2026A PT 221142047

Marca Temporal	4/23/2026, 9:59:18 AM
1. Presentación de la empresa.	La Alcaldía Municipal de Ospina es una entidad pública territorial encargada de la administración y gestión de los recursos del municipio, garantizando el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y el bienestar de la comunidad. Dentro de su estructura administrativa, el área de Gestión Documental cumple un papel fundamental, ya que es responsable de organizar, custodiar y conservar la documentación producida y recibida por las diferentes dependencias. Esta área permite mantener el control de la información institucional, facilitar la consulta de documentos y apoyar los procesos administrativos y legales de la entidad.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En el área de Gestión Documental de la Alcaldía Municipal de Ospina se evidencia que el archivo de gestión presenta algunas dificultades organizativas básicas, principalmente relacionadas con la falta de actualización del inventario documental y la ausencia de rotulación uniforme en varias carpetas y cajas. Algunos expedientes no se encuentran organizados cronológicamente, existen carpetas sin identificación clara y el inventario no refleja completamente el contenido actual del archivo. Esta situación no representa un problema estructural grave, pero sí genera demoras al momento de ubicar documentos específicos solicitados por funcionarios o ciudadanos. La adecuada organización del archivo es importante porque permite agilizar la consulta de información, apoyar la toma de decisiones y garantizar el cumplimiento de los principios de eficiencia y transparencia en la administración pública.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	• Retrasos en la búsqueda de documentos. • Pérdida de tiempo del personal administrativo. • Desorden visual en estanterías y cajas. • Riesgo de extravío o duplicidad documental. • Dificultad para responder oportunamente a solicitudes internas o externas.
4. Posible solución a explorar.	Como solución, se propone desarrollar un proceso sencillo de organización y actualización del archivo de gestión, enfocado en: • Revisar el estado actual del archivo. • Organizar los expedientes de manera cronológica. • Rotular correctamente carpetas y cajas. • Actualizar el inventario documental en formato digital. • Realizar una verificación general para asegurar coherencia entre el archivo físico y el inventario. La propuesta no requiere inversiones adicionales ni cambios estructurales, sino organización progresiva y seguimiento continuo.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	La metodología será práctica y progresiva, en primer lugar se realizará una revisión general del estado actual del archivo para identificar carpetas sin rotulación y expedientes desorganizados. Posteriormente, se procederá a la organización física de los documentos, ordenándolos cronológicamente dentro de cada expediente y realizando la foliación básica cuando sea necesaria. Luego, se actualizará el inventario documental en Excel, registrando correctamente cada carpeta y su contenido. Finalmente, se realizará una revisión general y se elaborará un informe con los resultados obtenidos y recomendaciones para mantener el orden del archivo.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Con la implementación de este plan de trabajo se espera: • Archivo organizado y con mejor presentación. • Carpetas y cajas correctamente rotuladas. • Inventario documental actualizado. • Mayor rapidez en la ubicación de documentos. • Optimización del tiempo del personal administrativo. • Mejor control interno de la información institucional. Estos resultados contribuirán a mejorar la eficiencia administrativa y el manejo adecuado de la documentación oficial.
7. Producto a entregar (PPM).	• Inventario documental actualizado en formato digital (Excel). • Archivo físico organizado y rotulado. • Informe final con descripción de actividades realizadas y resultados obtenidos. • Cronograma ejecutado.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1-2 Revisión general del archivo y diagnostico basico Semana 3-4 Identificacion de carpetas sin rotulacion Semana 5-6 Elaboracion y colocacion de rotulos Semana 7-8 Organizacion cronologica de documentos Semana 9-10 Foliacion basica de expedientes Semana 11-12 Actualizacion inicial del inventario en excel Semana 13-14 Continuacion y verificacion del inventario Semana 15-16 Organizacion de cajas y estanterias Semana 17 Revision general y ajustes finales Semana 18 Elaboracion y entrega del informe final.
Nombres	Yuliana Veronica
Apellidos	Rodriguez Yampuezan
Código	221142047
Celular	3206128106
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	yulianarodriguez737@gmail.com
Asesor	Jairo Medina Morillo
Observaciones.	Ninguna