2026A PT 221142009

Marca Temporal	1/29/2026, 11:21:40 AM
1. Presentación de la empresa.	La Alcaldía municipal de Sapuyes, dedicada a velar por el bienestar y el desarrollo integral de la comunidad, cuenta con sus áreas o niveles de acción dentro del nivel directivo se encuentra: consejo municipal, alcalde municipal y personero municipal. En el nivel asesor se encuentra control interno y consejo municipal de planeación. En el año 2026, bajo el liderazgo de la alcaldesa Leydi Yaqueline Rodríguez Meneses, la Alcaldía se ha comprometido a promover la transparencia, la participación ciudadana y la eficiencia en la gestión pública, la cual tiene como: Misión Como entidad Territorial el municipio de Sapuyes presta sus servicios, ejerce competencias y elabora productos con amabilidad, calor humano y bajo los principios y valores constitucionales para fortalecer la calidad de vida de los Sapuyeños buscando hacer realidad el estado social de derecho. Visión Para el 2026, el municipio de Sapuyes será ejemplo de administración democrática, transparente, participativa con equidad, innovación democrática, transparente, participativa con equidad, innovación y en paz. A través de la gestión llevaremos a nuestra comunidad una mejor calidad de vida con programas y proyectos que recuperen nuestra vida natural, donde el ser humano tenga preponderancia sobre los muros materiales, un municipio viable financieramente y sostenible en el tiempo, productivo, competitivo, articulado con nuestros vecinos y siempre bajo los principios y valores inquebrantables del respeto, la humildad, la transparencia y el estado de derecho. La alcaldía municipal de Sapuyes cuenta con sus áreas o niveles de acción Dentro del nivel directivo de encuentra: consejo municipal, alcalde municipal y personero municipal. En el nivel asesor se encuentra control interno y consejo municipal de planeación.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	La Administración Municipal de Sapuyes presenta una problemática estructural en la gestión de su archivo, derivada principalmente del incumplimiento de los lineamientos establecidos en la normatividad archivística vigente en Colombia, en especial de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, la cual establece la obligación de las entidades públicas de organizar, conservar, administrar y disponer adecuadamente de sus documentos a lo largo de su ciclo de vida. En la actualidad, la administración municipal no cuenta con una Política de Gestión Documental institucional, lo que ha impedido la aplicación sistemática de los principios, procesos y responsabilidades definidos por la legislación archivística. La ausencia de esta política ha generado un manejo documental fragmentado y desarticulado, sin directrices claras que orienten de manera uniforme la producción, organización, conservación y disposición final de los documentos en todas las dependencias de la entidad. Como consecuencia directa de no haber adoptado una Política de Gestión Documental conforme a la Ley 594 de 2000, la administración municipal no dispone de las Tablas de Retención Documental (TRD) ni de las Tablas de Valoración Documental (TVD), instrumentos archivísticos obligatorios para regular el ciclo de vida de los documentos. La inexistencia de estas tablas impide establecer una estructura archivística alineada con las funciones institucionales y común para toda la organización, lo que ha generado prácticas archivísticas desiguales entre las dependencias. La falta de TRD y TVD ha ocasionado que cada dependencia produzca, organice y conserve los documentos con base en criterios propios, sin una clasificación definida por series y subseries documentales, sin sistemas de codificación documental y sin una secuencia institucional clara. Esta situación ha generado desorden en los archivos de gestión, debilidades en la conformación de expedientes y dificultades para garantizar la trazabilidad, integridad y disponibilidad de la información pública, contraviniendo los principios archivísticos establecidos en la normativa nacional. Adicionalmente, la inexistencia de lineamientos institucionales mencionados anteriormente, ha afectado la producción documental, evidenciándose la falta de estandarización de formatos, la generación de documentos en distintos soportes físicos y electrónicos sin control definido y la duplicidad de información, lo cual limita el adecuado cumplimiento de las disposiciones legales que regulan la gestión documental en las entidades públicas.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La falta de aplicación de la Ley 594 de 2000 y de los demás lineamientos archivísticos vigentes ha generado impactos significativos en el funcionamiento administrativo de la Administración Municipal de Sapuyes. Uno de los principales efectos es la dificultad para garantizar el acceso oportuno a la información, lo cual afecta la atención de solicitudes internas, requerimientos de los entes de control y derechos de petición presentados por la ciudadanía. Asimismo, la inexistencia de una Política de Gestión Documental, de las TRD, de las TVD y de sistemas de codificación documental afecta de manera directa la trazabilidad y el control de los documentos, incrementando el riesgo de pérdida de información, duplicidad documental y manejo inadecuado de expedientes administrativos. Esta situación debilita la continuidad de los procesos institucionales y limita la eficiencia de la Administración municipal de Sapuyes en su prestación de servicios públicos. Otro impacto se evidencia en los procesos de conservación y disposición final de los documentos, ya que la ausencia de las tablas de valoración documental, impide definir tiempos de conservación y criterios técnicos claros para la eliminación documental. Esto genera acumulación innecesaria de documentos, saturación de los espacios de archivo y riesgos administrativos y legales derivados del incumplimiento de la normativa archivística vigente. Por último, el manejo documental desarticulado entre las dependencias dificulta la implementación de controles internos efectivos y limita el cumplimiento de los principios de transparencia, eficiencia y responsabilidad administrativa establecidos en la Ley General de Archivos. Esta situación expone a la administración municipal a posibles observaciones, requerimientos y hallazgos por parte de los organismos de control.
4. Posible solución a explorar.	Teniendo en cuenta la problemática identificada en la gestión documental de la Administración Municipal de Sapuyes y su relación con el incumplimiento de la normatividad archivística vigente, especialmente la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, se plantea como posible solución la formulación de propuestas técnicas que orienten el fortalecimiento de la gestión documental institucional. En este sentido, la solución se enfoca en la elaboración de un diagnóstico situacional, acompañado de propuestas de instrumentos archivísticos y lineamientos institucionales, tales como un organigrama propuesto, Tablas de Retención Documental (TRD), una Política de Gestión Documental y un plan de mejoramiento, los cuales servirán como insumos técnicos para la toma de decisiones por parte de la administración municipal, estas propuestas no implican su implementación directa, sino que buscan brindar una base estructurada y normativa que permita a la entidad avanzar progresivamente en la organización, control y conservación de su archivo, conforme a los lineamientos del Archivo General de la Nación.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	La metodología propuesta para construir la solución prevista se fundamenta en un enfoque técnico, normativo y progresivo, orientado al cumplimiento de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos y demás disposiciones archivísticas vigentes en Colombia. Esta metodología busca fortalecer la gestión documental de la Administración Municipal de Sapuyes mediante la formulación e implementación de una Política de Gestión Documental y de los instrumentos archivísticos que permitan estructurar de manera integral el archivo institucional. 1) Revisión normativa y análisis institucional En esta fase se realizará la identificación y revisión de la normatividad archivística aplicable a las entidades públicas, especialmente la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015 y los acuerdos emitidos por el Archivo General de la Nación. De manera paralela, se analizará la estructura organizacional de la Administración Municipal de Sapuyes y las funciones de cada dependencia, con el fin de contextualizar la gestión documental dentro del marco institucional. 2) Diagnóstico y levantamiento de información documental Se llevará a cabo la recopilación y análisis de información relacionada con la producción documental de cada dependencia, identificando los tipos documentales, los soportes utilizados y las prácticas actuales de archivo. Esta actividad permitirá reconocer las series documentales existentes, las dinámicas de manejo documental y las principales debilidades en la organización, conservación y disposición de los documentos. 3) Formulación de propuestas de requerimientos de archivo Con base en el diagnóstico realizado, se elaborarán las siguientes propuestas: Propuesta de organigrama institucional con enfoque archivístico. Propuesta de Tablas de Retención Documental (TRD), estructuradas conforme a las funciones de las dependencias. Propuesta de Documento de Política de Gestión Documental. Propuesta de plan de mejoramiento para el archivo municipal de Sapuyes. 4) Seguimiento y evaluación Se establecerán mecanismos de seguimiento que permitan evaluar la aplicación de la Política de Gestión Documental y de los instrumentos archivísticos formulados, verificando su correcta implementación y el cumplimiento de la normativa archivística vigente.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Como resultado del desarrollo del presente plan de trabajo, se espera proporcionar a la Administración Municipal de Sapuyes un conjunto de insumos técnicos y documentales que permitan comprender de manera clara el estado actual de la gestión documental y orientar la toma de decisiones institucionales. A partir del diagnóstico situacional, la entidad contará con una visión integral de las principales fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora en el manejo de su archivo, lo cual facilitará la planificación de acciones futuras en materia archivística. Así mismo, la formulación de propuestas como el organigrama institucional, las Tablas de Retención Documental y la Política de Gestión Documental permitirá establecer una base técnica alineada con la normatividad archivística vigente, promoviendo la estandarización de criterios para la producción, organización y conservación de los documentos. Estos insumos contribuirán al fortalecimiento del cumplimiento normativo y a la racionalización de la gestión documental en las distintas dependencias de la administración municipal. Adicionalmente, la propuesta de un plan de mejoramiento del archivo municipal brindará a la entidad una hoja de ruta orientada a optimizar sus procesos archivísticos, mejorar el control y la trazabilidad de la información y apoyar la protección del patrimonio documental. En conjunto, estos resultados favorecerán una gestión documental más organizada, eficiente y transparente, sin que ello implique la implementación directa de las propuestas, las cuales quedarán como referencia técnica para su eventual adopción por parte de la administración municipal.
7. Producto a entregar (PPM).	Propuesta plan de mejoramiento oficina de gestión documental – Archivo 2026 1 Diagnóstico situacional de la gestión documental 2 Propuesta de Organigrama 3 Propuesta de Tablas de Retención Documental (TRD) 4 Propuesta de Documento de Política de Gestión Documental 5 Propuesta plan de mejoramiento en el archivo municipal de Sapuyes.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1 Revisión de la normatividad archivística aplicable. Análisis de la Ley 594 de 2000, Decreto 1080 de 2015 y lineamientos del Archivo General de la Nación. Semana 2 Análisis institucional. Revisión de la estructura organizacional y funciones de las dependencias de la Administración Municipal de Sapuyes. Semana 3 Diagnóstico de la gestión documental. Levantamiento de información sobre la producción documental y prácticas actuales de archivo en las dependencias. Semana 4 Diagnóstico de la gestión documental. Análisis de la organización, conservación y disposición documental existente. Semana 5 Identificación de series documentales. Reconocimiento de los tipos documentales producidos por cada dependencia según sus funciones. Semanas 6 y 7 Identificación y clasificación de subseries documentales. Organización de la documentación en series y subseries documentales. Semanas 8 y 9 Formulación de la propuesta de Política de Gestión Documental. Elaboración del borrador de la política institucional. Semana 10 Ajuste de la propuesta de Política de Gestión Documental. Revisión y adecuación conforme a la normatividad archivística vigente. Semanas 11 y 12 Elaboración de la propuesta de Tablas de Retención Documental (TRD). Construcción de las TRD por dependencia y series documentales. Semana 13 Ajuste de la propuesta de Tablas de Retención Documental. Revisión conforme a los lineamientos del Archivo General de la Nación. Semana 14 Definición de lineamientos de codificación documental. Establecimiento de criterios para la codificación, organización y control de la documentación. Semana 15 Ajustes finales y validación de las propuestas elaboradas. Consolidación de observaciones a los documentos propuestos. Semana 16 Elaboración y entrega del informe final de práctica. Presentación de los productos finales: diagnóstico situacional, propuestas de organigrama, TRD, Política de Gestión Documental y plan de mejoramiento.
Nombres	NAYELLY JULIANA
Apellidos	DIAZ RECALDE
Código	221142009
Celular	3155450122
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	diazrecalde18@gmail.com
Asesor	Marcela Bastidas Vivas
Observaciones.	Ninguna