2025A PT 219043301

Marca Temporal	23/7/2026, 10:49:01 a. m.
1. Presentación de la empresa	RESENTACIÓN DE LA EMPRESA CHAMORRO PORTILLA SAS - MISTER POLLO, fundada el 19 de Mayo de 1981 por los señores Humberto Portilla y Luis Eduardo Chamorro, con más de 40 años de trayectoria se ubica como una de las mayores empresas en el sector gastronómico en la ciudad y el departamento. La filosofía de la organización Chamorro Portilla SAS es dar un inmejorable servicio al cliente y procurar siempre la mayor calidad de los alimentos que se preparan y sirven tanto en el restaurante como en la entrega a domicilio. Míster Pollo, trabajara continuamente en la producción y elaboración de alimentos de la más alta calidad cumplimiento con las especificaciones del mercado local, regional, nacional e internacional para la completa satisfacción de los clientes y consumidores, promoviendo la implementación de sistemas que garanticen la total inocuidad de los productos con la incorporación de procesos seguros para el bienestar y beneficio de sus clientes, trabajadores, socios y proveedores además de la protección del medios ambiente. Chamorro Portilla SAS cuenta con 10 sucursales en la ciudad de Pasto y 1 sucursal en la ciudad de Ipiales y con 5 marcas como lo son Junior Pollo, Rancho Mister Pollo, Mister´s Pizza, Mister Café y Mister Pollo.
2. Descripción de la problemática	El área de Talento Humano enfrenta un desafío significativo: en el año 2025, se realizó una importante intervención de historias laborales del personal de CHAMORRO PORTILLA SAS, con el fin de acceder a la información de manera oportuna, contribuyendo al funcionamiento eficiente y eficaz de los procesos administrativos y de gestión del talento humano. Para el área de talento humano la organización y registro adecuado de documentos es fundamental para mantener la integridad, cumplimiento normativo y seguridad jurídica de las historias laborales, protegiendo a la empresa y al trabajador al garantizar el acceso a información completa y veraz para procesos administrativos, legales y el reconocimiento de derechos a largo plazo, como pensiones y experiencia. Esta mejora es crucial, ya que la intervención de las historias laborales ha permitido el acceso rápido a información clave para auditorías y consultas, la mejora en la gestión administrativa y la toma de decisiones al tener información organizada, y la protección de la información personal y sensible de los trabajadores. Por otro lado, la desactualización documental puede surgir por falta de políticas claras, recursos insuficientes, ausencia de un sistema de gestión eficaz, o falta de conocimiento sobre los plazos de conservación, lo que genera riesgos de sanciones, pérdida de información valiosa y dificultades para demostrar la vinculación laboral o acceder a beneficios. La desactualización documental de las historias laborales afecta gravemente a las empresas al generar riesgos legales (como multas y pérdida en litigios), ineficiencia administrativa (lentitud, errores, pérdida de tiempo), dificultades en la gestión de talento humano (al no poder consultar información vital para el trabajador) y, en última instancia, puede comprometer la continuidad y sostenibilidad del negocio.
3. Impactos o consecuencias	MPACTOS, EFECTOS Y CONSECUENCIAS La falta de un manejo adecuado genera riesgos significativos, incluyendo la imposibilidad de comprobar vínculos laborales, dificultades para la gestión de nómina, y potenciales sanciones por incumplimiento legal, lo que puede llevar a litigios costosos y daños en la reputación de la organización. Impactos, Efectos y Consecuencias de la Gestión Documental Para el Trabajador: Comentado [DR1]: 2025  Pérdida de Derechos: La falta de registros puede impedir que el trabajador acceda a beneficios como pensiones, jubilaciones o la validación de experiencia laboral, lo que afecta directamente su seguridad social y sus derechos.  Dificultad para Reclamar: Sin la documentación correcta, es casi imposible para el ex o actual empleado demostrar la existencia de su relación laboral, lo que dificulta la interposición de demandas o la reclamación de derechos laborales.  Incertidumbre: La ausencia de registros claros genera inseguridad sobre el historial de empleo, lo que puede ser especialmente traumático en momentos clave de la vida laboral. Para la Empresa:  Incumplimiento Legal y Sanciones: Las leyes laborales exigen que se conserven ciertos documentos por periodos específicos. El incumplimiento puede acarrear multas y sanciones por parte de las autoridades laborales.  Riesgo de Reclamos y Litigios: Las historias laborales incompletas o desactualizadas son una fuente común de conflictos, demandas y litigios por parte de los empleados o sus familiares, con el consecuente costo financiero y de tiempo para la empresa.  Inseguridad Jurídica: La documentación desorganizada o desactualizada puede dejar a la empresa expuesta en caso de auditorías o reclamaciones, debilitando su posición legal.  Ineficiencia Administrativa: La desorganización de los expedientes laborales retrasa la búsqueda de información, dificulta la gestión de nóminas y la administración de talentos, afectando la productividad general.  Pérdida de Información: Los documentos desactualizados son propensos a deteriorarse, extraviarse o perderse con el tiempo, lo que genera un vacío de información crucial para la empresa.  Daño a la Reputación: Los problemas derivados de la gestión documental pueden afectar negativamente la imagen de la empresa como un empleador confiable y responsable.
4. Posible solución a explorar	Revisión exhaustiva de los documentos: Realizar una revisión de las historias laborales y la relación de documentos de todos los trabajadores para identificar aquellos documentos que faltan por subsanar. - Aplicación y revisión de la relación de documentos: revisar y aplicar la relación de documentos faltantes para garantizar un control efectivo en la actualización de historias laborales. - Actualización y archivo documental: Solicitar, organizar y archivar los documentos faltantes para garantizar acceso rápido y seguro. - Implementación de políticas de conserva.
5. Metodología y actividades	1 DIAGNOSTICO INICIAL: - Actividad: Realizar un diagnóstico de los documentos pendientes de cada colaborador verificando sus historias laborales y la relación de documentos faltantes - Metodología: Auditoría documental apoyada en la relación de documentos faltantes. 2 Organización y actualización documental: - Actividad: Recolección y actualización de los documentos faltantes. - Metodología: Solicitud directa al personal, validación en carpetas físicas y actualización de relación de documentos faltantes. 3 Archivo, actualización y aplicación de nomenclaturas Actividad: Archivar los documentos actualizados y completar la relación de documentos faltantes aplicando las nomenclaturas correspondientes (NA, NNV, NP, RP, DA). Metodología: Clasificar los documentos según su tipo y asignar la nomenclatura que refleje su estado actual, garantizando uniformidad en todos los expedientes. 4 Capacitación y control Actividad: Capacitar al personal de talento humano en la correcta aplicación de las nomenclaturas, el manejo del formato y las políticas de conservación documental. Metodología: Talleres prácticos y elaboración de un manual interno que incluya definiciones, procedimientos y ejemplos de cada nomenclatura.
6. Resultados esperados	-Expedientes laborales completos, actualizados y organizados. -Claridad y uniformidad en el uso de las nomenclaturas. -Acceso ágil y seguro a la información durante auditorías o consultas. -Reducción de riesgos legales y sanciones por incumplimiento normativo. -Eficiencia administrativa, disminuyendo tiempo y errores en procesos. -Mayor confianza y seguridad jurídica tanto para la empresa como para los trabajadores.
7. Producto a entregar (PPM)	1 Informe de diagnóstico documental con listado de expedientes completos, incompletos y observaciones. 2 Formato de control documental revisado y actualizado, con nomenclaturas aplicadas correctamente. 3 Historias laborales actualizadas y archivadas según los criterios establecidos. 4 Manual de gestión documental y nomenclaturas, con definiciones claras y ejemplos de uso.
8. Cronograma de trabajo	Actividad Duración Fecha de inicio Fecha de finalización Diagnóstico de historias laborales 3 semanas 13 noviembre 2025- 4 diciembre 2025 Actualización y recolección documental 4 semanas 4 diciembre 2025- 1 enero 2026 Archivo, actualización y aplicación de nomenclatura 4 semanas 1 enero 2026 - 28 enero 2026 Capacitación y entrega de manual 3 semanas 28 enero 2026- 18 febrero 2026 TOTAL 14 semanas.
Nombres	Carlos David
Apellidos	Rosas Meneses
Código	219043301
Celular	3122266780
Sede o Extensión	Pasto
Correo Electrónico	davidrosas.sw@gmail.com
Asesor	Oscar Ramos
Observaciones	Ninguna