2026A PT 221043031

Marca Temporal	5/20/2026, 4:50:25 PM
1. Presentación de la empresa.	La Universidad de Nariño es una institución de educación superior, entidad organizada como ente universitario autónomo, de carácter público del orden departamental, con régimen especial, gobierno propio, capacidad para organizarse, designar sus propias autoridades, dictar sus normas y reglamentos de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente y respetuosa de sus principios, que se enfoca en la formación académica, promoviendo la formación académica investigativa y comprometida con la justicia social, buscando el desarrollo regional en la dimensión intercultural. Su estructura organizacional se conforma por diferentes dependencias y secciones académicas y administrativas que trabajan de manera articulada para garantizar una excelente prestación de sus servicios educativos y el cumplimiento de su misión institucional. En el desarrollo de su funcionamiento, la Sección de Talento Humano cumple un papel fundamental en la gestión y desarrollo de procesos en seguridad social, afiliaciones, manejo de incapacidades y administración documental, asegurando el cumplimiento de la normatividad vigente y el bienestar de toda la comunidad universitaria.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En la Sección de talento Humano de la Universidad de Nariño, se evidencia una debilidad en la eficiencia del manejo de Seguridad Social en incapacidades médicas, a causa de la falta de estandarización para su recepción, registro, control y seguimiento. Actualmente, las incapacidades son recibidas por medio de dos canales (físico y correo electrónico) sin tener un mecanismo que unifique todas las incapacidades y licencias allegadas, lo que impide consolidar información que sea de fácil acceso y con información precisa y oportuna. Esta situación genera falta de control de seguimiento en variables importantes como el número de incapacidades por persona, la cantidad de días acumulados, el tipo de incapacidad (Enfermedad general, Accidente laboral, Accidente de tránsito, Licencia de maternidad, Licencia de paternidad) y la continuidad de las mismas (prórrogas). Como consecuencia, se encuentran inconsistencias en la gestión de los procesos administrativos, tales como duplicidad en el registro de incapacidades al momento de pasar a nomina, clasificación incorrecta respecto a su origen, omisión de prórrogas y posibles fallas en la liquidación y reporte al área de nómina. Por tanto, se identifican casos en los que las incapacidades no son oportunamente tramitadas mediante la respectiva resolución como acto administrativo, lo que puede derivar en retrasos o errores en los pagos al trabajador. En compendio, la problemática radica en la falta de un sistema integral de control y tramite de incapacidades, lo cual impacta la eficiencia operativa, la calidad de la información y el cumplimiento adecuado de los procesos relacionados con la seguridad social y la nómina institucional.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La problemática en mención causa los siguientes impactos dentro de la organización: • Errores en la liquidación de nómina: La falta de control y verificación de las incapacidades puede ocasionar pagos incorrectos, ya sea por duplicidad, omisión o clasificación inadecuada del tipo de incapacidad, afectando directamente la precisión de la nómina. • Riesgo de incumplimiento normativo: La incorrecta gestión de incapacidades puede conllevar en incumplimientos frente a la normativa vigente en seguridad social, especialmente en lo relacionado con el reconocimiento, trámite y reporte oportuno ante las entidades correspondientes (EPS, ARL). • Afectación en la trazabilidad de la información: La inexistencia de un registro consolidado impide llevar un control claro sobre los días acumulados de incapacidad, las prórrogas y la recurrencia de los casos, limitando la gestión administrativa y el control interno. • Retrasos en los procesos administrativos: La falta de estandarización genera reprocesos, mayor carga operativa y demoras en la emisión de resoluciones y el traslado de información a nómina. • Debilidad en la gestión del ausentismo laboral: La ausencia de información organizada dificulta el análisis y seguimiento de los casos de incapacidad, lo que limita la toma de decisiones estratégicas en materia de gestión del talento humano.
4. Posible solución a explorar.	Se propone el diseño e implementación de una herramienta de control en Excel, estructurada como una base de datos para la gestión de incapacidades médicas en la Universidad de Nariño. La herramienta tendrá como finalidad centralizar la información en un único sistema de registro, permitiendo realizar el control y seguimiento de cada incapacidad desde su recepción hasta la finalización del trámite administrativo. Para ello, se incluirán variables como identificación del funcionario, tipo de incapacidad, número de días, fechas de inicio y terminación, Ips de atención Donde se plantea la automatización del proceso de elaboración de resoluciones mediante una plantilla institucional en Word vinculada a la base de datos en Excel a través de herramientas de combinación de correspondencia. Este procedimiento permitirá generar resoluciones de manera masiva, reduciendo tiempos operativos y errores de digitación. Para la generación de las resoluciones será necesario ingresar únicamente algunos datos básicos relacionados con la incapacidad. Los demás campos podrán completarse automáticamente mediante funciones de búsqueda asociadas a la base de datos de la oficina de seguridad social y a las planillas de seguridad social. De esta manera, al registrar el número de cédula del funcionario, el sistema podrá cargar información como nombres, Eps donde se encuentra afiliado y dependencia para la elaboración del acto administrativo. Finalmente, una vez consolidada la información en la base de datos, el sistema permitirá generar automáticamente las resoluciones correspondientes mediante la combinación de registros con la plantilla institucional establecida, fortaleciendo la organización documental y el control administrativo del área.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para el desarrollo del presente Plan de Trabajo, se empleó una metodología basada en el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), que va enfocada al diseño e implementación de una herramienta de gestión en Excel para el buen manejo del proceso de incapacidades en la Universidad de Nariño. • Fase 1: Planeación Actividades: Análisis del proceso actual de gestión de incapacidades. Identificación de debilidades en el manejo de la información. Definición de los requerimientos y estructura de la base de datos. • Fase 2: Desarrollo e implementación Actividades: Diseño y estructuración de la base de datos Implementación de validaciones, listas desplegables y fórmulas. Proceso masivo de creación de resoluciones mediante correspondencia. • Fase 3: Verificación Actividades: Pruebas de funcionamiento con datos reales o simulados. Validación de la herramienta y detección de errores. Ajustes de acuerdo a los resultados obtenidos. • Fase 4: Aplicación y mejora Actividades: Socialización del uso de la herramienta con los funcionarios de la oficina de Seguridad Social. Capacitación en su correcto uso y atención a inquietudes. Implementación y seguimiento del proceso de implementación y transición. Consideraciones para la implementación El desarrollo de la metodología contempla la participación de los funcionarios involucrados, la socialización del proceso y la capacitación en el uso de la herramienta, con el fin de garantizar su adecuada aplicación y durabilidad en el área al paso de los días.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	• La implementación permitirá la herramienta de control en Excel, se espera alcanzar los siguientes resultados en el área de gestión de seguridad social de la Universidad de Nariño: • Centralización y organización de la información relacionada con incapacidades médicas en una única base de datos estructurada. • Mejora la trazabilidad de cada incapacidad, permitiendo el seguimiento de los días acumulados, las prórrogas y el estado del trámite. • Reducción de errores en el registro, clasificación y reporte de incapacidades al Área de Nómina. • Optimización de los tiempos en los procesos administrativos asociados a la gestión de incapacidades. • Fortalecimiento del control interno y de la confiabilidad de la información. • Apoyo en la toma de decisiones mediante información organizada, actualizada y verificable.
7. Producto a entregar (PPM).	Como resultado del desarrollo del presente plan de mejoramiento, se contemplan los siguientes productos: • Plantilla en Word insertados los campos a modificar en las incapacidades. • Base de datos en Excel estructurada, funcional y validada. • Diapositivas de explicación de funcionamiento de la base de datos. • Informe del plan de mejoramiento. • Informe final de práctica empresarial.
8. Cronograma de trabajo.	El desarrollo del plan de trabajo (PT) el cual se llevará a cabo durante el periodo de práctica, distribuido en fases de la siguiente manera: Actividad Enero Febrero Marzo Abril Mayo Inducción y reconocimiento del área de trabajo X Diagnóstico de los procesos actuales X X Diseño de la base de datos en Excel X X Implementación de controles y validaciones X X Pruebas y ajustes de la herramienta X X Aplicación, seguimiento y mejora X Elaboración de informe final X.
Nombres	DIEGO ANDRES
Apellidos	CHAVES BRUBANO
Código	221043031
Celular	3226646961
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	diegochavesadmon@gmail.com
Asesor	Omar Villareal
Observaciones.	Ninguna