2025A PT 220142056

Marca Temporal	3/16/2025, 11:38:02 PM
1. Presentación de la empresa.	Grupo Automotriz Motor K SAS es una empresa con más de dos décadas de experiencia en el sector automotriz, consolidándose como un actor clave en la comercialización de vehículos y autopartes de marcas reconocidas a nivel mundial, tales como KIA, HYUNDAI, HONDA, MITSUBISHI, HINO, JAC, JMC y DFSK. Desde su fundación en el año 2000, la empresa ha experimentado un crecimiento sostenido, caracterizándose por su compromiso con la calidad y la satisfacción del cliente. La compañía cuenta con una infraestructura comercial compuesta por cinco vitrinas, ubicadas estratégica-mente en San Juan de Pasto e Ipiales, y cuatro talleres especializados en mantenimiento preventivo y correctivo, su modelo de negocio se basa en la prestación de un servicio integral que abarca desde la asesoría en la adquisición de vehículos hasta su mantenimiento postventa, asegurando altos estándares de servicio y cumplimiento.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Grupo Automotriz Motor K SAS enfrenta dificultades en la organización y gestión de documentos, lo que afecta negativamente la eficiencia operativa y administrativa de la empresa. Actualmente, los archivos físicos no cuentan con un sistema de clasificación estandarizado, lo que dificulta su localización y genera demoras en los procesos internos, además, la falta de digitalización de documentos clave impide un acceso rápido y seguro a la información, incrementando el riesgo de pérdida o deterioro de documentos. La ausencia de protocolos claros para la gestión documental también ha derivado en inconsistencias en el manejo de la información, afectando la toma de decisiones y el cumplimiento normativo, sin un sistema eficiente, la empresa enfrenta dificultades en gestión de garantías y atención al cliente.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La deficiencia en la gestión documental en Grupo Automotriz Motor K SAS impacta directamente la eficiencia operativa, la productividad y la calidad del servicio al cliente, la falta de organización en los archivos genera retrasos en la búsqueda y recuperación de documentos, afectando la ejecución de tareas administrativas y la toma de decisiones oportunas, además, la imposibilidad de acceder rápidamente a historiales de clientes, reduciendo la confianza y satisfacción del cliente. Estos problemas no solo incrementan la carga operativa del personal, sino que también pueden impactar negativamente la reputación y competitividad de la empresa.
4. Posible solución a explorar.	Para abordar la problemática identificada, se propone realizar un análisis y modelo estratégico que optimice la organización y el acceso a los documentos dentro de la empresa, este enfoque permitirá identificar oportunidades de mejora, estructurar un modelo eficiente de gestión documental y definir estrategias clave para su futura implementación. También, contribuirá a mejorar la eficiencia operativa, reducir los tiempos de búsqueda y garantizar una administración más ordenada de la información, el modelo de la propuesta se centrará en la organización, digitalización y acceso seguro a la información, asegurando que los documentos sean clasificados bajo criterios claros, como el tipo de documento, la fecha y el área responsable, según corresponda, esto facilitará su localización y consulta de manera ágil y efectiva. Asimismo, para garantizar la viabilidad y aceptación de la propuesta, este trabajo será presentado a los responsables del área. De este modo, se asegurará que las recomendaciones puedan ser implementadas de manera eficiente en el futuro, contribuyendo a una mejora continua en la administración de la información.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para desarrollar la solución propuesta, se empleará una metodología basada en el análisis documental y la recolección de información clave, inicialmente, se realizará un diagnóstico del estado actual del archivo mediante observación directa y entrevistas con el personal involucrado, esto permitirá identificar falencias y oportunidades de mejora en la gestión documental. Posteriormente, se diseñará un modelo de organización de archivos que contemple criterios de clasificación eficientes, considerando aspectos como el tipo de documento, la fecha, etc. Este modelo servirá como referencia para que los responsables del área comprendan la estructura recomendada y cómo podrían mejorarla e incluso implementarla en el futuro.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Se espera que el análisis y modelo estratégico de la gestión documental brinde a la empresa un diagnóstico claro de las deficiencias en la administración de sus archivos, permitiendo a los responsables tomar decisiones informadas para futuras mejoras, esto facilitará la optimización de los procesos de búsqueda y recuperación de documentos, minimizando el riesgo de extravío y garantizando su adecuada conservación y disponibilidad cuando sea necesario. Además, una mejor organización documental contribuirá a reducir la carga operativa del personal, permitiéndole enfocarse en actividades estratégicas y de mayor valor para la empresa, al agilizar los procesos administrativos y mejorar la trazabilidad de la información, la empresa podrá ofrecer una respuesta más eficiente a clientes y proveedores, fortaleciendo su imagen y competitividad en el mercado. Finalmente, el plan de trabajo generado servirá como una base estructurada para que la empresa lo implemente, en el momento que lo considere oportuno, con ello, se promoverá una administración más ordenada y eficiente de los archivos, asegurando un mejor cumplimiento normativo y facilitando la toma de decisiones fundamentadas en información accesible y bien organizada.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta de plan de mejoramiento en la gestión documental en el área de contabilidad específicamente en archivo de la empresa Motor k sas de la ciudad de San Juan de Pasto.
8. Cronograma de trabajo.	1 Diagnóstico del estado actual de los archivos Semana 4 y Semana 6. 2 Recolección de información y entrevistas con el personal Semana 7 y Semana 9. 3 Análisis de la información y detección de falencias Semana 10 y Semana 12. 4 Diseño del modelo de organización documental Semana 13 y Semana 14. 5 Resultados Semana 15 y Semana 17. 6 Presentación del informe final Semana 18 y Semana 18.
Nombres	Roberth Andres
Apellidos	Santacruz Josa
Código	220142056
Celular	3127749036
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	andressantacruz990@gmail.com
Asesor	Nelson Mora
Observaciones.	N/a