2025A PT 220043008

Marca Temporal	5/21/2025, 10:31:48 PM
1. Presentación de la empresa.	Banco contactar SA Banco Contactar es una entidad financiera Colombiana Nariñense con una sólida trayectoria en la promoción de la inclusión financiera y el apoyo a los sectores productivos del país. A través de una amplia gama de productos y servicios, como microcréditos, ahorros, CDTs y seguros, el banco busca ofrecer soluciones accesibles a individuos y empresas de diferentes tamaños, con énfasis en los sectores rurales y de microempresa. Su visión está orientada a contribuir al desarrollo económico y social de Colombia, con un enfoque en la sostenibilidad y el fortalecimiento de la economía local. Además, Banco Contactar se distingue por su compromiso con la educación financiera, ofreciendo programas de capacitación y asesoría técnica a sus clientes, lo que les permite tomar decisiones informadas y mejorar su gestión financiera. A través de estas iniciativas, Banco Contactar promueve la mejora de la calidad de vida de sus clientes, fomentando un crecimiento económico inclusivo y sostenible.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	La gestión manual de documentos clave, como los paz y salvo de empleados que finalizan su contrato y las actas de asignación de activos fijos, representa un desafío para la eficiencia operativa de la empresa. Aunque los formatos se encuentran digitalizados, su diligenciamiento y actualización continúan realizándose de forma manual, lo que conlleva diversos inconvenientes. Entre ellos, se encuentran errores humanos en la transcripción de datos o la omisión de información esencial. Además, el proceso demanda una cantidad significativa de tiempo, reduciendo la productividad y ocasionando retrasos en la gestión documental. La actualización manual en el sistema puede generar discrepancias en los registros, lo que complica el control y seguimiento de los documentos. Todo esto afecta la eficiencia operativa y puede derivar en el incumplimiento de plazos o normativas, impactando negativamente en el área. Otro aspecto problemático es la emisión del paz y salvo de los empleados retirados, ya que requiere la validación de los activos fijos devueltos por el colaborador mediante un auxiliar de cada oficina comercial. Esta dinámica implica una fuerte dependencia de otros departamentos y una comunicación constante, lo que puede generar retrasos en la entrega de la documentación. La verificación manual de los activos también aumenta el riesgo de errores o inconsistencias en los registros, pues depende de la precisión de los auxiliares para reportar correctamente los bienes entregados. Asimismo, la necesidad de coordinación entre distintas áreas incrementa la carga administrativa y puede dar lugar a omisiones en la identificación de activos no devueltos o registros incorrectos. En consecuencia, este método no solo retrasa la emisión de documentos fundamentales como el paz y salvo, sino que también genera ineficiencias operativas, posibles conflictos por falta de control y un mayor riesgo de incumplimiento de procedimientos internos y normativos. En cuanto a la asignación y traslado de activos fijos dentro del banco, el proceso sigue siendo manual, lo que impacta negativamente en la trazabilidad, el control y la seguridad de la información. Esta metodología dificulta la actualización oportuna de registros y la validación de firmas, incrementando el riesgo de errores y pérdidas de activos.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	1 Ineficiencia operativa: La gestión manual de la asignación y traslado de activos fijos genera demoras en el procesamiento de la información, ya que cada transacción requiere la impresión, firma física y escaneo de documentos para su posterior digitalización. Además, la necesidad de validaciones manuales en múltiples etapas ralentiza la disponibilidad de activos y dificulta su seguimiento oportuno. Esto impacta directamente en el mantenimiento locativo y la gestión de activos fijos, reduciendo la capacidad de respuesta de la empresa y afectando la eficiencia operativa. 2 Errores en registros: El ingreso manual de datos aumenta la probabilidad de inconsistencias en la información de los activos asignados, como registros incorrectos, pérdida de documentos físicos o falta de actualización en el sistema SIESA. Además, la falta de un control automatizado para verificar la autenticidad de firmas y la validación de asignaciones puede derivar en asignaciones erróneas o activos mal registrados. La falta de una integración automatizada con el sistema actual representa un riesgo adicional en la confiabilidad de los datos almacenados. 3 Falta de trazabilidad: Actualmente, el proceso manual no permite un registro inmediato ni un seguimiento en tiempo real de los movimientos de los activos. Esto dificulta conocer con certeza la ubicación actual de un activo, su responsable y su historial de traslados. La ausencia de un sistema automatizado impide la generación de reportes instantáneos, lo que afecta la transparencia y dificulta auditorías o revisiones de cumplimiento normativo. La trazabilidad limitada incrementa la posibilidad de extravío o uso indebido de activos fijos. 4 Riesgo de seguridad: El acceso manual a la documentación física y la falta de controles digitales adecuados pueden generar vulnerabilidades en la gestión de activos. La ausencia de autenticación multifactor y de permisos basados en roles podría permitir que usuarios no autorizados accedan a información sensible. Además, la dependencia de documentos en papel implica un riesgo en términos de pérdida, alteración o falsificación de firmas, lo que afecta la confiabilidad de los registros. La falta de mecanismos de notificación y alerta también impide una gestión proactiva frente a movimientos no autorizados o pendientes de validación.
4. Posible solución a explorar.	Desarrollar un sistema automatizado que optimice la asignación y traslado de activos fijos dentro del banco, eliminando la dependencia de procesos manuales y garantizando mayor eficiencia, seguridad y trazabilidad. Este sistema se integrará con el software SIESA para registrar automáticamente los movimientos de activos, actualizar su estado en tiempo real y mantener un historial accesible de todas las transacciones. Entre sus principales funcionalidades, incluirá la autenticación de usuarios mediante control de accesos basado en roles, generación automática de actas de asignación en formato digital con opción de impresión, escaneo e integración de firmas físicas, así como alertas y notificaciones para el seguimiento de procesos pendientes. Además, permitirá la generación de reportes detallados sobre la gestión de activos, facilitando otros procesos tanto internos como externos. Para garantizar una correcta implementación, el sistema contará con capacitación para los usuarios y soporte técnico continuo, asegurando su adecuado funcionamiento y adopción dentro de la organización.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Fase 1: Análisis de requerimientos y levantamiento de información. En esta fase se realiza un diagnóstico inicial para entender a fondo las necesidades específicas del Banco Contactar respecto al control y seguimiento de sus activos fijos. Se recopila información clave sobre los procesos actuales, se identifican las fallas en los flujos de trabajo manuales y se documentan los requerimientos funcionales y técnicos del sistema a desarrollar. Este levantamiento implica entrevistas con usuarios claves, revisión de documentos actuales y análisis de los formatos usados en la gestión de activos. Fase 2: Diseño del sistema Con base en los requerimientos recopilados, se diseña la estructura del sistema automatizado. Aquí se definen los módulos que tendrá (como generación automática de actas, control de accesos, integración de firmas digitales, reportes de seguimiento) y su interacción con el software SIESA. También se diseña el esquema de seguridad y trazabilidad para garantizar un acceso controlado y un monitoreo efectivo. Fase 3: Desarrollo e integración con SIESA. En esta fase se lleva a cabo la construcción del sistema propiamente dicho. Se programa el módulo de asignación y traslado automático de activos, se integra con el sistema SIESA para actualizar en tiempo real los movimientos de los activos, y se implementa el control de accesos basado en roles. También se configura la generación de alertas y notificaciones automáticas. Fase 4: Pruebas del sistema y ajustes. Se realizan pruebas internas utilizando escenarios simulados que permitan validar todas las funcionalidades del sistema. Los usuarios clave participan en pruebas de validación para identificar fallos, áreas de mejora o ajustes necesarios. Basados en el feedback recibido, se realizan los ajustes pertinentes para garantizar el correcto funcionamiento del sistema. Fase 5: Implementación y capacitación. Una vez superadas las pruebas y validaciones, el sistema se pone en marcha. Se lleva a cabo la capacitación de los usuarios finales para asegurar el correcto uso del sistema, enfocándose en el manejo de las nuevas herramientas digitales, la correcta generación de actas de asignación y traslado, y la interpretación de reportes. Fase 6: Monitoreo y soporte post-implementación. Tras la implementación, se monitorea el funcionamiento del sistema en el entorno real de la empresa. Se brinda soporte técnico para resolver problemas que puedan surgir y se hacen ajustes menores de ser necesarios. Además, se asegura que el sistema mantenga su nivel de eficiencia y que los usuarios sigan las buenas prácticas en su uso.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	El proyecto de automatización de la asignación y traslado de activos fijos dentro de Banco Contactar SA tiene como objetivo principal resolver los problemas detectados en la gestión manual de activos. Los resultados esperados son: Reducción del tiempo de asignación y traslado de activos: Se eliminarán pasos manuales como la impresión, firma física, escaneo y actualización de registros en papel, agilizando significativamente el proceso. Se espera que la disponibilidad de activos sea casi inmediata, optimizando la productividad y el uso eficiente de los recursos. Mayor precisión y trazabilidad de los activos fijos: Gracias al registro automático de movimientos en el sistema y a la generación de historial detallado, se logrará tener información precisa y en tiempo real sobre el estado, ubicación y responsable de cada activo. Esto disminuirá los errores humanos y mejorará la capacidad de auditoría interna. Seguridad en la gestión de la información y accesos controlados: Se implementarán controles de acceso basados en roles, autenticación de usuarios y mecanismos de firmas digitales o escaneadas. Así, solo el personal autorizado podrá acceder, modificar o validar los registros de activos, minimizando los riesgos de alteraciones no autorizadas o pérdida de información. Generación de reportes automáticos para auditoría y control: El sistema podrá generar reportes detallados sobre asignaciones, traslados y estados de activos fijos de forma automática. Esto facilitará tanto las auditorías internas como los procesos de control, reduciendo la carga administrativa y mejorando la transparencia en la gestión.
7. Producto a entregar (PPM).	Los productos principales que se entregarán en el proyecto son: Documento de especificaciones del sistema: Incluirá un levantamiento detallado de requerimientos, funcionalidades esperadas, flujos de trabajo, reglas de negocio y esquemas de integración con los sistemas existentes (como SIESA). Este documento será la base para el diseño y validación del desarrollo. Módulo automatizado de asignación y traslado: Será el software funcional que permitirá realizar las asignaciones y traslados de activos de manera completamente automatizada. Incluirá funcionalidades como generación de actas digitales, registro automático en la base de datos, validaciones de firmas y control de pendientes mediante alertas. Integración con SIESA: El nuevo sistema se conectará directamente con el software SIESA, actualizando los registros de activos en tiempo real. Esto asegurará la consistencia de la información entre los diferentes sistemas del banco y permitirá que los movimientos queden reflejados de inmediato en los módulos financieros y administrativos. Reportes de seguimiento: El sistema generará reportes dinámicos que permitirán el seguimiento de activos por usuario, ubicación, estado de asignación, entre otros criterios. Estos reportes estarán disponibles para auditorías, inspecciones internas y toma de decisiones estratégicas.
8. Cronógrama de trabajo.	1 Desarrollo y Configuración Marzo 1 - Abril 15 - 2025 Diseño final del sistema. Revisión de requerimientos. Desarrollo del módulo de actas. Integración con SIESA. Implementación de control de accesos. 2 Pruebas y Validación Abril 16 - Mayo 15 - 2025 Pruebas internas con escenarios simulados. Validación con usuarios clave. Ajustes finales. Aprobación del sistema. 3 Puesta en Producción y Seguimiento Mayo 15 - Junio 07 - 2025 Implementación del sistema. Monitoreo y soporte inicial del sistema.
Nombres	Julieth Stephania
Apellidos	Inguilan
Código	220043008
Celular	3217021618
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	inguilan2611@gmail.com
Asesor	Wilson Revelo Maya
Observaciones.	N/A