2026A PT 220142008

Marca Temporal	2/24/2026, 8:51:08 PM
1. Presentación de la empresa.	Superservicios de Nariño SA se consolida como una organización de carácter privado con una trayectoria estratégica en el sector de los servicios transaccionales y de apuestas permanentes en el suroccidente colombiano. Constituida formalmente para la gestión de redes multiservicios, la entidad opera bajo la alianza comercial de SuperGiros, posicionándose como el principal referente regional en la intermediación de servicios financieros básicos, juegos de suerte y azar, y recaudos empresariales. Su estructura organizacional se fundamenta en la capilaridad de su red de servicios, permitiendo la inclusión financiera en áreas geográficas de difícil acceso dentro del departamento de Nariño. La misión de la compañía se orienta hacia la optimización de procesos operativos y la implementación de soluciones tecnológicas que faciliten el intercambio de flujos monetarios y el acceso a productos de entretenimiento legalmente constituidos. A través de su Marco Estratégico Corporativo, la empresa garantiza el cumplimiento de la normatividad vigente emitida por entes reguladores como Coljuegos, asegurando que su actividad económica contribuya de manera significativa al sistema de seguridad social y salud pública mediante la transferencia de derechos de explotación. En el ámbito de la responsabilidad social y el desarrollo económico regional, la organización actúa como un agente dinamizador del empleo, sosteniendo una infraestructura logística que integra a cientos de colaboradores y puntos de atención. La gestión de Superservicios de Nariño SA se distingue por la diversificación de su portafolio, el cual abarca desde la administración de subsidios estatales hasta la corresponsalía bancaria, consolidando así un modelo de negocio resiliente que responde a las dinámicas socioeconómicas del entorno nariñense. Misión: Nuestra misión es facilitar la vida de nuestros clientes. Visión: En los próximos 5 años, estaremos consolidando una eficiente red de servicios, generando valor para todos los grupos de interés con plena con responsabilidad social. Objetivos: Facilitar el acceso de los clientes a servicios de apuestas, giros y servicios complementarios mediante una red eficiente de puntos de atención. Garantizar la prestación de servicios confiables, oportunos y seguros, que satisfagan las necesidades de los usuarios. Consolidar y fortalecer su red operativa y comercial, mejorando continuamente sus procesos administrativos y logísticos. Mantener altos niveles de calidad en el servicio, contribuyendo a la sostenibilidad y competitividad de la empresa. Generar valor económico y social a través de sus operaciones en el departamento de Nariño.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En el área comercial de Superservicios de Nariño S. A. se ha identificado una serie de dificultades asociadas al proceso de gestión de requisiciones de equipos y activos necesarios para la operación de los puntos de venta. Dicho proceso presenta falencias en la estandarización de la información, en el correcto diligenciamiento de los formatos establecidos y en la claridad de los criterios requeridos para su trámite, lo que ha generado reprocesos, demoras en la aprobación y fricciones operativas con el área de logística. Una de las principales problemáticas evidenciadas corresponde al uso de denominaciones informales o genéricas para referirse a los activos solicitados, así como a la ausencia de especificaciones técnicas claras en las requisiciones, tales como características físicas, funcionales o técnicas de los bienes requeridos. Esta situación obliga a realizar constantes solicitudes de aclaración a los responsables de las requisiciones, prolongando los tiempos del procedimiento y afectando la eficiencia del proceso administrativo. Adicionalmente, se presentan errores frecuentes en el diligenciamiento de los formatos de requisición, entre los cuales se destacan la omisión de firmas de autorización, la ubicación incorrecta de la información en los campos establecidos, la reutilización de formatos anteriores sin la depuración adecuada de datos y la inconsistencia en el registro del destino de los activos, ya sea por municipio, zona, centro de costo o punto de venta. Estas inconsistencias generan confusión, dificultan la trazabilidad de las solicitudes y aumentan la probabilidad de errores en la gestión posterior. Por otra parte, se ha evidenciado una falta de alineación entre las necesidades operativas del área de logística y la estructura actual del formato de requisiciones, especialmente en lo relacionado con la identificación específica del punto de venta para cada activo solicitado. Aunque el formato contempla información general del centro de costo y del punto de venta, no permite detallar dicha información por cada ítem cuando una misma requisición incluye múltiples destinos, lo que deriva en observaciones, devoluciones y resistencia por parte de los solicitantes al considerar redundante el registro de esta información. Asimismo, el alto volumen de requisiciones gestionadas mensualmente, que incluye un número significativo de activos por solicitud, puso en evidencia la ausencia inicial de una herramienta sistematizada que permitiera realizar el seguimiento, control y trazabilidad de las requisiciones desde su recepción hasta su trámite con el área de logística. Esta situación incrementa el riesgo de pérdida de información, dificulta el control del estado de las solicitudes y limita la toma de decisiones basada en datos confiables. Por último, se ha identificado la existencia de inconsistencias entre los códigos de los puntos de venta registrados en las requisiciones y los datos manejados por el área de logística, lo que obliga a realizar validaciones constantes y retrasa la entrega oportuna de los activos requeridos para la operación. En conjunto, estas problemáticas afectan la eficiencia del proceso de requisiciones, incrementan la carga administrativa y generan impactos negativos en la oportunidad y calidad del servicio interno.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Las debilidades identificadas en el proceso de gestión de requisiciones de equipos y activos en Superservicios de Nariño S. A. generan múltiples impactos negativos a nivel operativo, administrativo y organizacional, los cuales afectan directamente la eficiencia de las áreas involucradas y la continuidad adecuada de la operación en los puntos de venta. En este contexto, la falta de estandarización en la denominación de los activos y en la especificación técnica de los bienes solicitados ocasiona reprocesos constantes, debido a la necesidad de solicitar aclaraciones, correcciones o reenvíos de la documentación. Esta situación incrementa los tiempos de respuesta del proceso, retrasa la aprobación por parte de la subgerencia comercial y afecta la oportunidad en la entrega de los activos requeridos para el funcionamiento adecuado de los puntos de venta. Asimismo, los errores recurrentes en el diligenciamiento de los formatos de requisición impactan negativamente la calidad de la información administrativa, lo que dificulta la trazabilidad de las solicitudes, genera devoluciones por parte del área de logística y aumenta la carga operativa del área comercial. Estas fallas también elevan el riesgo de autorizaciones incorrectas, compras inadecuadas o entregas erróneas de activos, con posibles repercusiones financieras para la empresa. De igual manera, la ausencia de un formato de requisición plenamente alineado con las necesidades operativas del área de logística produce fricciones, resistencia por parte de los solicitantes y reiteradas observaciones sobre la información consignada. Esta falta de articulación afecta la coordinación interna, debilita la comunicación entre áreas y limita la eficiencia del proceso de abastecimiento de activos. Por otro lado, el elevado volumen de requisiciones gestionadas sin una herramienta institucionalizada de control y seguimiento incrementa el riesgo de pérdida de información, dificulta el monitoreo del estado de las solicitudes y limita la generación de reportes confiables para la toma de decisiones. La ausencia de datos consolidados impide identificar tendencias, necesidades recurrentes u oportunidades de optimización en la gestión de activos. Como punto final, las inconsistencias en los códigos y nombres de los puntos de venta generan retrasos adicionales en el proceso logístico, validaciones constantes y posibles errores en la asignación de los activos. Esta situación afecta la eficiencia operativa de los puntos de venta, impacta negativamente la percepción del servicio interno y puede incidir en el desempeño comercial de la empresa. En conjunto, estas consecuencias reflejan la necesidad de fortalecer y estandarizar el proceso de requisiciones, con el fin de optimizar los tiempos, mejorar la calidad de la información, reducir los reprocesos y garantizar una gestión administrativa más eficiente y alineada con los objetivos organizacionales de Superservicios de Nariño S. A.
4. Posible solución a explorar.	Como respuesta a las dificultades identificadas en el proceso de requisiciones de bienes y activos del área comercial, se propone el diseño e implementación de una estrategia integral de mejora administrativa orientada a la estandarización, optimización y control del procedimiento de requisiciones, en articulación con las áreas de logística, calidad y las dependencias involucradas en dicho proceso. En primer lugar, se plantea la actualización y mejora del formato actual de requisición de bienes o servicios, de manera conjunta con el área de calidad y logística, con el propósito de optimizar su estructura y funcionalidad sin incrementar innecesariamente la cantidad de campos. Esta mejora estaría orientada a facilitar el diligenciamiento correcto del formato, reducir errores recurrentes y asegurar la inclusión de la información mínima necesaria para el trámite eficiente de las requisiciones, siguiendo los lineamientos de la norma técnica NTC ISO aplicable al control documental y a la gestión de procesos. El objetivo principal de esta actualización no sería complejizar el formato, sino hacerlo más claro, intuitivo y coherente con la operatividad real de la empresa. De forma complementaria, se propone la elaboración de una lista de activos estandarizada y validada institucionalmente, que permita unificar la nomenclatura utilizada por líderes, coordinadores, área comercial y logística. Esta herramienta facilitaría que todas las áreas involucradas empleen un mismo lenguaje técnico al momento de realizar solicitudes, eliminando denominaciones coloquiales, ambigüedades y descripciones genéricas que dificultan la interpretación y ejecución de las requisiciones. Adicionalmente, se plantea la definición de una estrategia apoyada en herramientas digitales que permita a los líderes y coordinadores acceder de manera permanente y actualizada a la codificación oficial de centros de costos, puntos de venta y sus respectivas denominaciones. Esta medida busca reducir errores en la identificación de códigos y nombres de puntos de venta, facilitar el diligenciamiento del formato y disminuir las devoluciones o validaciones adicionales solicitadas por el área de logística. Por último, como eje transversal de la solución, se propone la implementación de un proceso de capacitación estructurada sobre el correcto diligenciamiento del formato de requisiciones y el cumplimiento de los lineamientos establecidos. Dicha capacitación no se limitaría a una actividad informativa, sino que incorporaría mecanismos de verificación, evaluación y medición de resultados, mediante el uso de indicadores de gestión que permitan evaluar la reducción de errores, la mejora en la calidad de la información y la eficiencia del proceso. Esto contribuiría a fortalecer la responsabilidad administrativa de los solicitantes y a consolidar una cultura organizacional orientada al orden, la estandarización y el mejoramiento continuo.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para la construcción e implementación de la solución propuesta, se adoptará una metodología de enfoque basada en el mejoramiento continuo de procesos, la estandarización documental y la articulación con otras áreas, con el fin de optimizar el procedimiento de requisiciones de bienes y activos del área comercial. Esta metodología se desarrollará de manera progresiva durante el periodo de práctica, combinando el análisis documental, el trabajo colaborativo y la aplicación de herramientas de gestión administrativa. En una primera fase, se realizará un diagnóstico detallado del proceso actual de requisiciones, mediante la revisión de los formatos utilizados, el análisis de las bases de datos existentes y la identificación de errores recurrentes, reprocesos y tiempos de respuesta. Esta actividad permitirá caracterizar el flujo real del procedimiento, desde la solicitud inicial hasta la remisión final al área de logística, y establecer los principales puntos críticos que afectan la eficiencia y la calidad de la información. En una segunda fase, se desarrollará la propuesta de actualización del formato de requisición de bienes o servicios, en articulación con las áreas de logística y calidad. Esta actividad consistirá en la revisión de la estructura del formato vigente, la evaluación de su coherencia con los requerimientos operativos y normativos, y la formulación de ajustes orientados a mejorar su claridad, funcionalidad y facilidad de diligenciamiento, garantizando el cumplimiento de los lineamientos establecidos en la norma técnica NTC ISO aplicable al control documental y a la gestión de procesos. Posteriormente, se elaborará una lista de activos estandarizada, validada por las áreas involucradas, que permita unificar la nomenclatura de los bienes y activos requeridos por los puntos de venta. Esta actividad incluirá la recopilación de los activos más solicitados, la definición de descripciones técnicas básicas y la organización de la información de manera accesible para los líderes y coordinadores del área comercial, con el fin de reducir ambigüedades y errores en las solicitudes. De manera paralela, se diseñará y estructurará una base de datos de seguimiento de requisiciones, que permita registrar, actualizar y monitorear el estado de cada solicitud, tanto autorizada como pendiente o con novedades. Esta herramienta facilitará el control administrativo del proceso, mejorará la trazabilidad de las requisiciones y fortalecerá la articulación entre el área comercial y logística, contribuyendo a una gestión más eficiente y transparente. Adicionalmente, se apoyará la definición de una estrategia digital que permita el acceso permanente y actualizado a la información oficial de centros de costos, códigos y nombres de puntos de venta, con el propósito de disminuir errores de codificación y facilitar el diligenciamiento correcto del formato de requisiciones por parte de los solicitantes. Como paso final, se diseñará e implementará un proceso de capacitación orientado a los líderes y coordinadores del área comercial, enfocado en el correcto diligenciamiento del formato de requisiciones, el uso de la lista de activos estandarizada y el cumplimiento de los lineamientos definidos. Esta capacitación incorporará mecanismos de evaluación y seguimiento, tales como listas de verificación e indicadores de gestión, que permitan medir la efectividad de la metodología aplicada, evidenciar mejoras en la calidad de la información y promover una cultura organizacional orientada al orden, la estandarización y el mejoramiento continuo.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Como resultado de la implementación de la solución propuesta para el mejoramiento del proceso de requisiciones de bienes y activos del área comercial, se espera generar beneficios administrativos, operativos y organizacionales que contribuyan al fortalecimiento de la gestión interna de Superservicios de Nariño SAS. Se prevé una disminución significativa de los errores recurrentes en el diligenciamiento de los formatos de requisición, especialmente aquellos relacionados con información incompleta, uso de denominaciones no estandarizadas, inconsistencias en la codificación de puntos de venta y ausencia de datos obligatorios. Esta mejora permitirá reducir reprocesos, devoluciones de solicitudes y ajustes posteriores que actualmente retrasan el trámite normal del proceso. Asimismo, se espera una optimización en los tiempos de respuesta del proceso de requisiciones, como consecuencia de contar con formatos más claros, información estandarizada y un sistema de seguimiento que facilite la trazabilidad de cada solicitud desde su recepción hasta su gestión por el área de logística. Esto favorecerá una mayor articulación entre el área comercial, la subgerencia comercial y logística. Como beneficio adicional, la implementación de una base de datos estructurada permitirá fortalecer el control y la organización de la información relacionada con las requisiciones, facilitando la consulta, el seguimiento y el análisis histórico de las solicitudes. Esto aportará mayor confiabilidad a la información y apoyará la toma de decisiones administrativas basadas en datos. También se espera una mejora en la comunicación interna entre líderes, coordinadores, área comercial y logística, a partir de la adopción de una lista de activos estandarizada que unifique el lenguaje técnico utilizado en las solicitudes. Esta estandarización contribuirá a eliminar ambigüedades, interpretaciones erróneas y solicitudes imprecisas. De igual manera, se proyecta una reducción de errores asociados a la identificación de centros de costos y puntos de venta, gracias al acceso a información actualizada y validada, lo que facilitará el diligenciamiento correcto de los formatos y disminuirá las validaciones adicionales requeridas por logística. Por último, se espera fortalecer las competencias administrativas de los líderes y coordinadores del área comercial mediante procesos de capacitación y evaluación sobre el correcto diligenciamiento de requisiciones. Esto contribuirá a consolidar una cultura organizacional orientada al orden, la estandarización y el cumplimiento de los procedimientos internos, generando mejoras sostenibles en el tiempo.
7. Producto a entregar (PPM).	Formato de requisición de bienes o servicios actualizado y optimizado. Lista de activos estandarizada y validada institucionalmente. Repositorio digital con información actualizada de centros de costos y puntos de venta. Guía básica de diligenciamiento del formato de requisición. Registro de capacitación y evaluación sobre el proceso de requisiciones. Informe final de resultados del Plan de Mejoramiento.
8. Cronograma de trabajo.	Semanas 1 a 6. Ejecución de actividades operativas y reconocimiento del proceso: Desarrollo de las actividades asignadas en el área comercial, relacionadas con la gestión de requisiciones, control documental, elaboración y actualización de bases de datos, reportes administrativos y apoyo a los procesos internos. Durante este periodo se adquiere conocimiento práctico del funcionamiento del proceso de requisiciones y de las principales dificultades operativas existentes. Semanas 7 a 8. Diagnóstico del proceso de requisiciones: Análisis del proceso actual de requisiciones de bienes y activos del área comercial, identificación de falencias, reprocesos y riesgos administrativos, así como levantamiento de información con las áreas involucradas para sustentar la problemática a intervenir. Semanas 9 a 12. Diseño de la Propuesta de Plan de Mejoramiento: Formulación de la Propuesta de Plan de Mejoramiento orientada a la optimización del proceso de requisiciones, incluyendo la mejora del formato, la estandarización de activos, la organización de la información y la definición de lineamientos administrativos. Semanas 13 a 15. Validación y socialización de la propuesta: Socialización de la propuesta de mejora con las áreas de logística, calidad y comercial, revisión de observaciones y ajustes necesarios para asegurar su coherencia con los procesos institucionales. Semanas 16 a 17. Consolidación de la PPM y elaboración de productos: Ajuste final de la Propuesta de Plan de Mejoramiento, elaboración de los productos definidos y recopilación de evidencias que respalden el trabajo realizado durante la práctica. Semana 18. Presentación de resultados y entrega de productos finales: Presentación formal de los resultados del Plan de Trabajo y entrega de los productos finales del Plan de Mejoramiento a la empresa y a la institución educativa.
Nombres	José Daniel
Apellidos	León Getial
Código	220142008
Celular	3117915780
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	josedlg1999@gmail.com
Asesor	Marcela Bastidas Vivas
Observaciones.	Ninguna