2024A PT 219142124

Marca Temporal	6/4/2024, 5:41:06 PM
1. Presentación de la empresa.	COFINAL es una cooperativa dedicada a brindar servicios cooperativos de ahorro y crédito, con un firme compromiso de generar bienestar tanto asociados como a sus familias y a la comunidad en general. Su misión es contribuir activamente al desarrollo del país a través de acciones y servicios. La agencia de Gualmatán se encuentra ubicada en el centro de este municipio como un lugar estratégico que simboliza que todos y cada una de las personas tienen el mismo acceso y acercamiento a ella.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	La problemática identificada en Cofinal surge debido a la ausencia de documentos en el integrador central de algunos de los asociados. Como consecuencia, se recurre a un registro físico que la agencia mantiene en un cuaderno, lo que revela no solo un desorden en su organización, sino también el riesgo de daño o pérdida de el mismo, además de la falta de claridad en el registro escrito de algunos números de documentos de identidad, cuentas y fechas de activación. Este desorden impacta negativamente en la eficiencia de búsqueda y resolución de problemas para los asociados y afecta una parte importante como es el proceso de logística y operaciones de la agencia. Al depender de este recurso fundamental de la cooperativa, se generan retrasos e ineficiencias cuando se presenta esta situación, especialmente cuando el asociado está interesado en adquirir el servicio. Esta falta de organización y eficiencia en la gestión de la base de datos física afecta directamente la capacidad de brindar un servicio ágil y oportuno a los asociados, comprometiendo la calidad y la satisfacción del asociado.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	la problemática genera en primer lugar, ineficiencia en la gestión de archivos lo cual a su vez podría impide el acceso rápido y preciso a la información, lo cual retrasa la toma de decisiones y la respuesta a consultas. Además, la falta de un sistema digital centralizado dificulta el control de acceso y seguridad de los datos, propiciando errores y duplicaciones en la entrada manual de información. Como consecuencia, es difícil determinar cuántas carpetas de los asociados están activas o inactivas, complicando la gestión y seguimiento de los asociados. Asimismo, la búsqueda de información en papel o registro físico es menos eficiente que en una base de datos digitalizada, consumiendo tiempo valioso y reduciendo la productividad.
4. Posible solución a explorar.	Una posible solución para abordar la problemática sería iniciar de inmediato la elaboración de una base de datos exhaustiva que registre y clasifique cada unidad de conservación donde se encuentran las carpetas de cada asociado en la agencia de Gualmatán. Esta base de datos debería categorizar las carpetas de los asociados según el estado de sus cuentas, diferenciando claramente entre carpetas activas e inactivas, así como identificar los tipos de documentos asociados con cada cuenta. Esto permitiría un orden claro en el archivo, facilitando la búsqueda e identificación de los documentos necesarios cuando se requiera validar un crédito. Además, al tener una base de datos completa, se reduciría significativamente la posibilidad de duplicidad de información, ya que cada documento estaría registrado de manera única. Asimismo, esta medida proporcionaría una sólida evidencia en caso de reclamos por parte de algún asociado, ya que se contaría con un registro detallado de todas las transacciones y documentos relacionados con su cuenta.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Diagnóstico En el diagnóstico inicial, se llevará a cabo un análisis exhaustivo de todo el archivo de la agencia de Gualmatán. Durante este proceso, se identificarán y depurarán documentos duplicados, así como aquellos que no estén actualizados o que ya no sean relevantes. Además, se realizará una revisión detallada del mantenimiento y estado de cada carpeta que contiene la información de cada asociado. Este análisis permitirá determinar la calidad y la integridad de los datos existentes, así como identificar posibles áreas de mejora en la gestión de documentos. Una vez completado este paso y asegurada la calidad de los datos, se procederá al siguiente paso el cual es la implementación de la base de datos. Diseño del programa y ejecución El diseño para la implementación de la base de datos en la agencia de Gualmatán será llevado a cabo en colaboración entre la persona encargada de la gestión de archivos y mi persona, auxiliar en archivo. El programa se dividirá en varias fases: preparación, análisis y depuración, diseño de la base de datos, implementación y entrada de datos, y finalmente, por consecuente se dará la implementación completa y una breve capacitación. El objetivo principal será digitalizar y organizar los registros físicos en una base de datos centralizada, estableciendo un sistema eficiente para la gestión y clasificación de documentos de los asociados. Se espera mejorar la accesibilidad y precisión de la información, reducir errores y duplicidades en los registros, y garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos de los asociados. Una vez implementado, se llevará a cabo un seguimiento continuo y se realizarán actualizaciones y mejoras según sea necesario para garantizar el buen funcionamiento.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	Los resultados esperados del programa de implementación de la base de datos en la agencia de Gualmatán incluyen la transformación del sistema de gestión de archivos, mejorando significativamente la eficiencia operativa y la calidad de los servicios ofrecidos. Se espera que la digitalización y organización de los registros físicos en una base de datos centralizada facilite el acceso rápido y preciso a la información, agilizando los procesos internos y mejorando la atención al asociado. La reducción de documentos duplicados y obsoletos garantizará la integridad de los datos, mientras que la implementación de protocolos de seguridad reforzará la confidencialidad de la información de los asociados. Se anticipa una mayor capacidad para generar informes y análisis útiles para la toma de decisiones estratégicas, lo que contribuirá al desarrollo y crecimiento continuo de la agencia.
7. Producto a entregar (PPM).	Los productos a entregar como parte del programa de implementación de la base de datos en la agencia de Gualmatán incluirán una base de datos digitalizada en formato Excel, meticulosamente especificada y ordenada de manera numérica. Esta base de datos contendrá toda la información relevante de los asociados, clasificada y organizada de manera clara y coherente. Cada registro estará identificado por un número único que facilitará su búsqueda y referencia rápida. Además, se proporcionará documentación detallada que describa la estructura de la base de datos, los campos utilizados y cualquier protocolo de seguridad implementado. Este producto final reflejará el compromiso con la excelencia en la gestión de datos y garantizará una herramienta eficaz para mejorar la eficiencia operativa y la calidad del servicio en la agencia de Gualmatán.
8. Cronograma de trabajo.	Entre los meses de marzo y abril: - Conformación del equipo de trabajo entre la señorita encargada del archivo Claudia Johana Chamorro Martínez encargada de toda la gestión documental del archivo y mi persona auxiliar archivístico y de atención al asociado. - Análisis, revisión, depuración y mantenimiento de carpetas de asociados que se encuentren en mal estado. Entre los meses de mayo y junio: -Elaboración de la base de datos en Excel con sus respectivos ítems y unificación organizada. -Presentación de la base de datos y una pequeña capacitación a los compañeros de la agencia.
Nombres	David Santiago
Apellidos	Yama Carvajal
Código	219142124
Celular	3157464063
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	davidyama287@gmail.com
Asesor	David Bastidas Delgado
Observaciones.	N/A