso o una renuncia, el área de gestión humana para cubrir este puesto realizará una perfilación del personal, se llevará a cabo un análisis de perfiles laborales similares en donde se tendrán en cuenta los siguientes aspectos: - Estudio manual de funciones - Solicitud y revisión detallada de carpeta en la cual se encuentra la hoja de vida y documentación con la que realizó su primer ingreso. - Resultados del candidato en las entrevistas, pruebas psicotécnicas, pruebas de conocimiento, desempeño y antecedentes en el cargo que desempeña (Evaluación de desempeño). - Resultados obtenidos en los programas de capacitación y entrenamiento. 5.2. SEGUNDO FILTRO DE CONTRATACIÓN Ya realizada la perfilación se envía un correo electrónico de solicitud al jefe directo solicitando su visto bueno (VoBo) del candidato perfilado, esto debe realizarse de manera anticipada al proceso de preselección para evitar un conflicto de intereses y un efecto domino entre los cargos tanto del cargo requerido como la vacante que dejara el candidato en caso de ser seleccionado, en el presente se expone un ejemplo del correo a enviar: 5.3. TERCER FILTRO DE CONTRATACIÓN Ya recibido el visto bueno por parte del jefe directo se procede a enviar un correo electrónico al colaborador previamente perfilado, informando las condiciones del nuevo cargo y los requerimientos para aplicar al mismo, así como la citación a una entrevista con Gestión Humana, a continuación, se presenta el formato de correo a enviar: Cordial saludo, Buen día, desde Recursos Humanos tenemos el placer de informarle que gracias a sus habilidades y desempeño usted ha sido preseleccionado (a) para el cargo de Nombre del cargo, Por favor presentarse en gestión humana a las Hora/ Fecha con Documentación necesaria para aplicar ubicada en la última fila del siguiente cuadro: Título de la Oferta Área Cartera Descripción de Tareas Manuales de Funciones Ciudad Pasto Agencia Edificio Administrativo - Cr 24 #18 - 40 Jornada Laboral Tiempo Completo Modalidad Presencial Tipo de Contrato Termino Fijo Salario 1.160.000 Requerimientos Años de experiencia similar. licencia de conducción Disponibilidad para viajar Idiomas Conocimientos específicos Disponibilidad para cambiar de residencia Documentación necesaria para aplicar Certificado de Libertad y Tradición (Fianza) Consulta en Centrales de riesgo Data crédito Runt, Simit, Antecedentes, Prueba de Seguridad *Nota: el contenido en color azul se modifica dependiendo el cargo ofertado. Además de la entrevista en gestión humana se desarrolla un formulario de separación con el fin de conocer la percepción que dejo la experiencia en el cargo actual y aspiraciones y aportes que considera del cargo para el cual esta postulado, dicha información se registrara y tabulara para realizar un análisis posterior y así dar el autorizado para continuidad del proceso, de igual manera se informa que de ser necesario se ejecutara un examen de conocimiento buscando evaluar la idoneidad de las competencias con las funciones a realizar, todo proceso debe ser registrado en una base para valorar su funcionamiento e impacto en la organización. • Aspectos a tener en cuenta para el formulario de separación: - El motivo o razón principal por el cual está interesado en cambiar de cargo. - La opinión del empleado sobre la empresa, el jefe directo y los colegas de su trabajo actual. - Su opinión sobre el puesto, el horario de trabajo y las condiciones de trabajo. - Su opinión sobre el salario, las prestaciones sociales, las oportunidades y desarrollo personal obtenido en su último cargo. - Su opinión sobre las relaciones humanas, el ánimo y la actitud de las personas. - Su opinión sobre las oportunidades existentes en el mercado de trabajo. - Su apreciación sobre el aporte que realizo en la empresa. - Contribución que considera brindara en su nuevo cargo, si ha realizado cursos, capacitaciones o estudios recientes. 5.4. CUARTO FILTRO DE CONTRATACIÓN Una vez evaluado el candidato desde gestión humana se comunica y se programa una reunión con al director Administrativo y Financiero quien también realizara una entrevista para que posteriormente en conjunto con Gestión humana se autorice la continuidad en el proceso y de haber más de un postulado decidir quién continua. 5.5. QUINTO FILTRO DE CONTRATACIÓN Ya obtenido el visto bueno para a continuidad por parte del Director Administrativo y Financiero, se realizar la respectiva autorización a Gerencia enviado el siguiente formato: Cabe resaltar que se debe enviar una copia del correo al jefe de área y al jefe encardado de la agencia o regional para que una vez se reciba la autorización por parte de gerencia se programe exámenes médicos con el candidato y se actualice toda la documentación firmada al toolset con todo lo que implica (Ver Anexos); se realice la posterior vinculación laboral e inicie el proceso de empalme o capacitación disminuyendo así el costo en tiempo y recursos de este último proceso. Resumen del Proceso de Convocatoria Interna.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Aprovechar el capital humano disponible en la empresa, disminuyendo tiempo y costo en el proceso de contratación y capacitación, aumentando el compromiso y la motivación por aprender y desempeñarse adecuadamente en la organización por parte del colaborador, realizando un proceso de manera organizada y secuencial de pasos a seguir para llevar a cabo un proceso de convocatoria y selección interna en JL Y RB, KEEWAY BENELLI Y FRATELLI SAS.
7. Producto a entregar (PPM).	PROCEDIMIENTO DE CONVOCATORIA INTERNA.
8. Cronograma de trabajo.	El procedimiento será evaluado por la Jefe de talento humano, La Dirección Administrativa y Financiera para finalmente recibir el visto bueno de gerencia y empezar a aplicarse lo más pronto posible.
Nombres	Yeferson Alexander
Apellidos	López Muñoz
Código	217043229
Celular	3206194466
Sede o Extensión	pepe45lm@gmail.com
Correo Electrónico	Pasto
Asesor	Luis Benavides Pupiales
Observaciones.	El contenido fue tomado del documento original, por lo cual algunas gráficas no aparecen en esta descripción, este plan de mejoramiento será aplicado por la empresa.