2026A PT 220048015

Marca Temporal	2/11/2026, 3:37:42 PM
1. Presentación de la empresa.	Hospital San Jose de Tuquerres. El Hospital San José de Túquerres es una Empresa Social del Estado (ESE) de mediana complejidad. Es el principal referente de salud para el municipio de Túquerres y las poblaciones vecinas de la zona sur del departamento de Nariño. Ubicación: Túquerres, Nariño Nivel de Atención: Segundo Nivel- complejidad media. Área de Influencia: Atiende a miles de usuarios, incluyendo comunidades indígenas y rurales de la zona. 2 Misión y Visión Misión: Brindar servicios de salud integrales, con calidad, calidez y seguridad del paciente, transformando la vida de la comunidad a través de un equipo humano calificado. Visión: Ser reconocidos en el departamento de Nariño como una institución líder en servicios de salud, destacada por su eficiencia administrativa y su enfoque humanizado.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	El Hospital presenta una ruptura en el ciclo vital del documento y un incumplimiento de la normativa archivística nacional (Ley 594 de 2000 en Colombia). Esta problemática se desglosa en dos ejes principales: 1 Ausencia de Tablas de Retención Documental (TRD)Las TRD son el instrumento archivístico esencial que define cuánto tiempo debe permanecer un documento en cada fase y cuál será su disposición final (eliminación, microfilmación o conservación permanente). Consecuencia: Al no existir TRD, el hospital no tiene un criterio legal para eliminar papeles innecesarios o proteger los vitales, lo que genera una acumulación indiscriminada de papel y riesgo de pérdida de memoria institucional. 2 Inexistencia de la Triada de Archivos (Gestión, Central e Histórico)El archivo no respeta la división física y funcional de las etapas del documento.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Los documentos en trámite están mezclados con documentos antiguos en las oficinas. Archivo Central: No existe un centro de acopio organizado donde se transfiera la documentación que ya no es de consulta frecuente pero sigue teniendo valor legal o administrativo. Archivo Histórico: Los documentos con valor científico, cultural o histórico están en riesgo de deterioro por estar mezclados con archivos administrativos comunes, perdiendo el patrimonio del hospital. generando también un Riesgo Legal e Incumplimiento ante entes de control (Superintendencia de Salud y Archivo General de la Nación), lo que puede derivar en sanciones. Eficiencia Operativa Pérdida de tiempo excesiva por parte del personal administrativo y asistencial al intentar localizar expedientes o historias clínicas. Deterioro Físico La falta de una separación adecuada y de condiciones ambientales específicas acelera la pérdida de soportes físicos por humedad, plagas o polvo. Sobrecosto de Espacio ya que Se gasta presupuesto en bodegaje y estantería para documentos que, según la ley, ya deberían haber sido depurados o eliminados.
4. Posible solución a explorar.	Identificaremos series documentales y definir tiempos de retención. Sin esto, cualquier movimiento de papeles carece de validez legal. 1Creación del Archivo de Gestión.  2 Organización del Archivo Central.  3 Rescate del Archivo Histórico. 4 Aislamiento preventivo: 5 creación de las TRD.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	1 Capacitar al personal para que solo mantengan en sus escritorios lo que está vigente. 2 Implementar carpetas debidamente rotuladas y foliadas desde su origen. 3 Habilitar un espacio físico con condiciones de ventilación y estantería técnica. 4 Realizar la Transferencia Primaria: Mover los documentos que ya no se consultan a diario pero que deben guardarse por ley (historias clínicas de pacientes que no han vuelto en 5 años). 5 Identificar documentos con valor científico o social (actas de fundación, investigaciones médicas únicas). 6 documentos en cajas especiales (X-200) libres de ácido para evitar que el papel se deshaga con el tiempo.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	1 Reducción en tiempos de búsqueda: Se pasará de horas de búsqueda a localizar cualquier documento o historia clínica en menos de 5 minutos, gracias al Inventario Documental. 2 Optimización de espacios: Liberación del espacio físico actual mediante la eliminación legal de documentos innecesarios. 3 Continuidad del servicio: Acceso inmediato a la información para la toma de decisiones médicas y administrativas.
7. Producto a entregar (PPM).	Instrumentos Archivísticos. Estos son los documentos legales que el Hospital conservará para siempre: 1 Tablas de Retención Documental (TRD): El documento maestro aprobado que indica cuánto tiempo se guarda cada papel. 2 Cuadro de Clasificación Documental. 3 Programa de Gestión Documental. 4 Inventarios y Bases de Datos. información de cada caja, cada carpeta y su ubicación exacta en el estante. 5 Inventario de Fondos Acumulados. El registro detallado de lo que se organizó de años anteriores. 6 Organización Física. Archivo Central Depurado: Un espacio físico ordenado, con estantería rotulada, cajas técnicas (X-200) marcadas y carpetas debidamente foliadas. Archivo Histórico Identificado. Áreas de Archivo de Gestión organizado según las nuevas TRD 7 Actas de Disposición Final. Actas de Eliminación Documental: El soporte legal firmado por el Comité de Archivo que certifica que el papel destruido se hizo bajo la norma, liberando espacio físico de forma legal. 8 Capacitación y Guías Manual de Procedimientos: Un instructivo breve para que el personal sepa cómo archivar a partir de ahora. 9 Certificados de Capacitación: Registro del personal del hospital que fue entrenado en el manejo del nuevo sistema.
8. Cronograma de trabajo.	1 Diagnóstico Identificaremos cuántos metros lineales de papel hay y en qué estado están. 2 realizaremos La Estructura Legal para Definir cuánto tiempo se guarda cada documento. 3 se realizará el formato de las TRD a partir de lo establecido por la ley y el requisito mínimo del AGN. 4 Organizaremos carpeta por carpeta. Quitaremos ganchos , limpiaremos el polvo, numeraremos la foliación correspondiente y serán metidas en cajas quedando así el archivo separado y organizado físicamente. 5 aremos el inventario final para que el hospital pueda buscar los documentos que requieran en el sistema de forma fácil y rápida. (el acceso a esta información solo será accesible a personal netamente autorizado por parte del Hospital San José de Tuquerres y lo establecido por la ley).
Nombres	Edison Duvan
Apellidos	Mangua Gomez
Código	220048015
Celular	3171742676
Sede o Extensión	Ipiales
Correo Electrónico	tamdrqp@gmail.com
Asesor	Javier Figueroa Meneses
Observaciones.	"Me siento muy agradecido por la educación y el conocimiento que adquirí por parte de la organización y, por supuesto, por el apoyo de mi asesor y director de prácticas. ¡Dios los bendiga!"