2026A PT 221043071

Marca Temporal	6/8/2026, 7:30:47 PM
1. Presentación de la empresa.	Banco Contactar S. A. es una institución financiera colombiana que tiene como propósito facilitar el acceso a servicios financieros a personas, emprendedores y unidades productivas que requieren alternativas de financiamiento para fortalecer sus actividades económicas. A través de sus diferentes productos y servicios, la entidad busca impulsar el desarrollo económico de sus clientes, promoviendo oportunidades de crecimiento y sostenibilidad en distintos sectores productivos. El banco desarrolla sus actividades bajo principios de eficiencia, responsabilidad y cumplimiento normativo, garantizando que sus procesos internos respondan a las exigencias del sector financiero y a las necesidades de sus grupos de interés. Para ello, cuenta con una estructura organizacional conformada por diversas áreas que apoyan la operación institucional y contribuyen al logro de los objetivos estratégicos de la entidad. Dentro de estas áreas, la gestión administrativa desempeña un papel fundamental en el control y manejo de la información generada por la organización. Una de sus responsabilidades es la administración de la documentación laboral de los colaboradores, la cual debe conservarse de manera organizada, actualizada y disponible para su consulta cuando sea requerida por procesos internos, auditorías o requerimientos legales. La adecuada gestión de los expedientes laborales permite fortalecer el control documental, facilitar el acceso a la información y garantizar la conservación de documentos que respaldan la relación laboral entre la entidad y sus colaboradores. Asimismo, contribuye a mejorar la eficiencia administrativa, reducir tiempos de búsqueda y asegurar la integridad de la información institucional. En este sentido, la implementación de estrategias orientadas a la organización y digitalización de los expedientes laborales representa una oportunidad para optimizar los procesos documentales de la entidad, fortalecer la gestión de la información y contribuir al mejoramiento continuo de las actividades desarrolladas por el área de Talento Humano.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	En Banco Contactar S. A. , el proceso de gestión de expedientes laborales presenta oportunidades de mejora debido a que una parte de la documentación de los colaboradores se encuentra almacenada en formato físico. Aunque este sistema ha permitido conservar la información laboral a lo largo del tiempo, actualmente representa una limitación para la consulta rápida y eficiente de los documentos, especialmente cuando son requeridos para procesos administrativos, auditorías, requerimientos legales o solicitudes internas de las diferentes áreas de la organización. La administración de expedientes físicos implica la realización de búsquedas manuales, lo que incrementa los tiempos de respuesta y puede afectar la eficiencia de los procesos relacionados con la gestión del talento humano. Asimismo, el volumen de documentación almacenada requiere espacios físicos para su conservación, generando costos asociados al archivo y dificultando la optimización de los recursos disponibles. Esta situación cobra mayor relevancia en organizaciones que manejan una gran cantidad de información y requieren acceso oportuno a los documentos para la toma de decisiones. Adicionalmente, la gestión manual de archivos puede ocasionar dificultades en el control documental, tales como documentos mal archivados, duplicidad de información, registros incompletos o demoras en la actualización de los expedientes. También existen riesgos relacionados con el deterioro natural del papel, la pérdida de documentos o posibles afectaciones ocasionadas por factores externos, lo que puede comprometer la integridad y disponibilidad de la información. Según Estacio Flores (2024), la digitalización y automatización de la gestión documental permiten optimizar los procesos organizacionales, mejorar el acceso a la información y reducir significativamente los tiempos de respuesta en las actividades administrativas. De igual manera, Tapia-Arroyo y Recalde-Gracey (2024) destacan que una adecuada gestión documental fortalece la eficiencia operativa de las organizaciones al garantizar una mayor accesibilidad, control y seguridad de la información. En este contexto, se identifica la necesidad de implementar acciones orientadas a la organización y digitalización de los expedientes laborales de los colaboradores activos, con el fin de fortalecer el control documental, facilitar el acceso a la información, reducir los riesgos asociados al manejo de documentos físicos y contribuir al mejoramiento continuo de los procesos administrativos de Banco Contactar S. A.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	La problemática identificada genera diversos impactos en la operación de la empresa. En primer lugar, se incrementa el tiempo de respuesta en los procesos administrativos debido a la demora en la localización de documentos físicos, lo que puede afectar la atención oportuna de solicitudes internas, auditorías y requerimientos legales. Esta situación obliga al personal encargado a invertir más tiempo en actividades de búsqueda y verificación documental, reduciendo el tiempo disponible para otras tareas estratégicas y operativas. Asimismo, el almacenamiento de expedientes en formato físico implica la utilización de espacios destinados exclusivamente al archivo, limitando la optimización de los recursos físicos de la organización y generando mayores necesidades de conservación y custodia documental. A medida que aumenta la cantidad de colaboradores y documentos, también crece el volumen de información almacenada, lo que dificulta su administración y control. Por otra parte, existe el riesgo de pérdida, daño o deterioro de la documentación debido a factores como la manipulación constante, el paso del tiempo o situaciones externas que puedan afectar la integridad de los archivos. Esto puede comprometer la confiabilidad de la información y generar inconvenientes en la verificación de antecedentes laborales, cumplimiento normativo o soporte de procesos institucionales. Adicionalmente, la dificultad para acceder de manera inmediata a los expedientes puede ocasionar retrasos en los procesos internos, afectar la trazabilidad de la información y disminuir la eficiencia operativa del área encargada de la gestión documental. Según Estacio Flores (2024), la automatización y digitalización de la gestión documental contribuyen a mejorar la accesibilidad de la información, optimizar los tiempos de respuesta y fortalecer la eficiencia de los procesos organizacionales. Por esta razón, la implementación de estrategias orientadas a la digitalización de los expedientes laborales representa una alternativa para fortalecer el control documental y mejorar el desempeño administrativo de la entidad.
4. Posible solución a explorar.	Como alternativa de mejora para la problemática identificada, se propone implementar un proceso de digitalización de los expedientes laborales de los colaboradores activos de Banco Contactar S. A. , con el propósito de transformar la documentación física en archivos digitales organizados, clasificados y almacenados de manera estructurada. Esta iniciativa surge como una respuesta a la necesidad de optimizar la gestión documental de la entidad, garantizando una administración más eficiente de la información y facilitando su acceso cuando sea requerida por las diferentes áreas de la organización. La digitalización permitirá que los documentos laborales se encuentren disponibles en formato electrónico, reduciendo significativamente los tiempos de búsqueda y consulta. De esta manera, la información podrá ser localizada de forma más rápida y precisa, favoreciendo la atención oportuna de procesos administrativos, auditorías internas y externas, requerimientos legales y demás actividades relacionadas con la gestión del talento humano. Asimismo, se fortalecerá el control documental al contar con expedientes organizados bajo criterios estandarizados de clasificación, identificación y almacenamiento. Otro de los beneficios de esta propuesta consiste en la disminución de la dependencia de los archivos físicos. Al contar con una base documental digital consolidada, la entidad podrá optimizar los espacios destinados al almacenamiento de expedientes, reduciendo la necesidad de conservar grandes volúmenes de documentación en papel. Esto no solo contribuye a una mejor utilización de los recursos físicos disponibles, sino que también favorece prácticas organizacionales más sostenibles mediante la reducción progresiva del uso de papel y de otros materiales asociados a la gestión documental tradicional. De igual manera, la digitalización contribuirá a minimizar los riesgos relacionados con la pérdida, deterioro o extravío de documentos. Los expedientes digitales podrán conservarse en repositorios institucionales con mecanismos de respaldo y control de acceso, garantizando una mayor seguridad de la información y facilitando su recuperación en caso de ser necesaria. Además, la implementación de controles documentales digitales permitirá fortalecer la trazabilidad de los documentos, conocer su ubicación y mantener un registro más preciso de la información almacenada. La propuesta también busca mejorar la eficiencia operativa de las áreas responsables de la administración documental. Al reducir las actividades manuales asociadas a la búsqueda, clasificación y organización de expedientes físicos, el personal podrá dedicar más tiempo a tareas de mayor valor para la organización, contribuyendo al fortalecimiento de los procesos internos y a una mejor gestión de los recursos institucionales. Según Estacio Flores (2024), la automatización y digitalización de la gestión documental constituyen herramientas fundamentales para optimizar los procesos administrativos, mejorar la accesibilidad a la información y fortalecer la comunicación organizacional. De manera similar, Tapia-Arroyo y Recalde-Gracey (2024) destacan que la transformación digital de los procesos documentales permite incrementar la eficiencia operativa, garantizar un mejor control de la información y facilitar la toma de decisiones dentro de las organizaciones. En este sentido, la implementación del proceso de digitalización de expedientes laborales se convierte en una estrategia alineada con los principios de mejora continua y transformación digital promovidos por Banco Contactar S. A. Su ejecución permitirá fortalecer la gestión administrativa, mejorar el acceso a la información, incrementar la eficiencia de los procesos documentales y garantizar una mayor seguridad y disponibilidad de los registros laborales, generando beneficios tanto para el área responsable como para la organización en general.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	° En primer lugar, se realizará la identificación del total de expedientes laborales existentes, los cuales, con corte a marzo de 2026, corresponden a 459 historias laborales. Esta etapa permitirá dimensionar el alcance del proceso y planificar adecuadamente las actividades a ejecutar. La implementación del plan de mejoramiento se desarrollará mediante una metodología diseñada en fases que garanticen la correcta organización: • Realizar inventario físico de los expedientes laborales. Preparación de documentos (alistamiento): Los documentos se organizan, lo cual incluye quitar grapas, adhesivos, clips y reparar hojas. Organizar los documentos del expediente laboral que, se encuentren a media página se deben pegar en una hoja tamaño carta, los documentos en papel fax se deben fotocopiar y se debe reemplazar el fax por la copia en el orden que tiene el folio dentro del expediente. • Validación del expediente laboral: se procederá a la validación de los documentos, verificando que cada documento corresponda efectivamente al colaborador al que pertenece el expediente. Esta actividad permitirá evitar inconsistencias, errores de archivo o mezcla de documentos entre diferentes colaboradores. • Revisar foliación del expediente laboral, que consiste en registrar la cantidad de documentos que contiene cada expediente, para el caso si el expediente no estuviera totalmente foliado. • Validar el formato control de folios, que se encuentre de acuerdo con los documentos físicos. Este proceso es fundamental para garantizar el control documental. Es importante que, la foliación y el control de folios coincidan, con el fin de asegurar la integridad, exactitud de la información documental y la trazabilidad de la información. • Validar el control de folios con el inventario documental: se efectuará la validación de los folios frente al inventario documental, con el objetivo de comprobar que la cantidad de documentos registrados coincida con los documentos físicos existentes en cada expediente. • Imprimir el control de folios y firmar por el responsable. • Crear carpetas de los colaboradores activos a la fecha, rotulados de la siguiente manera: Apellidos Nombres – Número de Cédula. • Digitalizar los expedientes laborales activos a la fecha (híbridos) en formato PDF y con resolución entre 300-600 dpi según el tipo y estado del documento de los colaboradores de Banco Contactar S. A. Se realizará el proceso de digitalización de los documentos mediante el uso del escáner especializado Kodak Alaris, para lo cual se adjunta cotizaciones en varias referencias, asegurando la calidad, legibilidad y correcta identificación de cada archivo digital. • Control de calidad: Verificar que la imagen sea legible, esté completa; si hay error se repite la digitalización con captura al 100% del documento. Finalmente, los documentos digitalizados serán organizados en carpetas electrónicas por colaborador y se llevará a cabo una revisión final para verificar que cada expediente se encuentre completo, ordenado y correctamente almacenado en el repositorio digital. • Rotular el documento escaneado. Ejemplo: Apellidos Nombres Número de Cédula – Contrato pág. 1 – pág. 230. (1 de 1). En el caso de que el expediente tenga dos tomos, se rotulara de la siguiente manera: Ejemplo: Apellidos Nombres Número de Cédula – Contrato pág. 231 – pág. N. (1 de 2) (2 de 2). • Trasladar los documentos digitalizados de cada colaborador activo a la carpeta temporal que se encuentra en el repositorio de SharePoint. • Trasladar los documentos digitalizados de cada colaborador al inventario documental de expedientes laborales de SharePoint. • Rotular la carpeta de 4 aletas teniendo en cuenta el siguiente formato con los datos correspondientes y se debe imprimir en hoja de papel adhesivo • Organizar el expediente laboral físico en la carpeta física de 4 aletas. • Diligenciar el Formato Único de Inventario Documental (FUID). • Entrega de las cajas con las carpetas correspondientes y el FUID al profesional administrativo y de gestión documental para su conservación y custodia. La caja debe ir rotulada con el siguiente formato y los datos correspondientes • Envío de las cajas con los expedientes laborales: se radica por docunet a ventanilla única y al profesional administrativo y de gestión documental con el reporte del FUID especificando que, las cajas van selladas y se adjunta las fotografías de todas las cajas y con los precintos de seguridad que sean necesarios con solicitud de custodia a la empresa de envíos y la misma información se envía mediante correo.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	La implementación de este plan de mejoramiento permitirá generar beneficios significativos para Banco Contactar S. A. , especialmente en lo relacionado con la gestión y administración de los expedientes laborales de los colaboradores. A través del proceso de digitalización y organización documental, la entidad podrá fortalecer el control de la información, optimizar sus procesos administrativos y avanzar en la incorporación de herramientas tecnológicas que contribuyan a una gestión más eficiente y moderna. Uno de los principales beneficios esperados es la mejora en la eficiencia de la gestión documental. Actualmente, la consulta de información almacenada en expedientes físicos puede requerir tiempos considerables de búsqueda, revisión y ubicación de documentos. Con la implementación de una base documental digital organizada y estructurada, el acceso a la información será más rápido, permitiendo que los colaboradores autorizados consulten los documentos requeridos de manera oportuna y eficiente. Esto facilitará el desarrollo de actividades administrativas, auditorías, verificaciones internas y requerimientos relacionados con la gestión del talento humano. Asimismo, el proyecto contribuirá a la reducción de los tiempos de respuesta en los diferentes procesos que requieren consulta documental. La disponibilidad inmediata de la información permitirá disminuir las actividades manuales asociadas a la búsqueda de expedientes físicos, optimizando el tiempo de trabajo del personal responsable y mejorando la productividad general del área. De esta manera, los esfuerzos podrán enfocarse en actividades de mayor valor para la organización, favoreciendo una gestión más estratégica y eficiente de los recursos humanos y documentales. Otro beneficio importante será el fortalecimiento de la organización y el control de la documentación laboral. La digitalización permitirá que los expedientes se encuentren clasificados bajo criterios uniformes de identificación, almacenamiento y conservación, facilitando su administración y garantizando una mayor trazabilidad de la información. Además, se reducirán las posibilidades de extravío, duplicidad o ubicación incorrecta de documentos, situaciones que suelen presentarse con mayor frecuencia en sistemas de archivo físico. La implementación de este plan también contribuirá a la disminución del uso de papel y a una gestión más sostenible de los recursos institucionales. Aunque los documentos físicos continuarán siendo conservados de acuerdo con los lineamientos establecidos por la organización y la normativa aplicable, la consulta frecuente podrá realizarse mediante archivos digitales, reduciendo la necesidad de impresiones, fotocopias y manipulación constante de los expedientes. Esto representa una contribución positiva a las prácticas de sostenibilidad y responsabilidad ambiental promovidas por las organizaciones modernas. De igual manera, la digitalización permitirá optimizar los espacios físicos destinados al almacenamiento documental. La acumulación progresiva de expedientes en formato físico demanda áreas específicas para su conservación, lo que puede limitar el aprovechamiento de los recursos de infraestructura disponibles. Al contar con una base documental digital consolidada, la entidad podrá gestionar de manera más eficiente sus espacios de archivo y mejorar las condiciones de conservación de la documentación física que deba mantenerse bajo custodia. Otro aspecto relevante corresponde al fortalecimiento de la seguridad y disponibilidad de la información. Los documentos digitalizados podrán almacenarse en repositorios institucionales con controles de acceso, mecanismos de respaldo y procedimientos de recuperación de información, reduciendo los riesgos asociados a la pérdida, deterioro o daño de los documentos físicos. Esto permitirá garantizar una mayor confiabilidad de los registros laborales y facilitará el cumplimiento de los requerimientos normativos y administrativos relacionados con la gestión documental. Según Estacio Flores (2024), la automatización y digitalización de los procesos documentales favorecen la accesibilidad de la información, optimizan los tiempos de respuesta y mejoran la eficiencia organizacional, convirtiéndose en una herramienta estratégica para el fortalecimiento de la gestión administrativa. De igual manera, Tapia-Arroyo y Recalde-Gracey (2024) señalan que la implementación de sistemas de gestión documental permite incrementar el control de la información, mejorar la productividad y fortalecer la toma de decisiones dentro de las organizaciones. En términos generales, los resultados esperados de este plan de mejoramiento no solo impactarán positivamente la administración de los expedientes laborales, sino que también contribuirán al fortalecimiento de los procesos internos de Banco Contactar S. A. La optimización de la gestión documental permitirá disponer de información más organizada, segura y accesible, favoreciendo la eficiencia operativa, la calidad de los procesos administrativos y la capacidad de respuesta de la organización frente a sus necesidades internas y requerimientos externos. De esta manera, el proyecto se convierte en una iniciativa alineada con los principios de mejora continua, transformación digital y excelencia operativa promovidos por la entidad.
7. Producto a entregar (PPM).	Como resultado de la ejecución del plan de mejoramiento propuesto, se espera obtener una serie de productos que contribuirán significativamente al fortalecimiento de la gestión documental de Banco Contactar S. A. Estos entregables representan la materialización de las actividades desarrolladas durante el proceso de digitalización y organización de los expedientes laborales, y constituyen herramientas fundamentales para mejorar el acceso, control, conservación y administración de la información relacionada con los colaboradores de la entidad. El primer producto corresponde a los expedientes laborales digitalizados y organizados por colaborador activo. Este entregable consiste en la conversión de la documentación física existente en archivos digitales en formato PDF, garantizando su correcta identificación, clasificación y almacenamiento. Cada expediente será organizado de manera individual bajo una estructura uniforme que facilite su consulta y administración. La digitalización permitirá que la información laboral de los colaboradores se encuentre disponible de forma más rápida y segura, reduciendo la dependencia de los archivos físicos y optimizando los procesos de búsqueda documental. Asimismo, este producto contribuirá a fortalecer el control de la información, mejorar la trazabilidad de los documentos y garantizar una mayor disponibilidad de los registros laborales cuando sean requeridos para procesos administrativos, auditorías, verificaciones o consultas internas. El segundo producto esperado es la base documental digital consolidada, la cual estará conformada por la totalidad de los expedientes digitalizados y organizados dentro de un repositorio institucional. Esta base documental se convertirá en una fuente centralizada de información, permitiendo una administración más eficiente de los documentos laborales y facilitando su acceso por parte de los usuarios autorizados. La consolidación de la documentación en un entorno digital favorecerá la estandarización de los procesos documentales, la optimización de los mecanismos de consulta y la reducción de los riesgos asociados al manejo exclusivo de documentos físicos. Además, permitirá contar con una estructura organizada que facilite futuras actualizaciones, controles documentales y actividades de seguimiento relacionadas con la gestión del talento humano. La base documental digital también aportará beneficios en términos de seguridad y conservación de la información. Al encontrarse almacenada en plataformas institucionales destinadas para la gestión documental, será posible implementar controles de acceso, mecanismos de respaldo y procedimientos de recuperación de información que garanticen una mayor protección de los documentos. De esta manera, se disminuirán los riesgos asociados a pérdidas, deterioros o extravíos documentales, fortaleciendo la integridad y confiabilidad de los registros laborales de la organización. El tercer producto corresponde al informe final del proceso de digitalización, documento que servirá como evidencia formal de las actividades desarrolladas durante la ejecución del plan de mejoramiento. Este informe incluirá una descripción detallada de las etapas realizadas, los procedimientos aplicados, los recursos utilizados y los resultados obtenidos durante el proceso. Asimismo, presentará información relacionada con la cantidad de expedientes intervenidos, el volumen de documentos digitalizados, las actividades de control de calidad efectuadas y el cumplimiento de los objetivos planteados inicialmente. Adicionalmente, el informe final permitirá documentar las lecciones aprendidas, las dificultades identificadas durante la ejecución del proyecto y las recomendaciones para garantizar la continuidad y sostenibilidad de la gestión documental digital en la entidad. Este documento constituirá una herramienta de consulta para futuras iniciativas de mejoramiento relacionadas con la administración documental y servirá como soporte para la toma de decisiones orientadas al fortalecimiento de los procesos internos de Banco Contactar S. A. En conjunto, estos productos representan resultados concretos que contribuirán al fortalecimiento de la gestión documental institucional, permitiendo una administración más eficiente de la información laboral, una mejor organización de los expedientes y una mayor capacidad de respuesta frente a las necesidades administrativas de la entidad. Asimismo, constituyen un avance importante en el proceso de transformación digital de Banco Contactar S. A. , alineándose con los principios de mejora continua, eficiencia operativa y optimización de recursos que orientan el desarrollo de sus actividades.
8. Cronograma de trabajo.	El cronograma del proyecto de optimización del proceso de gestión de expedientes laborales está estructurado para ejecutarse entre los meses de febrero y mayo. Durante las primeras semanas de febrero se realizan las actividades de inventario y alistamiento documental, seguidas de la validación de documentos y la revisión de foliación. Posteriormente, entre finales de febrero y marzo, se lleva a cabo la verificación del control de folios, la validación del inventario documental, la impresión y firma de los controles de folios, así como la creación de carpetas por colaborador. En marzo se desarrolla la etapa de digitalización de expedientes y el control de calidad de los archivos digitales, garantizando la integridad y correcta organización de la información. A continuación, entre marzo y abril, se realiza la rotulación de documentos digitales, la carga de la información al repositorio temporal y el traslado al repositorio definitivo. Durante abril se ejecutan actividades relacionadas con la organización física de la documentación, incluyendo la rotulación de carpetas y la organización de los expedientes físicos. Finalmente, en mayo se efectúa el diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental (FUID), la entrega para custodia y el envío o radicación documental. De manera complementaria, durante las últimas semanas del proyecto se contempla una nueva revisión de la digitalización y el control de calidad de los archivos, con el fin de asegurar el cumplimiento de los estándares establecidos y la correcta finalización del proceso.
Nombres	Valentina
Apellidos	Agreda Narváez
Código	221043071
Celular	3155740313
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	valentina.agredaa@gmail.com
Asesor	Nelson Mora
Observaciones.	Ninguna