2026A PT 221043008

Marca Temporal	6/4/2026, 12:42:28 PM
1. Presentación de la empresa.	La Cámara de Comercio de Pasto es una entidad privada sin ánimo de lucro, de carácter corporativo y gremial, encargada de cumplir funciones propias reconocidas por el Código de Comercio, la Ley 1727 de 2014 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, en su gestión institucional maneja información registral, contractual, administrativa y de proveedores, por lo que requiere procesos documentados, trazables y controlados, de acuerdo con su Manual de Calidad, la entidad orienta su misión al desarrollo empresarial regional mediante la seguridad jurídica en registros públicos, la promoción de iniciativas empresariales, el fortalecimiento del tejido empresarial y la articulación público-privada, esta misión exige que los procesos de apoyo, entre ellos Gestión Administrativa y Logística, funcionen con oportunidad, orden documental y confiabilidad operativa. El proceso de Gestión Administrativa y Logística cumple una función de apoyo esencial: garantizar la disponibilidad de recursos, compras, insumos, servicios, información de proveedores y soportes administrativos necesarios para que las demás áreas puedan operar, su gestión se articula con la Coordinación Administrativa, la Coordinación de Compras, el Departamento Administrativo y Financiero, Secretaría General, Planeación, Control de Gestión y el Sistema de Gestión de Calidad. La problemática detectada aparece en un momento de transición institucional: la creación de una nueva Coordinación Administrativa modificó roles, responsabilidades y flujos de trabajo, pero dichos cambios no fueron actualizados con la misma oportunidad en la documentación del proceso, en el gestor ISWO ni en los permisos del aplicativo JSP7, por eso, el proceso quedó expuesto a fallas de trazabilidad, retrasos operativos y debilidad probatoria frente a auditorías internas.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	El diagnóstico se construye con base en tres fuentes internas: el informe de auditoría de Gestión Logística de la vigencia 2025, el acta de seguimiento al plan de acción del 14 de abril de 2026 y el formato F-GC-036 de plan de acción y seguimiento del proceso, estas fuentes permiten identificar que la situación no corresponde a una falla menor, sino a un incumplimiento integral de acciones comprometidas frente al Sistema de Gestión de Calidad. En el acta de seguimiento se establece que no se presentaron acciones para subsanar los hallazgos y, en consecuencia, no existían evidencias por parte de la oficina Administrativa y Logística, igualmente, se dejó constancia de que el área tenía cuatro hallazgos pendientes y ninguno había sido subsanado, esta conclusión activa la necesidad de un plan de mejoramiento con soportes de cierre verificable; el informe de auditoría interna de Gestión Logística, correspondiente a la auditoría número 08 de septiembre de 2025, tuvo como objetivo revisar el cumplimiento de los requisitos de la NTC ISO 9001:2015 en los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Cámara de Comercio de Pasto, dentro de la lista de verificación se revisaron requisitos asociados con información documentada, planificación de cambios, control operacional, recursos, control de servicios suministrados externamente, auditoría interna, análisis, evaluación y mejora. La situación crítica se concreta en cuatro hallazgos: la falta de ajuste del proceso ante la creación de la Coordinación Administrativa, la desactualización de la caracterización y de los numerales 10 y 10. 3, la ausencia de usuario del aplicativo de gestión para la coordinación de compras y la necesidad de digitalizar y sistematizar la base de datos de proveedores.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La consecuencia más relevante es el debilitamiento del Sistema de Gestión de Calidad, porque un hallazgo sin evidencia de subsanación no permite demostrar mejora, control ni eficacia de las acciones implementadas, este punto es sensible para la entidad, ya que la auditoría interna y el seguimiento de acciones son mecanismos formales para verificar el cumplimiento de requisitos y la mejora continua, en términos operativos, la falta de alineación entre proceso, roles y plataformas genera demoras en solicitudes de compra, ingreso de productos, consulta de proveedores y toma de decisiones, cuando el líder del proceso no cuenta con usuario y permisos en JSP7, se obliga a depender de terceros, lo cual aumenta tiempos de respuesta y dificulta el seguimiento de responsabilidades. En términos documentales, la caracterización desactualizada produce una brecha entre lo que el proceso realmente hace y lo que el Sistema de Gestión de Calidad tiene publicado, esta diferencia es crítica porque la información documentada debe orientar la operación real, no quedarse como un archivo formal sin correspondencia con la práctica diaria, en términos de trazabilidad, la base de proveedores sin digitalización ni centralización dificulta identificar información vigente, soportes contractuales, historial de relación comercial y controles de actualización. Además, al tratarse de datos de contratistas y proveedores, la entidad debe manejar esta información con criterios de seguridad, actualización, confidencialidad y disponibilidad.
4. Posible solución a explorar.	El plan se fundamenta en la Gestión por Procesos y en la mejora continua mediante el ciclo PHVA, este enfoque es el más pertinente porque la problemática identificada se origina en una desalineación entre proceso, responsables, documentos, tecnología y evidencias, no se trata de una actividad aislada, sino de un sistema de trabajo que debe ser corregido de manera integral, la Gestión por Procesos entiende la organización como un conjunto de actividades interrelacionadas que transforman entradas en resultados con valor para usuarios internos y externos, el propio Manual de Calidad de la Cámara de Comercio de Pasto reconoce que su Sistema de Gestión de Calidad está basado en procesos secuenciales e interdependientes, orientados a generar valor y satisfacer necesidades de clientes internos y externos. El ciclo PHVA, asociado a Deming y usado ampliamente en gestión de calidad, permite estructurar la mejora de forma ordenada: Planear las acciones con base en diagnóstico y causa raíz; Hacer los ajustes documentales, tecnológicos y operativos; Verificar evidencias, indicadores y eficacia; y Actuar mediante estandarización de controles para evitar que el hallazgo se repita. La NTC ISO 9001:2015 refuerza esta decisión metodológica porque exige enfoque a procesos, información documentada, planificación de cambios, soporte, operación, evaluación de desempeño y mejora, además, ISO mantiene la edición 2015 como la quinta y actual versión de la norma mientras se desarrolla una nueva revisión, por lo que resulta correcto articular el plan a dicho marco normativo.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	La metodología se organiza en cuatro fases consecutivas, pero con verificación permanente. Cada fase genera productos y evidencias que deben incorporarse a una carpeta digital de cierre del plan. El propósito es que el proceso no solo declare avances, sino que pueda demostrar documentalmente cada acción realizada.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Cada evidencia debe cumplir cuatro condiciones: identificarse con el hallazgo que cierra, tener fecha, permitir verificar quién ejecutó o aprobó la acción y demostrar el resultado real, no se recomienda presentar únicamente correos de solicitud; se debe anexar la respuesta, captura, documento publicado, acta o registro que demuestre la implementación. La carpeta digital del plan debe organizarse en subcarpetas: H1 Procedimiento de compras, H2 Caracterización ISWO, H3 Usuario JSP7, H4 Base proveedores y Control transversal. Cada subcarpeta debe contener un archivo índice con nombre de evidencia, fecha, responsable y estado.
7. Producto a entregar (PPM).	Plan De Mejoramiento Estratégico De Reingeniería Y Acción Correctiva Los productos deben ser concretos y suficientes para que Control Interno, Calidad o Planeación puedan revisar el cierre sin depender de explicaciones verbales. Se proponen los siguientes entregables: • Matriz de diagnóstico consolidada con los cuatro hallazgos, causa raíz, riesgo, acción, responsable y fecha de cierre. • Justificación técnica de incumplimiento previo, enfocada en la transición de liderazgo sin empalme documental y tecnológico completo. • Caracterización del proceso Gestión Administrativa y Logística actualizada y publicada en ISWO. • Procedimiento de compras integrado formalmente bajo la nueva Coordinación Administrativa, con flujo actualizado de adquisición e ingreso de productos. • Control de cambios documental, incluyendo versión, fecha, responsable, aprobador y ubicación en el gestor documental. • Solicitud, creación y evidencia de usuario/permisos en JSP7 para la Coordinación de Compras o líder definido. • Acta o registro de capacitación en JSP7, con asistentes, fecha, tema y soporte de ejecución. • Base de datos de proveedores digitalizada, centralizada y depurada con campos mínimos y responsable de actualización. • Instructivo corto para actualización de proveedores y periodicidad de revisión. • Tablero de indicadores del plan de mejoramiento con línea base, meta, avance y estado por hallazgo. • Actas de seguimiento semanal con compromisos y cierre de pendientes. • Informe final de cierre y solicitud formal de verificación de eficacia al área de Calidad y Planeación.
8. Cronograma de trabajo.	03-04 junio 2026 Apertura del plan, revisión documental, matriz de hallazgos y causa raíz. Acta de inicio, matriz de diagnóstico y carpeta digital. 04-05 junio 2026 Solicitudes formales de actualización documental, permisos JSP7 y credenciales para proveedores. Correos/oficios radicados y responsables definidos. 05-08 junio 2026 Ajuste de caracterización, procedimiento de compras y numerales 10 y 10. 3. Documento ajustado y enviado a Calidad/ISWO. 08-10 junio 2026 Activación de usuario JSP7, permisos y capacitación. Capturas de permisos, acta o listado de capacitación. 09-11 junio 2026 Digitalización y depuración de base de proveedores. Base centralizada, campos mínimos e instructivo. 11 junio 2026 Validación interna del paquete de evidencias. Lista de chequeo de evidencias y ajustes finales. 12 junio 2026 Entrega formal del plan y evidencias de subsanación. Informe de cierre y solicitud de verificación. 13-30 junio 2026 Seguimiento de eficacia y cierre técnico. Acta de verificación, tablero final y decisiones de mejora.
Nombres	Luis Camilo
Apellidos	Jimenez Portillo
Código	221043008
Celular	3146191797
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	luiscamilo883@gmail.com
Asesor	Oscar Ramos
Observaciones.	Ninguna