2025A PT 220142044

Marca Temporal	4/8/2025, 2:41:55 PM
1. Presentación de la empresa.	La Alcaldía Municipal de Túquerres es la entidad administrativa encargada de la dirección y gestión de los asuntos públicos del municipio. Ubicada en la Carrera 14 calle 16 Esquina - Parque Bolívar, esta institución trabaja para garantizar el bienestar de los ciudadanos y el desarrollo sostenible del territorio. Fundamentada en principios de participación, solidaridad, equidad, sostenibilidad y transparencia, la alcaldía promueve la inversión eficiente de los recursos municipales para fortalecer la democracia, la educación, la inclusión social y el crecimiento económico. Su misión es impulsar el desarrollo integral de Túquerres mediante la participación ciudadana y la gestión eficiente de los recursos, asegurando la sustentabilidad ambiental y el bienestar de la comunidad. Con una visión proyectada hacia el año 2030, la alcaldía busca consolidar a Túquerres como un territorio próspero, con una institucionalidad transparente y comprometida con la equidad y la inclusión social. Bajo la administración "Túquerres es tiempo de ser mejores", liderada por el alcalde Luis Fernando Leitón López, se fomenta la construcción de una cultura de mejoramiento continuo, incentivando a la ciudadanía a participar activamente en el desarrollo del municipio. Entre sus principales funciones se encuentran la planificación urbana, el fomento del desarrollo económico y social, la promoción de la cultura y el deporte, y la gestión eficiente de los servicios públicos, contribuyendo así al progreso y calidad de vida de los habitantes de Túquerres.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	La Secretaría de Talento Humano de la Alcaldía Municipal de Túquerres enfrenta dificultades en la gestión y organización de la documentación relacionada con la administración del personal, particularmente en lo referente a los soportes de pago de seguridad social en salud, pagos de nóminas, liquidaciones, resoluciones, decretos, actas de posesión entre otros. Actualmente, el manejo de esta información se encuentra registrada en libros y formatos físicos, lo que genera problemas como la pérdida de documentos, la demora en la búsqueda de información y la falta de control documental en los procesos administrativos. La ausencia de un sistema digitalizado de gestión documental dificulta el acceso rápido y eficiente a los registros necesarios, afectando la respuesta oportuna ante auditorías, requerimientos administrativos y solicitudes de los funcionarios de nómina. Además, el almacenamiento físico de los documentos requiere un espacio considerable, lo que ha generado acumulación y desorganización en los archivos. Por tanto, es necesario implementar una solución digital que optimice la administración documental en esta dependencia, permitiendo una gestión más eficiente, segura y accesible de la información clave del talento humano.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La falta de una gestión documental digitalizada en el área genera múltiples consecuencias que afectan la eficiencia administrativa y la calidad en la prestación de los servicios internos y externos. La dificultad para localizar soportes de pago de seguridad social, nóminas, liquidaciones, resoluciones, decretos entre otros, provoca retrasos en los procesos administrativos, lo que impacta negativamente la operatividad de la entidad y la capacidad de respuesta ante requerimientos internos y externos. Uno de los principales riesgos derivados de esta problemática es el incumplimiento normativo, ya que la pérdida o dificultad de acceso a documentos esenciales puede impedir la adecuada atención de auditorías y requerimientos legales. Esto podría exponer a la administración a sanciones o multas, afectando la imagen institucional y la confianza en la gestión pública. Además, el aumento en la carga operativa y los costos administrativos, genera tiempo y esfuerzo en la búsqueda manual de documentos. Esto no solo reduce la productividad del equipo, sino que también genera gastos adicionales en almacenamiento físico y procesos innecesarios. Para mitigar estos impactos, es importante implementar un sistema digital de gestión documental que permita mejorar la eficiencia, garantizar la trazabilidad de la información y reducir los riesgos administrativos, asegurando así una gestión más efectiva y transparente.
4. Posible solución a explorar.	Como posible solución, se propone el fortalecimiento de los procesos de organización, conservación y acceso a la documentación relacionada con la gestión del talento humano. Esto incluye la digitalización de documentos como egresos, nóminas, liquidaciones, resoluciones, decretos, entre otros, así como la identificación e implementación de una herramienta tecnológica especializada en la gestión documental digital, que responda a las necesidades específicas de la dependencia, permitiendo una administración más eficiente y segura de los documentos, garantizando su disponibilidad.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para la construcción e implementación de la solución propuesta, se desarrollarán las siguiente actividades: 1 Se llevará a cabo un diagnóstico inicial para identificar las principales necesidades y problemáticas relacionadas con el área de la Secretaría de Talento Humano. Para ello, se hablará con el personal involucrado, se analizará la infraestructura actual y se recopilarán datos sobre el volumen de documentos a digitalizar. 2 A partir del diagnóstico, se establecerá un plan de trabajo con acciones viables para abordar las problemáticas detectadas. 3 Se realizará un análisis de las herramientas disponibles para la digitalización documental, incluyendo aplicaciones móviles como Adobe Scan, Microsoft Lens o CamScanner. Se seleccionarán las más adecuadas en función de criterios de facilidad de uso, compatibilidad con los sistemas existentes y calidad de escaneo. 4 Se iniciará organizando y digitalizando los libros y documentos, asegurando que cumplan con estándares básicos de calidad y organización. Se establecerán procedimientos para la verificación y almacenamiento de los documentos digitalizados. 5 Identificación e implementación de un sistema de organización y clasificación documental que permita un acceso rápido y eficiente a la información digitalizada. 6 Se llevará a cabo una revisión del sistema implementado para garantizar su adecuación a las normativas vigentes en gestión documental. Se realizarán ajustes según sea necesario para asegurar el cumplimiento de los estándares requeridos. 7 Se efectuará una revisión de literatura en gestión documental con el fin de reforzar la metodología aplicada y adoptar mejores prácticas en la digitalización y organización de archivos. 8 Con base en los hallazgos obtenidos, se formularán estrategias de mejora continua para optimizar la gestión documental y garantizar la sostenibilidad del sistema implementado a largo plazo. 9 Se compartirá el plan de mejoramiento en la plataforma de Facebook de la Universidad de Nariño Práctica 2025A, con el fin de socializar los avances del proyecto y obtener retroalimentación de la comunidad académica y administrativa. 10 Se analizará la retroalimentación recibida y se realizarán los ajustes pertinentes en el plan de mejoramiento, con el objetivo de fortalecer su aplicabilidad y eficiencia. 11 Se elaborará y presentará el PPM, detallando la metodología aplicada, los resultados obtenidos y las recomendaciones para la continuidad de la gestión documental digitalizada en la Secretaría de Talento Humano.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	- Mejora en la eficiencia operativa, con acceso rápido y fácil a la información. - Reducción de errores gracias al control documental. - Optimización de los recursos al eliminar la necesidad de espacio físico para el almacenamiento de documentos y menos uso del papel. - Mayor seguridad y confidencialidad de la información. - Mejora en la calidad del servicio ofrecido a los ciudadanos, al agilizar los procesos internos de la Secretaría de Talento Humano.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta de Plan de Mejoramiento en la Gestión Documental en la Secretaría de Talento Humano de la Alcaldía de Túquerres.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1: Identificación de las necesidades y problemáticas en la secretaria de Talento Humano. Semana 2: Formulación del plan de trabajo con acciones viables según el problema detectado. Semana 3: Selección de herramientas para digitalización documental, incluyendo aplicaciones móviles como Adobe Scan, Microsoft Lens o Cam Scanner. Semana 4, 5, 6 Y 7: Iniciar el Escaneo de Libros y Documentos asegurándose que estos cumplan con estándares básicos de calidad y organización. Semana 8 y 9: Identificación e implementación de un sistema de organización y clasificación documental que permita un acceso rápido y eficiente a la información digitalizada. Semana 10: Revisión de literatura sobre gestión documental para reforzar la metodología y buenas prácticas en la digitalización y organización de archivos. Semana 11: Diseño de Estrategias de mejora para la gestión documental. Semana 12: Presentación del plan de mejoramiento en la plataforma de Facebook de la Universidad de Nariño Práctica 2025A. Semana 13: Revisión y ajustes del plan de mejoramiento. Semana 14: Presentación de Informe Final (PPM).
Nombres	Yolanda Marcela
Apellidos	Orbes Villacorte
Código	220142044
Celular	3162985549
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	marce1205@udenar.edu.co
Asesor	Lina María Dueñas Paz
Observaciones.	La ejecución del plan de trabajo estará sujeto a cambios según designación del área encargada.