2026A PT 221142007

Marca Temporal	5/12/2026, 12:10:05 AM
1. Presentación de la empresa.	SuperGIROS, cuya razón social es Superservicios de Nariño S. A. , es una empresa dedicada a la prestación de servicios de giros, recaudos, pagos y soluciones transaccionales, reconocida por su amplia cobertura y compromiso con la calidad en la atención al cliente. La organización cuenta con una trayectoria importante en la región, ofreciendo servicios confiables y eficientes a través de una amplia red de puntos de atención distribuidos estratégicamente. Superservicios de Nariño S. A. se caracteriza por mantener un enfoque orientado al mejoramiento continuo, la innovación y la eficiencia en sus procesos administrativos y operativos, buscando fortalecer constantemente la prestación de sus servicios y la satisfacción de sus usuarios. Gracias a su capacidad organizacional y operativa, la empresa se ha consolidado como una organización de gran importancia en el sector de servicios y transacciones, contribuyendo al desarrollo económico y social de las comunidades donde tiene presencia.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Actualmente, en Superservicios de Nariño S. A. algunos procesos relacionados con la comunicación interna y el envío de información a los colaboradores se realizan de manera manual, lo que puede generar demoras en la entrega de notificaciones, dificultades en el seguimiento de la información y mayor tiempo en la ejecución de actividades administrativas y operativas. Esta situación ocasiona que ciertos procesos dependan constantemente de la gestión manual del personal encargado, incrementando la posibilidad de omisiones, retrasos o inconsistencias en la información enviada. Además, la gestión manual de correos y avisos internos puede dificultar el control y organización de documentos relacionados con diferentes actividades de la empresa, afectando la eficiencia y trazabilidad de los procesos. Debido al crecimiento operativo y a la necesidad de optimizar tiempos de respuesta, surge la necesidad de implementar herramientas tecnológicas que permitan automatizar actividades repetitivas, mejorar la comunicación con los colaboradores y fortalecer la eficiencia en el desarrollo de los procesos internos de la organización.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	-Retrasos en la comunicación y notificación de información a los colaboradores. -Mayor tiempo en la ejecución de procesos administrativos y operativos. -Incremento de errores u omisiones en el envío de información. -Dificultad en el control y seguimiento de documentos y registros internos. -Dependencia de procesos manuales repetitivos. -Disminución en la eficiencia y productividad de algunos procesos internos. -Dificultades en la trazabilidad y organización de la información. -Limitaciones para optimizar y modernizar procesos mediante herramientas tecnológicas.
4. Posible solución a explorar.	Para abordar las dificultades presentadas en los procesos de comunicación y gestión de información dentro de Superservicios de Nariño S. A. , se propone implementar una herramienta de automatización mediante Microsoft Power Automate, una de las soluciones tecnológicas ofrecidas por Microsoft 365. Esta herramienta permitirá automatizar el envío de correos electrónicos y notificaciones internas, optimizando tiempos, mejorando el flujo de información y facilitando el seguimiento de diferentes procesos administrativos y operativos. La implementación de esta solución tecnológica contribuirá a reducir actividades manuales repetitivas, disminuir posibles errores en la gestión de información y fortalecer la organización de documentos y registros internos. Además, el uso de Microsoft Power Automate permitirá que la automatización pueda adaptarse a diferentes necesidades de la empresa, apoyando el mejoramiento continuo, la modernización de procesos y la eficiencia en las actividades desarrolladas dentro de la organización.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	-Analizar el proceso actual de gestión de la entrega de dotación dentro de Superservicios de Nariño S. A. , identificando cómo se realiza la coordinación entre la sede administrativa y los encargados de cada zona. -Identificar la forma en que actualmente se maneja la comunicación interna, la cual se realiza principalmente a través de los responsables zonales, quienes actúan como intermediarios para la recolección y entrega de actas de dotación. -Examinar las principales dificultades del proceso actual, teniendo en cuenta la dependencia de la respuesta de los encargados de zona para la recopilación oportuna de las actas y el control de la información. -Analizar las condiciones del flujo actual de información, evaluando los tiempos de respuesta, la trazabilidad de las actas y la efectividad de la comunicación entre la sede central y las diferentes zonas. -Proponer la implementación de un flujo de automatización mediante Microsoft Power Automate, orientado a mejorar la comunicación, optimizar la notificación de información y fortalecer el control y seguimiento del proceso de entrega de dotación.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	La implementación de la automatización mediante Microsoft Power Automate en Superservicios de Nariño S. A. permitirá mejorar la comunicación interna y la coordinación entre la sede administrativa y los encargados de zona, haciendo más eficiente el flujo de información. Con esta solución se espera reducir los tiempos en la recolección y verificación de las actas de entrega de dotación, disminuir errores en el manejo manual de la información y mejorar el control y la trazabilidad del proceso. En general, contribuirá a optimizar las actividades administrativas, fortalecer la eficiencia operativa y abrir la posibilidad de aplicar la automatización en otros procesos de la empresa.
7. Producto a entregar (PPM).	“Implementación de una Estrategia de Automatización de Procesos de Comunicación Interna para la Optimización de la Gestión de Entrega de Dotación en Superservicios de Nariño S. A. mediante Microsoft Power Automate”.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1-2: Reconocimiento del proceso actual de gestión de entrega de dotación dentro de Superservicios de Nariño S. A. y recolección de información básica del flujo de comunicación entre la sede administrativa y los encargados de zona. Semana 3-4: Identificación de fallas, tiempos de respuesta y principales dificultades del proceso actual en la recolección de actas de entrega de dotación. Semana 5: Presentación del plan de trabajo (PT) al jefe inmediato para revisión y aprobación. Semana 6-9: Diseño de la propuesta de automatización del proceso mediante Microsoft Power Automate y estructuración del flujo de trabajo. Semana 10-13: Implementación y pruebas del flujo automatizado para el envío de notificaciones y seguimiento del proceso de dotación. Semana 14-15: Evaluación de resultados preliminares y análisis de mejoras en la comunicación y control del proceso. Semana 16: Ajustes a la automatización según observaciones del proceso y retroalimentación interna. Semana 17: Presentación del plan de mejoramiento (PPM) y socialización de resultados. Semana 18: Entrega final del proyecto con ajustes finales y consolidación del documento.
Nombres	Jhon Fredy
Apellidos	Pantoja Espinosa
Código	221142007
Celular	3160922581
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	JHONPANTOJA2003@GMAIL.COM
Asesor	Oscar Ramos
Observaciones.	ninguna