2026A PT 221142040

Marca Temporal	3/24/2026, 9:02:26 PM
1. Presentación de la empresa.	Representaciones Lastra SAS es una Sociedad por Acciones Simplificada constituida el 13 de enero de 1984, con sede principal en la ciudad de Cali, Valle del Cauca. La empresa se dedica al comercio al por mayor no especializado, enfocándose en la comercialización de productos desechables y productos masivos de alta rotación en el mercado. Con más de 30 años de trayectoria, la organización se ha consolidado como un aliado estratégico para sus clientes, ofreciendo un portafolio amplio y competitivo que responde ante las necesidades del sector comercial, institucional y empresarial. Su gestión se orienta al trabajo en equipo, al crecimiento sostenible y a la generación de valor a través de un servicio oportuno, confiable y eficiente. En la actualidad la empresa cuenta con agencias en Cali, Neiva, Pasto y Dosquebradas, lo que le permite atender de manera estratégica diferentes departamentos del país, lo que la convierte en una organización amplia en su cobertura, además de fortalecer su presencia regional. Lastra ha mostrado crecimiento en ingresos y activos durante los últimos años, reflejando estabilidad financiera y capacidad para expandirse. En la sede Pasto, el área de Televentas cumple un papel fundamental en la gestión de pedidos, atención a clientes, organización de facturación y apoyo administrativo. Este proceso actúa como un canal directo de comunicación con los clientes, facilitando la toma de pedidos, la verificación de condiciones comerciales y el seguimiento a las entregas. Su correcta operación impacta directamente en la satisfacción del cliente, el control documental y el cumplimiento de los objetivos comerciales.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Durante el desarrollo de la práctica en el área de Televentas y Archivo de Facturación en la sede Catambuco, se identificaron las siguientes situaciones: Extravío de facturas firmadas Las facturas entregadas a los clientes son firmadas como evidencia de recibido. Sin embargo, en algunos casos estas facturas se extravían, lo que dificulta, la verificación de entrega de mercancía, la elaboración de notas de devolución, la validación ante reclamaciones del cliente, lo que deja en evidencia las debilidades en el control de la información documentada y en la trazabilidad del proceso. Dificultad en el manejo del portafolio de productos La empresa cuenta con múltiples referencias de productos, lo que genera dificultad en, el aprendizaje de nuevas personas, la identificación rápida de productos y la reducción de errores en pedidos, desde el enfoque de calidad, estas situaciones muestran la necesidad de fortalecer el control documental y la organización del conocimiento del portafolio, alineado con los principios de la gestión por procesos y mejora continua establecidos en la norma ISO 9001.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Las problemáticas identificadas en el manejo y control de las facturas firmadas, así como en la organización del portafolio de productos, pueden generar impactos significativos en la calidad del servicio prestado. El extravío de facturas firmadas como evidencia de entrega afecta directamente la trazabilidad de las operaciones comerciales, dificultando la verificación oportuna de la entrega de mercancía y retrasando la gestión de devoluciones, notas crédito o aclaraciones con los clientes. Esta situación puede ocasionar reprocesos administrativos, mayor carga operativa para el personal y pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos físicos, lo que reduce la eficiencia del proceso y aumenta el riesgo de errores adicionales. La falta de un control documental organizado puede derivar en pérdida de información relevante, afectando la confiabilidad de los registros y debilitando el soporte ante posibles reclamaciones. Desde el punto de vista del cliente, estas demoras o inconsistencias pueden generar inconformidades, pérdida de confianza y percepción negativa del servicio, impactando la satisfacción y fidelización, de igual manera la alta cantidad de referencias de productos incrementa la curva de aprendizaje para nuevos colaboradores y puede generar errores en la toma de pedidos, afectando la exactitud en la facturación y el despacho. Esto no solo impacta la eficiencia interna, sino también la experiencia del cliente, quien espera respuestas ágiles y precisas.
4. Posible solución a explorar.	se plantea estandarizar el proceso mediante la elaboración de un procedimiento básico donde se definan claramente las etapas de recepción, revisión, organización y almacenamiento de las facturas firmadas, así como los responsables en cada fase (conductor, jefe de bodega y personal administrativo). Como medida preventiva, se sugiere establecer un sistema básico de digitalización, donde las facturas firmadas sean escaneadas o fotografiadas antes de su archivo definitivo, creando una carpeta digital organizada por fechas o consecutivos. De esta manera, en caso de extravío del documento físico, se contaría con un respaldo digital que sirva como evidencia de entrega. Con el fin de optimizar el proceso de tomar pedidos sin modificar el sistema existente, se propone implementar herramientas de apoyo que faciliten el acceso rápido a la información más relevante para el área de televentas. se plantea realizar una clasificación básica del portafolio utilizando el método ABC, identificando los productos de mayor rotación (categoría A), los de rotación media (categoría B) y los de menor rotación (categoría C). Esta clasificación permitirá enfocar el aprendizaje y la consulta principalmente en los productos que representan la mayor parte de las ventas, reduciendo la complejidad operativa y mejorando la eficiencia en la atención. También se propone elaborar un listado maestro de apoyo para televentas, organizado por categorías de productos, que incluya información esencial como código, nombre del producto, presentación y observaciones generales. Este listado no reemplazará el sistema, sino que funcionará como una herramienta de consulta rápida que facilite la identificación de referencias frecuentes y reduzca el tiempo de búsqueda.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	La metodología de trabajo se fundamentará en el ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar), promoviendo la mejora continua de los procesos del área de televentas y del manejo documental. Planear En esta fase se realizará el diagnóstico del proceso actual, identificando cómo se gestionan y archivan las facturas firmadas, cuáles son los puntos críticos donde pueden extraviarse y qué responsables intervienen en cada etapa (conductor, jefe de bodega y personal administrativo). Asimismo, se analizará el portafolio de productos a través del sistema existente, identificando el volumen de referencias y determinando cuáles son los productos de mayor rotación, con el fin de aplicar la clasificación ABC. En esta etapa también se definirá la estructura del procedimiento básico de archivo, el modelo de organización digital y el diseño del listado maestro de apoyo para televentas. Hacer Durante esta fase se ejecutarán las acciones propuestas: • Elaboración del procedimiento básico para la recepción, revisión y archivo de facturas firmadas. • Implementación del registro de control complementario. • Organización de las facturas bajo criterios definidos. • Creación de propuesta de carpeta digital estructurada para el respaldo de facturas escaneadas o fotografiadas. • Aplicación de la clasificación ABC al portafolio. • Diseño del listado maestro de apoyo para televentas. • Consolidación de un archivo con los productos más vendidos por cliente frecuente. Verificar En esta etapa se evaluará: • Si disminuye el tiempo de búsqueda de facturas. • Si se reduce el riesgo de pérdida documental. • Si el listado maestro facilita la toma de pedidos. • Si mejora la agilidad en la atención telefónica. • Si se reducen errores en la digitación de referencias. Se podrán realizar comparaciones simples antes y después de la implementación, mediante observación directa y tiempos estimados de búsqueda. Actuar Con base en los resultados obtenidos, se realizarán ajustes al procedimiento y a las herramientas implementadas, asegurando que sean prácticas y sostenibles en el tiempo. Finalmente, se socializarán las mejoras con el equipo de trabajo y se dejará documentado el proceso para su continuidad.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	• Mayor control y trazabilidad de las facturas firmadas. • Disminución del riesgo de extravío documental. • Reducción del tiempo de búsqueda de soportes físicos. • Respaldo digital como evidencia de entrega. • Mejora en la organización interna del archivo. • Mayor agilidad en la toma de pedidos. • Disminución de errores en la digitación de referencias. • Reducción de la curva de aprendizaje para nuevos colaboradores. • Fortalecimiento del servicio al cliente y la eficiencia operativa.
7. Producto a entregar (PPM).	Informe final de práctica Propuesta de digitalización de facturas firmadas por los clientes Listado de apoyo maestro para televentas, listado ABC.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1 – 2 Inducción, conocimiento del proceso y diagnóstico inicial. Semana 3 – 4 Análisis del flujo actual de facturación y detección de puntos críticos. Semana 5 – 6 Diseño del procedimiento básico de archivo y formato de control. Semana 7 – 8 Implementación del sistema de respaldo digital. Semana 9 – 10 Organización física del archivo bajo criterios definidos. Semana 11 – 12 Análisis del portafolio y aplicación de clasificación ABC. Semana 13 – 14 Elaboración del listado maestro de apoyo para televentas. Semana 15 Consolidación de archivo de productos por cliente frecuente. Semana 16 Evaluación de resultados y ajustes necesarios. Semana 17 Socialización de mejoras y documentación final del proceso. Semana 18 Entrega del informe final y cierre de práctica.
Nombres	Yenny Melany
Apellidos	Riascos Tello
Código	221142040
Celular	3146242119
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	yennymelanyriascostello1@gmail.com
Asesor	Marcela Bastidas Vivas
Observaciones.	Ninguna.