2026A PT 221142028

Marca Temporal	9/21/2026, 9:26:19 PM
1. Presentación de la empresa.	Red Medicron IPS - Hospital San José de Túquerres Es una institución prestadora de servicios de salud que opera el Hospital San José de Túquerres desde 2019. Brinda atención integral a la comunidad mediante servicios como urgencias, consulta externa y programas de promoción y prevención, haciendo parte de la red de sedes de Red Medicron IPS en Nariño.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Se identifica la necesidad de estandarizar, centralizar y optimizar el flujo de información, la consulta documental y el seguimiento de las actividades asociadas a Gestión del Talento Humano y SST. Actualmente, el área gestiona la información administrativa de aproximadamente 39 colaboradores bajo modalidad de Prestación de Servicios (OPS) y 220 colaboradores de nómina. Si bien existen archivos, carpetas y bases de datos institucionales, la información se encuentra fragmentada. La ausencia de una estructura unificada dificulta que un nuevo integrante identifique con rapidez la totalidad de las actividades, responsables, periodicidades y mecanismos de control. Esta condición genera brechas operativas en los periodos de rotación o cambio de practicantes, requiriendo tiempos prolongados de inducción, curva de aprendizaje elevada y revisión repetitiva de múltiples fuentes de información.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	1). La ausencia de una estructura unificada de información genera los siguientes riesgos e ineficiencias dentro del área: 2). Ineficiencia operativa: Aumento en los tiempos de búsqueda, consulta y actualización de datos. 3). Vacíos de control: Dificultad para realizar un seguimiento oportuno al vencimiento de exámenes ocupacionales, capacitaciones y documentos pendientes. 4). Vulnerabilidad en la continuidad: Alta dependencia del conocimiento individual del personal saliente, lo que genera riesgo de pérdida de información. 5). Curva de adaptación prolongada: Extensión de los tiempos de inducción y empalme para los nuevos practicantes.
4. Posible solución a explorar.	Diseñar una estructura de estandarización y seguimiento de los procesos de apoyo de Gestión del Talento Humano y SST, utilizando y fortaleciendo las herramientas institucionales existentes. La solución contemplará: 1. ) Diagnóstico de los procesos. 2. ) Priorización de actividades. 3. ) Organización de la información. 4. ) Diseño o fortalecimiento de herramientas de seguimiento. 5. ) Documentación de procesos. 6. ) Construcción de una Guía de Inducción y Empalme para futuros practicantes.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	La propuesta se desarrollará mediante un enfoque de mejoramiento continuo, utilizando el ciclo PHVA, a través de las siguientes etapas: Diagnóstico: identificación de los procesos, actividades y necesidades de organización y seguimiento del área. Diseño: definición y elaboración de herramientas, procedimientos y mecanismos de seguimiento de acuerdo con las necesidades identificadas. Implementación: aplicación y prueba de las herramientas y propuestas en los procesos priorizados. Seguimiento y mejora: evaluación de los resultados, identificación de oportunidades de ajuste y establecimiento de mecanismos para mantener actualizada la información. ACTIVIDADES A DESARROLLAR Realizar un diagnóstico de los procesos y actividades de apoyo desarrollados en Gestión del Talento Humano y Seguridad y Salud en el Trabajo. Identificar y priorizar las actividades que presentan dificultades de organización, consulta, seguimiento o continuidad. Revisar las bases de datos, archivos físicos y digitales utilizados para la gestión de la información de los colaboradores. Identificar oportunidades de mejora en el manejo y seguimiento de hojas de vida, cursos, exámenes ocupacionales y demás actividades priorizadas. Diseñar o fortalecer herramientas de seguimiento y control para las actividades seleccionadas. Estandarizar los procesos priorizados mediante procedimientos, instructivos, formatos o listas de verificación. Organizar y documentar la información necesaria para facilitar la consulta y continuidad de las actividades, de acuerdo con las directrices del área. Elaborar una guía de inducción y continuidad para futuros practicantes, que incluya las principales actividades, herramientas, procedimientos y rutas de consulta. Elaborar el informe final con los resultados, beneficios y recomendaciones para la continuidad de la propuesta.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Se espera contribuir al mejoramiento de la gestión de la información y de los procesos de apoyo de Gestión del Talento Humano y Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la organización, estandarización y fortalecimiento de las herramientas de seguimiento existentes. Con la propuesta se busca facilitar la consulta y actualización de la información, disminuir reprocesos y tiempos de búsqueda, mejorar el seguimiento de las actividades y favorecer la continuidad de los procesos durante el cambio de practicantes. Asimismo, se espera disponer de herramientas y orientaciones que faciliten la inducción de nuevos practicantes y permitan mantener un mayor control sobre las actividades priorizadas del área.
7. Producto a entregar (PPM).	Como resultado del desarrollo del Plan de Trabajo, se proyecta entregar los siguientes productos: 1. Diagnóstico de los procesos priorizados Documento que permita identificar la situación actual, principales dificultades y oportunidades de mejora relacionadas con la gestión de la información y las actividades de apoyo de Gestión del Talento Humano y Seguridad y Salud en el Trabajo. 2. Matriz de procesos y actividades Herramienta que permita identificar las principales actividades del área, su frecuencia, responsables, información requerida, evidencias y mecanismos de seguimiento. 3. Herramientas de seguimiento y control Diseño o fortalecimiento de matrices y herramientas existentes para facilitar el seguimiento de las actividades priorizadas, tales como cursos y vigencias, exámenes ocupacionales, documentación de colaboradores y otras que sean determinadas durante el diagnóstico. 4. Procedimientos e instructivos de procesos priorizados Documentación de las actividades seleccionadas, estableciendo de manera clara los pasos, responsables, documentos y registros necesarios para su ejecución. 5. Guía de inducción y continuidad para futuros practicantes Documento orientado a facilitar la incorporación de nuevos practicantes, proporcionando información organizada sobre las principales actividades, herramientas, procedimientos, responsables y rutas de consulta utilizadas en el área. 6. Informe final de resultados y recomendaciones Documento que consolide las acciones desarrolladas, resultados obtenidos, dificultades encontradas, oportunidades de mejora y recomendaciones para dar continuidad a la propuesta.
8. Cronograma de trabajo.	1). Diagnóstico de los procesos y actividades del área 05/08/2026 18/09/2026 2). Identificación y priorización de oportunidades de mejora 14/09/2026 25/09/2026 3). Revisión y organización de las fuentes de información existentes 21/09/2026 09/10/2026 4). Diseño y fortalecimiento de herramientas de seguimiento y control 05/10/2026 30/10/2026 5). Elaboración y estandarización de procedimientos e instructivos 26/10/2026 20/11/2026 6). Elaboración de la guía de inducción y continuidad para futuros practicantes 16/11/2026 04/12/2026 7). Socialización de resultados y ajustes finales 14/12/2026 23/12/2026 8). Elaboración y entrega del informe final y recomendaciones 21/12/2026 04/01/2027.
Nombres	Erika Ayala
Apellidos	Ayala Rosero
Código	221142028
Sede o Extensión	Tuquerres
Asesor	Oscar Ramos
Observaciones.	Ninguna