2025A PT 220142026

Marca Temporal	4/28/2025, 12:10:48 PM
1. Presentación de la empresa.	La Contraloría Departamental de Nariño es el organismo responsable de ejercer el control fiscal sobre los recursos públicos del departamento, promoviendo la transparencia, la eficiencia y la eficacia en la gestión administrativa. Su misión es garantizar el uso adecuado de los fondos públicos, fortalecer la rendición de cuentas y contribuir al desarrollo sostenible de Nariño, mediante procesos de fiscalización ágiles, confiables y basados en evidencia. Su visión es ser una entidad certificada en calidad, reconocida por optimizar el control fiscal, mejorar la gestión pública y mantener la confianza de la comunidad.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En el área de Responsabilidad Fiscal, los libros radicadores de correspondencia interna, externa y autos administrativos se gestionan únicamente de manera manual, mediante documentos en papel. Esta práctica implica que cada búsqueda de información deba hacerse físicamente, lo cual consume mucho tiempo, retrasa la elaboración de informes, limita el análisis oportuno de datos y eleva el riesgo de pérdida o deterioro de la información, afectando la confiabilidad del control fiscal.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La gestión manual de los libros radicadores en el área de Responsabilidad Fiscal genera una serie de impactos negativos que afectan directamente la eficiencia operativa y la calidad del control fiscal. 1 Retrasos en la toma de decisiones fiscales: La búsqueda física de registros alarga considerablemente los tiempos de respuesta, limitando la oportunidad de las acciones correctivas. 2 Riesgos operativos elevados: La posibilidad de extravío, deterioro o manipulación de los documentos en papel compromete la disponibilidad y confiabilidad de la información necesaria para sustentar los actos administrativos. 3 Ineficiencia en auditorías: La preparación manual de revisiones y reportes demanda una alta inversión de tiempo y recursos humanos, encareciendo los procesos y reduciendo su productividad.
4. Posible solución a explorar.	Implementar la digitalización integral de los tres libros radicadores y desarrollar una base de datos centralizada con acceso web, que permita: 1 Búsqueda rápida y segmentada por fecha, remitente, asunto o número de auto. 2 Control de accesos y auditoría de consultas. 2 Generación automática de reportes e indicadores de flujo de correspondencia. 3 Respaldo digital con políticas de recuperación ante desastres.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Se utilizará una metodología mixta bajo la lógica de la mejora continua, que permitirá un análisis profundo de la situación actual en el área de Responsabilidad Fiscal. A través de un diagnóstico detallado de los procesos de gestión manual de los libros radicadores, se identificarán las principales dificultades, como los tiempos prolongados de búsqueda, los riesgos operativos y la falta de eficiencia. Mediante el estudio de los procedimientos actuales, se reconocerán patrones y áreas de mejora. Con esta información, se desarrollará una propuesta de digitalización que optimice la gestión de los registros, mejorando la eficiencia, la seguridad y la accesibilidad de la información fiscal, lo que fortalecerá el control fiscal y la calidad del servicio.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	1 Reducción significativa en los tiempos de búsqueda de información, gracias a la digitalización de los libros radicadores y la implementación de una base de datos con filtros inteligentes por fecha, remitente, asunto o número de auto. 2 Mejora en la eficiencia operativa del área de Responsabilidad Fiscal, al optimizar los procesos de consulta, radicación y seguimiento de la correspondencia administrativa. 3 Fortalecimiento del control fiscal, al garantizar una mayor trazabilidad, integridad y disponibilidad de la información, permitiendo tomar decisiones oportunas y sustentadas en datos confiables. 4 Disminución de riesgos operativos, como extravíos, deterioro o pérdida de documentos, mediante el respaldo digital y la implementación de políticas de seguridad y recuperación de datos. 5 Optimización de recursos humanos y financieros, al reducir la carga de trabajo asociada a tareas manuales. 6 Mejor soporte para auditorías internas y externas, al facilitar la generación automatizada de reportes e indicadores, lo que incrementa la calidad y la agilidad en los procesos de revisión.
7. Producto a entregar (PPM).	“Plan de mejoramiento para la digitalización y optimización del manejo de registros en el Área de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría Departamental de Nariño”.
8. Cronograma de trabajo.	Fase 1 (Semanas 1 a 5) Diagnóstico del flujo manual de libros radicadores con revisión de correspondencia interna, externa y autos administrativos para identificar cuellos de botella y precisar necesidades de digitalización. Fase 2 (Semanas 6 a 10) Diseño de la estructura del sistema en base de datos, seguridad, accesos y formatos de informe, selección de tecnologías y planificación de tiempos, recursos y responsables. Fase 3 (Semanas 11 a 15) Desarrollo e implementación de la plataforma, carga inicial de documentos y capacitación a los colaboradores en su uso. Fase 4 (Semanas 16 a 20) Incorporación de mejoras finales a partir de la retroalimentación recibida y formalización de la adopción de la solución.
Nombres	Jheferson Daniel
Apellidos	Noguera Portilla
Código	220142026
Celular	3163749326
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	noguerajhe28@gmail.com
Asesor	Marcela Bastidas Vivas
Observaciones.	Ninguna