2026A PT 221048053

Marca Temporal	6/21/2026, 1:50:04 AM
1. Presentación de la empresa.	Banco Contactar es una entidad financiera colombiana especializada en microfinanzas, cuyo propósito es promover la inclusión financiera y contribuir al desarrollo económico y social de las comunidades, especialmente de microempresarios, pequeños productores y poblaciones con acceso limitado a los servicios financieros tradicionales. La entidad tuvo su origen en 1991 en la ciudad de Pasto, departamento de Nariño, y desde entonces ha evolucionado continuamente, consolidándose como una organización con amplia experiencia en el otorgamiento de microcréditos y otros servicios financieros orientados al fortalecimiento de las actividades productivas de sus clientes. Su trayectoria se ha caracterizado por la innovación, el compromiso social y la implementación de prácticas sostenibles que generan valor para sus grupos de interés. Actualmente, Banco Contactar cuenta con presencia en diferentes regiones del país y ofrece un portafolio integral de productos y servicios financieros, apoyado en principios de cercanía, confianza y responsabilidad social. Asimismo, la entidad promueve una cultura organizacional enfocada en el bienestar de sus colaboradores, la excelencia en el servicio y la mejora continua de sus procesos, contribuyendo de manera significativa al desarrollo de las comunidades donde opera.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	El área de Desarrollo Organizacional de Banco Contactar tiene como responsabilidad gestionar procesos orientados al bienestar y desarrollo de los colaboradores, entre ellos el seguimiento a los períodos de prueba y la gestión de los auxilios y beneficios institucionales. En el caso de los períodos de prueba, es necesario realizar un control preciso de las fechas de ingreso de los colaboradores, ya que la evaluación debe programarse una vez cumplidos dos meses de vinculación y ejecutarse tres días antes de finalizar el período establecido. Debido a la importancia de este proceso y a que el período de prueba no puede ser prorrogado, el seguimiento debe realizarse de manera oportuna y exacta para garantizar el cumplimiento de los tiempos definidos por la organización. Por otra parte, el área administra diferentes auxilios y beneficios dirigidos a los colaboradores, los cuales cuentan con requisitos y documentación específica para su solicitud. Sin embargo, se ha evidenciado que algunos colaboradores presentan dificultades para identificar correctamente los documentos requeridos o las condiciones que deben cumplir, ocasionando errores al momento de realizar sus solicitudes y generando la necesidad de brindar orientación constante por parte del área. Ante esta situación, surge la necesidad de implementar herramientas que permitan optimizar estos procesos, facilitar el acceso a la información y fortalecer la gestión interna del área.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	Las situaciones identificadas en el área de Desarrollo Organizacional generan impactos que afectan la eficiencia operativa y la calidad del servicio a los colaboradores. En primer lugar, el seguimiento manual de los períodos de prueba requiere la revisión constante de fechas de ingreso y tiempos de evaluación, lo que incrementa la inversión de tiempo del personal y la dependencia de controles manuales. Debido a que la evaluación del período de prueba debe realizarse en los tiempos establecidos por la organización, cualquier error en el cálculo o en el seguimiento puede ocasionar retrasos o incumplimientos, afectando la toma de decisiones sobre la continuidad laboral del colaborador, especialmente considerando que este período no puede prorrogarse una vez finalizado. Por otra parte, las dificultades de los colaboradores para comprender los requisitos y la documentación de los auxilios y beneficios generan solicitudes con errores o incompletas, lo que ocasiona devoluciones, reprocesos y nuevas validaciones de la información. Adicionalmente, estas situaciones aumentan la cantidad de consultas dirigidas al área, elevando la carga operativa y reduciendo el tiempo disponible para actividades estratégicas. Esto también puede generar demoras en las respuestas e insatisfacción en los colaboradores. En conjunto, estas consecuencias evidencian la necesidad de implementar herramientas tecnológicas que permitan automatizar tareas, optimizar tiempos, reducir errores y facilitar el acceso a la información, mejorando así la eficiencia de los procesos internos y la experiencia de los colaboradores.
4. Posible solución a explorar.	Se propone implementar dos herramientas tecnológicas complementarias que contribuyan a optimizar los procesos del área. La primera consiste en el desarrollo de un archivo de Excel automatizado mediante fórmulas y funciones que permita calcular automáticamente las fechas de programación de los períodos de prueba a partir de la fecha de ingreso de cada colaborador. Asimismo, la herramienta permitirá identificar cuáles períodos están próximos a vencer y facilitará el seguimiento oportuno de las evaluaciones. La segunda propuesta corresponde a un modelo de un chatbot orientado a brindar información sobre auxilios y beneficios institucionales. Esta herramienta funcionará como un asistente virtual capaz de responder preguntas frecuentes de los colaboradores relacionadas con requisitos, documentación, condiciones y procedimientos para acceder a los beneficios ofrecidos por la entidad. Ambas propuestas buscan disminuir la carga operativa del área, optimizar tiempos y facilitar el acceso a la información tanto para los colaboradores como para el personal de Gestión Humana.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Para el desarrollo del plan de mejoramiento se empleará una metodología práctica y aplicada, orientada al análisis de los procesos actuales, el diseño de herramientas tecnológicas y la evaluación de su funcionamiento. En primer lugar, se realizará un diagnóstico y levantamiento de información para identificar el procedimiento actual de programación y seguimiento de los períodos de prueba, así como las actividades que generan mayor inversión de tiempo y riesgo de errores. También se identificarán las consultas más frecuentes de los colaboradores sobre auxilios y beneficios, recopilando la información relacionada con requisitos, procesos y políticas institucionales. Posteriormente, se llevará a cabo el diseño y desarrollo de las herramientas propuestas. Para la automatización de los períodos de prueba se estructurará un archivo Excel con fórmulas que permitan calcular automáticamente fechas de programación y vencimiento, además de alertas o indicadores para el seguimiento. En el caso del chatbot, se diseñará un documento con la estructura conversacional, se organizará la base de conocimientos, el analisis de las preguntas mas frecuentes y el diseño del chat. Seguidamente, se implementarán y validarán las herramientas mediante pruebas del Excel automatizado para verificar la precisión de los cálculos y su facilidad de uso, así como analizar la informacion de la estructura del chatbot para consultas frecuentes, identificando oportunidades de mejora. Finalmente, se realizará la socialización y documentación de los resultados, presentando las herramientas al área correspondiente, elaborando recomendaciones de uso y mantenimiento, y registrando los beneficios obtenidos y las mejoras en los procesos internos.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	En cuanto a la implementación de las herramientas propuestas se espera generar beneficios significativos para el área de Desarrollo Organizacional y sobre todo para Banco Contactar en general. En primer lugar, se proyecta una reducción en el tiempo destinado a la programación y seguimiento de los períodos de prueba, lo que permitirá agilizar las actividades operativas y optimizar el uso de los recursos disponibles. Asimismo, se espera minimizar los errores asociados al cálculo manual de fechas y al seguimiento de los colaboradores, mejorando la precisión y confiabilidad de la información. De igual manera, la automatización contribuirá a fortalecer la organización y el control de los datos relacionados con los períodos de prueba, facilitando su consulta y actualización. Por otra parte, el desarrollo del chatbot permitirá a los colaboradores acceder de manera rápida y autónoma a información sobre auxilios y beneficios, mejorando los canales de comunicación interna y brindando respuestas oportunas a las inquietudes más frecuentes. Como consecuencia, se prevé una disminución en la cantidad de consultas repetitivas atendidas por el área de Desarrollo Organizacional, permitiendo que el personal concentre sus esfuerzos en actividades de mayor valor estratégico. Finalmente, estas iniciativas contribuirán a incrementar la eficiencia operativa de la organización y a mejorar la experiencia de los colaboradores, al ofrecer herramientas que faciliten el acceso a la información, optimicen los procesos y promuevan una gestión más ágil y eficiente.
7. Producto a entregar (PPM).	Título:(PPM) Propuesta de mejoramiento para el seguimiento de períodos de prueba y estructuración de un chatbot para la orientación sobre auxilios y beneficios. 1. Herramienta automatizada en Excel para la programación y seguimiento de períodos de prueba, diseñada mediante fórmulas y funciones que permitan calcular automáticamente las fechas de evaluación a partir de la fecha de ingreso del colaborador, identificar los períodos próximos a vencer y facilitar el control oportuno del proceso. 2. Documento de propuesta para el diseño de un chatbot informativo sobre auxilios y beneficios institucionales, el cual incluirá: -Objetivo y alcance de la herramienta. -Descripción de la estructura y funcionamiento del chatbot. -Diseño de la interfaz o apariencia general. -Definición de preguntas frecuentes y respuestas prediseñadas. -Especificación de los mensajes informativos relacionados con cada auxilio o beneficio. -Requisitos y recomendaciones para su posterior desarrollo e implementación por parte del área de Sistemas. 3. Manual de uso de la herramienta en Excel, en el que se describa su funcionamiento, las fórmulas implementadas y las recomendaciones para su actualización y mantenimiento. 4. Informe final del plan de mejoramiento, donde se evidencie el diagnóstico realizado, las actividades desarrolladas, los resultados obtenidos y los beneficios esperados para el área de Desarrollo Organizacional.
8. Cronograma de trabajo.	- 6 y el 17 de abril, se realizará el diagnóstico de los procesos relacionados con el seguimiento de períodos de prueba y la gestión de auxilios y beneficios, con el fin de identificar las necesidades del área de Desarrollo Organizacional y recopilar la información necesaria para el desarrollo de las propuestas. - 20 de abril y el 15 de mayo, se llevará a cabo el diseño y construcción de la herramienta automatizada en Excel para la programación y seguimiento de períodos de prueba. En esta etapa se definirán las variables necesarias, se implementarán las fórmulas para el cálculo automático de las fechas y se realizarán pruebas iniciales para verificar su correcto funcionamiento. - 18 de mayo y el 5 de junio, se recopilará y organizará la información relacionada con los auxilios y beneficios institucionales, identificando las preguntas frecuentes de los colaboradores, los requisitos específicos de cada beneficio y los mensajes informativos que deberá contener la herramienta. Con esta información se elaborará la propuesta de diseño del chatbot, incluyendo su estructura, apariencia, flujo conversacional y recomendaciones para su posterior desarrollo por parte del área de Sistemas. - 8 y el 26 de junio, se realizarán los ajustes finales a la herramienta en Excel, se consolidará la propuesta de diseño del chatbot y se elaborará el informe final del plan de mejoramiento, en el cual se presentarán las actividades desarrolladas, los resultados obtenidos y los beneficios esperados para el área de Desarrollo Organizacional.
Nombres	Dayana Lizbeth
Apellidos	Quenguan Mera
Código	221048053
Celular	3186383764
Sede o Extensión	Ipiales
Correo Electrónico	dayanalizmera22@gmail.com
Asesor	Luis Sarasty
Observaciones.	Ninguna