2025A PT 220048033

Marca Temporal	6/5/2025, 1:13:43 PM
1. Presentación de la empresa.	La Gobernación de Nariño es la entidad territorial encargada de liderar el desarrollo del departamento mediante la planeación, gestión y ejecución de políticas públicas orientadas al bienestar social, el crecimiento económico y la garantía de derechos. En su accionar, articula a múltiples sectores, programas y proyectos, guiados por el Plan de Desarrollo Departamental 2024–2027, construido de manera participativa con enfoque territorial y diferencial. Dentro de esta estructura gubernamental, la Secretaría de Gobierno Departamental cumple un rol estratégico en la consolidación de la paz territorial, la defensa de los derechos humanos, el fortalecimiento de la participación ciudadana y el ordenamiento institucional. Esta Secretaría lidera procesos de articulación con diferentes poblaciones, sectores sociales e instancias de gobierno local. La Secretaría está compuesta por varias dependencias que cumplen funciones clave en la ejecución del plan de desarrollo: • Secretaría de Gobierno (cabeza de sector): responsable del seguimiento general al cumplimiento de metas, la articulación institucional, el orden público y la gobernabilidad. • Subsecretaría de Gestión Pública: encarga de procesos de fortalecimiento institucional, legalización de organizaciones comunales y estrategias de gobierno abierto. • Subsecretaría de Paz y Derechos Humanos: orienta acciones relacionadas con atención a víctimas, derechos humanos, reintegración, y promoción de paz territorial. • Subsecretaría de Desarrollo Comunitario: articula iniciativas con organizaciones sociales, grupos poblacionales, sectores religiosos y procesos de desarrollo local.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Aunque la Secretaría de Gobierno coordina una serie de metas estratégicas dentro del plan de desarrollo, no contaba hasta ahora con un instrumento propio de seguimiento que permitiera hacer trazabilidad clara a los avances, entregables y responsables de cada meta. La ausencia de una herramienta de control técnico dificultaba la consolidación de avances, generaba desorganización documental y limitaba la articulación entre dependencias.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	No contar con un instrumento de seguimiento genera consecuencias importantes como: • Falta de trazabilidad de los compromisos adquiridos por cada área. • Dificultad para identificar avances reales, cuellos de botella y necesidades de ajuste. • Pérdida de evidencias o documentación clave para auditorías y rendición de cuentas. • Riesgo de incumplimientos técnicos por falta de criterios unificados de evaluación. • Desconexión entre el reporte operativo y los objetivos estratégicos del plan de desarrollo.
4. Posible solución a explorar.	La solución planteada consiste en el diseño e implementación de una matriz técnica de seguimiento como instrumento propio de la Secretaría de Gobierno, estructurado según criterios técnicos, responsables por meta, periodicidad de reporte y espacio para observaciones. Esta matriz permite organizar la información de forma clara y funcional, alineando el trabajo de las subsecretarías con los objetivos del plan de desarrollo. A su vez, se implementa un entorno digital de soporte en Google Drive, en el cual cada meta tiene su propia carpeta para el cargue sistemático de evidencias, lo que garantiza trazabilidad documental. Este instrumento no es solo una herramienta operativa, sino también una estrategia basada en teoría administrativa, fundamentada en el Cuadro de Mando Integral de Kaplan y Norton, en principios de calidad total y en una estructura de microgerencias que descentraliza el seguimiento por componentes, promoviendo una gestión más cercana, ágil y técnica.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	La metodología propuesta combina un enfoque técnico-operativo con fundamentos teóricos de la administración estratégica, tomando como base el modelo del Cuadro de Mando Integral (Kaplan y Norton), los principios de la gestión de calidad total, y el enfoque organizacional de las microgerencias funcionales. Desde el modelo de Kaplan y Norton, se reconoce que una organización pública requiere gestionar su desempeño equilibrando cuatro dimensiones: la financiera, la del usuario, la de procesos internos y la de aprendizaje organizacional. A través de esta mirada, se busca que el instrumento de seguimiento no sea solo una herramienta técnica, sino una guía estratégica que articule planeación, ejecución y evaluación. La gestión de calidad total aporta los principios de mejora continua, trazabilidad documental, estandarización y toma de decisiones basada en evidencias, claves para el diseño de un instrumento funcional, verificable y útil para la rendición de cuentas. Por su parte, las microgerencias permiten la descentralización operativa, mediante la asignación de responsabilidades técnicas a pequeños equipos por subsecretaría, facilitando así un seguimiento más cercano, técnico y ágil de las metas institucionales. Con base en este marco conceptual, se proponen tres fases metodológicas con actividades concretas: 1 Diseño y consolidación del instrumento: Durante este periodo se estructura la matriz de seguimiento, definiendo los ítems, categorías, criterios técnicos y periodicidad. Paralelamente, se organiza un entorno digital en Google Drive con carpetas específicas por meta, lo que permitirá consolidar la documentación y las evidencias de forma sistemática. 2 Capacitación técnica al equipo responsable: Se realizarán sesiones de socialización y formación dirigidas a cada una de las subsecretarías y dependencias responsables de metas. En estos encuentros se explicará el uso de la matriz, los criterios para el diligenciamiento, los tipos de entregables y el funcionamiento del entorno digital. 3 Seguimiento inicial y retroalimentación: Una vez implementado el instrumento, se realizará un primer ciclo de seguimiento técnico, revisando los avances cargados por cada dependencia y generando observaciones individualizadas. Este proceso permitirá hacer los ajustes necesarios para consolidar el uso de la herramienta como mecanismo continuo de evaluación.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Con la implementación de esta propuesta se espera contar con un instrumento técnico funcional que centralice el seguimiento de metas institucionales, mejore la sistematización de entregables y fortalezca la articulación entre las subsecretarías de la Secretaría de Gobierno. También se proyecta una mayor eficiencia en la gestión y evaluación de las metas estratégicas, facilitando los procesos de auditoría y rendición de cuentas. A largo plazo, este ejercicio contribuirá a instaurar una cultura institucional orientada al análisis, al desempeño y a la mejora continua, donde la toma de decisiones esté sustentada en información verificada y organizada. El fortalecimiento del seguimiento, además, permitirá que la Secretaría de Gobierno actúe con mayor capacidad de respuesta ante los retos de implementación del Plan de Desarrollo 2024–2027.
7. Producto a entregar (PPM).	Entre los productos concretos que se entregarán se encuentra la matriz técnica de seguimiento estructurada y validada como herramienta oficial de gestión, acompañada del entorno digital organizado por metas. Adicionalmente, se entregarán las evidencias de las capacitaciones realizadas, incluyendo actas, registros de asistencia y memorias de los talleres formativos con cada subsecretaría.
8. Cronógrama de trabajo.	El plan de mejoramiento se ejecutará en un periodo de dos meses. Durante el primer mes se desarrollará la matriz de seguimiento, se definirán los ítems técnicos y se organizará el entorno digital por metas en Google Drive. Esta etapa contempla también reuniones técnicas para validación interna del instrumento. En el segundo mes se realizarán las jornadas de capacitación con los equipos responsables, se aplicará el primer ciclo de seguimiento piloto y se generará retroalimentación técnica.
Nombres	David Sebastián
Apellidos	Cárdenas Noguera
Código	220048033
Celular	3162779263
Sede o Extensión	Ipiales
Correo Electrónico	daviid.caardenas001@gmail.com
Asesor	Marcela Bastidas Vivas
Observaciones.	Ninguna