2023A PT 218142079

MarcaTemporal	7/25/2023, 7:36:15 PM
1. Presentación de la empresa.	RESEÑA HISTORICA. En el mes de mayo del año 2002, Sumoto S.A. se constituye como una sociedad anónima dedicada a la compraventa de motocicletas de bajo y alto cilindraje, venta de repuestos, accesorios y servicio técnico en la ciudad de Pasto, operando exclusivamente como distribuidor autorizado de Suzuki Motor de Colombia S.A. y compartiendo el mismo ideal, posicionar la marca y satisfacer la demanda de un medio de transporte ágil y económico, la marca Suzuki lideraba el mercado son su motocicleta AX 100 de 2 tiempos estableciendo record como la moto más vendida en Colombia en toda su historia; la empresa Sumoto se inicia con una nómina de 7 colaboradores. En el año 2005 le otorgan la distribución de las marcas Kymco, Bajaj y Kawasaki, marcas que son ensambladas por Autotecnica S.A. abriendo varias agencias en la ciudad de Pasto e Ipiales, ubicadas en la Avenida Boyacá y en las Américas de la ciudad de Pasto y en Ipiales en el centro de la ciudad, posteriormente abre las sucursales en municipios como: Tumaco, Ipiales, Sibundoy, Sandoná, Túquerres, La Unión y Consacá, logrando con la empresa posicionar la marca en el Departamento de Nariño y logrando el liderazgo desde el año 2008 con la marca Bajaj principalmente, en el año 2013 en el mes de agosto se entrega la distribución de la marca Auteco y se da inicio con la marca Akt y TVs a través de Colombiana de Comercio en septiembre de 2013, desde el inicio colocando unas unidades importantes que llevó a la marca a mejorar su participación en la región y desde el año 2014 logrando que la marca lidere el mercado de Nariño; actualmente cuenta con más de 50 empleados lo que demuestra el crecimiento y compromiso de esta organización. MISIÓN. Solucionar las necesidades de movilidad de transporte del cliente con diversidad de productos y servicios innovadores. VISIÓN 2028. Ser una empresa solidaria al mejorar la rentabilidad de los socios y proveedores, para brindar estabilidad, bienestar y relaciones duraderas a nuestros trabajadores, clientes y comunidad. VALORES CORPORATIVOS. Compromiso: Desempeñar responsablemente las funciones, que generan resultados y beneficios mutuos. Respeto: Actuar con respeto para la construcción de fuertes y beneficiosas relaciones interpersonales y empresariales. Pasión: Disfrutar y amar lo que se hace. Confianza: Cumplir con las promesas hechas al cliente, proveedores, trabajadores, contratistas de manera autentica y transparente. Excelencia: Buscar el mejoramiento continuo de todos los procesos y actividades desarrolladas, para aportar una óptima seguridad en las soluciones de las necesidades de movilidad de transporte de cliente.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	La empresa concesionaria SUMOTO S. A. no cuenta con un plan de gestión documental en los archivos de hojas de vida que repercute en graves consecuencias como lo son: la ineficiencia, la lentitud en los procesos, la pérdida de tiempo, la desorganización, la documentación traspapelada, la duplicidad en archivos, la perdida de folios, mayor gasto de dinero al momento de generar la reposición de documentos perdidos y los errores en los estos son algunos de los efectos de llevar a cabo una mala gestión de la información que no permite compartir los archivos necesarios en momentos requeridos. No se posee un espacio adecuado para lograr establecer un plan de gestión documental en las hojas de vida de los colaboradores de la empresa, siempre acaba produciéndose el colapso de archivadores y estanterías repletos de papeles, lo que dificulta su mantenimiento y búsqueda.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	• Pérdida de documentos. • Pérdida de datos. • Desorganización. • Dificultad para tener acceso a los datos en el momento que se necesitan. • Aumento de costos. • Comunicación poco asertiva. • Procesos demasiado extensos. • Duplicidad de archivos. • Mayor carga laboral. • Complicaciones de espacio.
4. Posible solución a explorar.	• Relación directa de documentos físicos y digitalizados en DROP BOX. • Orden de archivos por separadores de la siguiente manera:. 1 Contratos y preavisos. 2 Hoja de vida. 3 Afiliaciones. 4 Liquidaciones y vacaciones. 5 Actas de entrega. 6 Permisos. 7 Dotación. 8 Disciplinarios. 9 Comunicados. 10 Capacitaciones. 11 Incapacidades. 12 Certificación laboral. 13 Descuentos. 14 Retiro de cesantías. 15 Varios. • Cambio de carpetas para mejorar visualmente la presentación de hojas de vida. • Archivo por orden alfabético por medio de carpetas colgantes rotuladas con el respectivo nombre y cedula del colaborador.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	La metodología se realizará desde un diseño de tipo no experimental aplicado de manera transversal, dado que no se presenta una variable independiente, por esta razón será descriptiva solo se analizará la información que se puede apreciar en el planteamiento del problema. La actividad a realizar con la gestión documental de hojas de vida se da por medio de la revisión y depuración de cada folio, es decir solo permanecerán en la hoja de vida documentos del año 2020 en adelante a excepción de contratos y preavisos, actas de entrega, liquidación - vacaciones y disciplinarios esto con el fin de tener un recorrido exacto de la trazabilidad de los colaboradores en la empresa, junto a esto se hará una doble presentación del archivo por medio de una carpeta oficio de cartón y una carpeta colgante color azul doblemente rotulada para facilitar su ubicación.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Presentar ante la empresa una gestión documental organizada y fácil de localizar, donde los folios se encuentran en bolsillos transparentes que evitan el deterioro de documentos por la manipulación que se les produce, de la misma manera se espera que el espacio ocupado por los archivos sea de fácil acceso y la ubicación de estos archivos sean directos y fáciles para poder agilizar los procesos empresariales y de comunicación. Finalmente tener una relación física de archivos junto a la nube en este caso el uso de DROP BOX que permite la tenencia de archivos digitalizados.
7. Producto a entregar (PPM).	PLAN DE MEJORAMIENTO EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE HOJAS DE VIDA EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPESA SUMOTO SA.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1, 2 y 3: Se estipula el plan de mejoramiento para la empresa junto al jefe inmediato y el gerente. Semana 4, 5 y 6: Se plantea la situación actual de la empresa y se especifica la problemática. Semana 7, 8 y 9: Se organiza y planea las actividades a ejecutar en los archivos de hojas de vida de los colaboradores. Semana 10, 11 y 12: Se propone un orden específico junto a la plataforma digital para lograr una mayor seguridad y eficiencia en la gestión documental de las hojas de vida de cada colaborador. Semana 13 y 14: Se realiza el PPM y su respectiva presentación en Power Point. Semana 15 y 16: Se entregan los archivos de forma organizada y compacta a recursos humanos y el jefe inmediato del área. Semana 17 y 18: Revisión final junto a jefe inmediato, entrega y socialización.
Nombres	Ariana Xilleny
Apellidos	Molina Delgado
Código	218142079
Celular	3155092567
Sede o Extensión	xillenyarii11@gmail.com
Correo Electrónico	Tuquerres
Asesor	Lina María Dueñas Paz
Observaciones.	Se presentaran modificaciones según el requerimiento de Gerencia.