2023B PT 218043278

Marca Temporal	1/12/2024, 3:22:16 PM
1. Presentación de la empresa.	La Contraloría Departamental de Nariño es un órgano de control fiscal del estado del orden Departamental, creada mediante ordenanza No 24 del 18 de Julio de 1935 expedida por la asamblea Departamental de Nariño, entidad de carácter técnico, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa, presupuestal y patrimonio propio para administrar sus asuntos en los términos y en las condiciones establecidas en la constitución y en las Leyes. Su misión es ejercer el control y vigilancia fiscal a los recursos públicos del Departamento de Nariño de forma oportuna, efectiva y de calidad, con la participación activa de las distintas partes interesadas; a través de un capital humano idóneo e íntegro, que promueva la transparencia, la participación ciudadana, la innovación y el uso correcto de las TICS, generando confianza y valor público a través de la función fiscal, contribuyendo al desarrollo sostenible de la Contraloría Departamental de Nariño.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	El enfoque primordial del plan de trabajo actual se centrará en respaldar las diversas actividades llevadas a cabo en el área de planeación y proyectos especiales de la Contraloría Departamental de Nariño. Esta área tiene la responsabilidad de asegurar la gestión oportuna de los documentos, resoluciones, actas, etc. Con el fin de que todos los procesos de la entidad se emitan correctamente. También al ser un área de naturaleza estratégica se compromete a trabajar para la mejora del sistema de gestión institucional. Todo esto se llevará a cabo de acuerdo con las políticas y normativas vigentes para cumplir con los objetivos estratégicos de la entidad. Se dará especial énfasis al proceso de optimización de la gestión documental en el contexto de la planificación institucional y los procedimientos estratégicos. Esto se debe a la significativa cantidad de documentos generados a diario, acompañados de toda la documentación respaldatoria necesaria.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Es fundamental mantener un riguroso control sobre los documentos e información gestionados en el ámbito de la planeación institucional y los procedimientos estratégicos. Aunque es cierto que existen procedimientos y manuales establecidos, es necesario realizar análisis, actualizaciones y un control constante. Esto se lleva a cabo con el propósito de prevenir desorganización en los procesos, falta de información entre las áreas, dificultades en el control, seguimiento y mejora continua de los procedimientos internos. Asimismo, se busca mitigar el riesgo de incumplimiento en las diversas actividades y requisitos de entidades externas que supervisan la correcta gestión tanto administrativa como financiera de las entidades públicas.
4. Posible solución a explorar.	Se llevará a cabo un proceso integral de digitalización y organización de los documentos generados en toda la entidad. Este enfoque tiene como finalidad establecer un control más efectivo y sistemático sobre la información clave. La implementación de esta medida no solo busca la eficiencia en el manejo de los registros, sino que también se propone una revisión minuciosa para garantizar el cumplimiento cabal de todos los soportes documentales necesarios. La digitalización se realizará de manera meticulosa, utilizando tecnologías avanzadas para asegurar la conservación y accesibilidad óptimas de los documentos. Además, se pondrá especial atención en la organización estructurada de la información, facilitando la rápida recuperación de documentos cuando sea necesario. En este proceso, se llevará a cabo una revisión exhaustiva de los documentos digitalizados para asegurar que todos los requisitos y soportes necesarios estén debidamente registrados. Este análisis detallado no solo contribuirá a la mejora de los procesos internos, sino que también servirá como salvaguarda frente a posibles inconvenientes relacionados con la falta de documentación o el incumplimiento de normativas. En conclusión, la digitalización y organización de documentos en el área de planeación y proyectos especiales no solo buscan modernizar los procedimientos, sino también garantizar la integridad, accesibilidad y cumplimiento normativo de la información generada en dicha área.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Adquirir un conocimiento detallado de la diversidad de procesos ejecutados en la subdirección administrativa es esencial para detectar oportunidades de mejora. Este análisis permitirá identificar posibles áreas donde se pueda optimizar la eficiencia y la efectividad de las operaciones. La organización de la información, tanto en formato físico como digital, será llevada a cabo mediante una evaluación exhaustiva de la situación actual del sistema de gestión documental. Este enfoque busca garantizar una disposición eficaz de los recursos documentales, facilitando su acceso y contribuyendo a la agilización de los procedimientos internos.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Asegurar una mayor ordenación de la documentación en el ámbito interno, con el propósito de facilitar una gestión más efectiva de la información como fuente documental histórica y recurso para consultas futuras. Optimizar de manera eficiente el cumplimiento de los requisitos de información solicitados en auditorías, tanto internas como externas, mediante la correcta documentación correspondiente al año en curso y a años previos. Este enfoque tiene como objetivo mantener una imagen positiva tanto de la entidad en su conjunto como del área específica frente a las entidades de control. Preservar el ciclo vital de los documentos, tanto durante su permanencia en la oficina como en el traslado al archivo central en la segunda sede de la Contraloría. Esto facilitará un mayor control y una adecuada conservación de los archivos, garantizando la integridad y disponibilidad de la información a lo largo del tiempo.
7. Producto a entregar (PPM).	Informe final detallado respecto a la propuesta integral para fortalecer y optimizar la gestión documental en el área de planeación y proyectos especiales de la Contraloría Departamental de Nariño. Este documento abarca una exhaustiva revisión de las prácticas actuales, identificando áreas de mejora y proponiendo estrategias concretas para asegurar un manejo más eficiente y efectivo de la documentación en dicha entidad.
8. Cronograma de trabajo.	SEMANA 1: Inducción y presentación general hacia la entidad. SEMANA 2 y 3: Conocer los diferentes procesos que lleva a cabo el área Subdirección Administrativa. SEMANA 3: Identificación y descripción de la problemática sobre la cual se va a realizar el plan de trabajo. SEMANA 4: Apoyo en la gestión de documentos emitidos por todas las áreas de la entidad, en la vigencia actual. SEMANA 5 a 10: Organización, digitalización y envío de documentos emitidos en el año 2023 para su correcto montaje en la intranet de la Contraloría Departamental de Nariño. SEMANA 5 a 10: Apoyo en la actualización del manual de comunicaciones de la Contraloría Departamental de Nariño. SEMANA 10 A 19: Apoyar en la elaboración del Plan de Mejoramiento, solicitado por auditoría interna al área de planeación, para ejecutarse en el segundo semestre del 2024. Apoyo en gestión de calidad como proceso del área de planeación. Apoyo para la entrega del informe de gestión de 2024 Apoyo para el entregable del plan anticorrupción, ahora llamado Programa de transparencia y ética en el sector público. Consolidación de planes de acción para el desarrollo del año 2024 SEMANA 13 A 19: Elaboración de informe final Propuesta de Plan de Mejoramiento. (PPM). Presentación plan de mejoramiento (PPM) a través de la plataforma digital Facebook Live.
Nombres	Juan Pablo
Apellidos	Meneses Ramos
Código	218043278
Celular	3177200006
Sede o Extensión	juanpablomenesesramos@gmail.com
Correo Electrónico	Pasto
Asesor	Luis Benavides Pupiales
Observaciones.	La problemática presentada en el plan de trabajo puede ser susceptible a cambios, conforme a la decisión del jefe inmediato y la necesidad de la empresa, para ello se explorarán más tipos de situaciones que se puedan mejorar en el área subdirección administrativa de la Contraloría Departamental de Nariño, lo cual a su vez podría ampliar el producto a entregar acordado en el presente documento.