2026A PT 220142014

Marca Temporal	3/29/2026, 9:19:39 PM
1. Presentación de la empresa.	El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC) es una entidad pública del orden nacional, adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho, encargada de la administración, vigilancia y control del sistema penitenciario y carcelario en Colombia. El INPEC desarrolla sus funciones a través de diferentes áreas administrativas y operativas, entre las cuales se destacan la gestión corporativa, el área de presupuesto, talento humano, contratación y gestión documental. Estas áreas permiten el adecuado funcionamiento institucional mediante la planeación, ejecución y control de los recursos públicos. En este contexto, el área de gestión corporativa cumple un papel fundamental, ya que se encarga de coordinar procesos administrativos internos, optimizar recursos, apoyar la toma de decisiones y garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales. Por su parte, el área de presupuesto se encarga de la planificación, asignación, control y ejecución de los recursos financieros, asegurando el cumplimiento de la normativa vigente y el uso eficiente del gasto público.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Durante el poco tiempo que llevo realizando mis prácticas en el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, he podido identificar que algunas áreas de la entidad presentan dificultades en la gestión documental dentro de cada dependencia. Se evidencia una clara desorganización en el archivo general, donde existen documentos con más de dos décadas sin haber sido procesados ni organizados adecuadamente. Esta situación impide su correcta clasificación y dificulta la gestión necesaria para su posible traslado a la sede central, lo cual permitiría liberar espacio y mejorar el control documental. De igual manera, he observado un uso excesivo de documentos físicos que en muchos casos resulta innecesario, especialmente teniendo en cuenta que la entidad cuenta con una política de “cero papel”. Esto refleja un bajo nivel de apropiación de los procesos documentales y de las herramientas disponibles. Dentro de la institución se tiene la percepción de que la gestión documental es responsabilidad exclusiva de un área específica, lo que limita la correcta aplicación de los procesos en toda la organización. En realidad, cada dependencia debería asumir su rol en la correcta organización y entrega de la información, garantizando que esta llegue completa y ordenada al área de archivo.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	1. En primer lugar, se evidencia una pérdida considerable de tiempo en la búsqueda de documentos, ya que, al no existir un orden claro en el archivo, los funcionarios deben invertir más tiempo del necesario para encontrar información que debería estar fácilmente disponible. Esto retrasa los procesos y afecta la productividad del área. 2. Se presenta una sobrecarga operativa en el personal, debido a que muchas actividades deben repetirse o corregirse por la falta de organización documental, generando reprocesos innecesarios. 3. Otro impacto importante es la baja adherencia a los procesos de gestión documental, ya que algunas áreas no siguen los lineamientos establecidos, lo que ocasiona inconsistencias en la información y dificulta el trabajo conjunto entre dependencias. 4. Se evidencia la acumulación de documentos en el archivo, incluyendo información de muchos años que no ha sido depurada ni transferida correctamente, lo que genera desorden, limita el espacio físico y dificulta el control de los documentos. 5. También se presentan conflictos entre áreas, debido a la falta de claridad en los procesos documentales y la responsabilidad de cada dependencia, lo que puede generar retrasos en la entrega de información y dificultades en la comunicación interna. 6. Uno de los impactos más relevantes es el riesgo legal y administrativo, ya que una inadecuada gestión documental puede afectar el cumplimiento de requisitos normativos, la trazabilidad de los procesos y la transparencia institucional.
4. Posible solución a explorar.	Teniendo en cuenta las dificultades identificadas en la gestión documental, se propone como solución principal la implementación de un proceso integral enfocado en la organización del archivo y la reducción progresiva del uso del papel dentro del INPEC. Esta solución no busca generar cambios bruscos ni difíciles de aplicar, sino mejorar de manera progresiva la forma en que se manejan los documentos en el día a día. En primer lugar, se plantea establecer una estructura clara para la organización del archivo, donde los documentos se clasifiquen de manera lógica por tipo, área y fecha, facilitando su ubicación y control. De igual manera, se propone fortalecer el uso de herramientas digitales mediante la digitalización de documentos prioritarios, evitando así la acumulación innecesaria de papel y permitiendo un acceso más ágil a la información. Es muy importante fomentar buenas prácticas en el manejo documental, promoviendo hábitos sencillos como el correcto almacenamiento de la información desde su origen, el uso adecuado de nombres en archivos digitales y la reducción de impresiones innecesarias. Finalmente, se propone realizar un seguimiento constante a estos procesos, con el fin de verificar su cumplimiento y realizar los ajustes necesarios, asegurando que las mejoras implementadas se mantengan en el tiempo.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	1. Analizar los procedimientos internos de gestión documental y los lineamientos institucionales disponibles en las plataformas de la entidad, con el fin de entender cómo se deben llevar correctamente los procesos de archivo. 2. Identificar el estado actual de la documentación en las diferentes áreas, reconociendo el tipo de archivos existentes, su volumen y el nivel de organización. 3. Examinar las condiciones físicas del archivo, verificando el estado de las carpetas, el espacio de almacenamiento y la forma en que se están conservando los documentos. 4. Revisar los registros, formatos y sistemas de organización existentes para determinar si están actualizados y si realmente facilitan la consulta de la información. 5. Clasificar los documentos según su tipo, área, fecha y nivel de importancia, estableciendo criterios claros que permitan una organización lógica y funcional. 6. Organizar el archivo físico, asignando espacios adecuados, rotulando correctamente las carpetas y estructurando el archivo de forma que cualquier persona pueda entenderlo fácilmente. 7. Implementar un proceso de depuración documental, eliminando duplicados y separando aquellos documentos que ya han cumplido su ciclo, de acuerdo con la normativa. 8. Iniciar la digitalización de los documentos más relevantes, organizándolos en carpetas digitales con nombres claros y fáciles de identificar. 9. Apoyar la actualización de los registros y controles documentales, garantizando que la información esté completa y correctamente organizada. 10. Realizar acompañamiento y orientación al personal sobre buenas prácticas en gestión documental, promoviendo el uso adecuado tanto del archivo físico como digital. 11. Hacer seguimiento al proceso implementado, verificando su cumplimiento y realizando ajustes cuando sea necesario para mejorar continuamente. 12. Elaborar un informe final con los resultados obtenidos y recomendaciones para mantener y fortalecer la gestión documental dentro del INPEC.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	1. Realizar un diagnóstico del estado actual del archivo, con el fin de identificar el nivel de desorganización, tipos de documentos existentes y principales falencias en los procesos documentales. 2. Dar inicio a la organización del archivo, clasificando los documentos por tipo, área y fecha, realizando la depuración de información innecesaria y estableciendo un orden claro que facilite su manejo. 3. De manera paralela, se implementará un proceso de digitalización progresiva, priorizando los documentos más importantes o de uso frecuente, organizándolos en carpetas digitales con una estructura definida. 4. Asimismo, se promoverán buenas prácticas en el manejo documental, orientando a los funcionarios sobre cómo organizar, almacenar y gestionar la información desde su origen. 5. Como parte del proceso, también se realizarán capacitaciones cortas y prácticas, enfocadas en el uso adecuado del archivo y en la importancia de reducir el uso del papel. 6. Llevar a cabo un seguimiento constante, verificando que las actividades se estén cumpliendo correctamente y realizando ajustes cuando sea necesario para mejorar los resultados.
7. Producto a entregar (PPM).	Con la implementación del Plan de Mejoramiento se espera lograr una mejora significativa en la organización, control y manejo de la documentación, permitiendo reducir la acumulación de archivos y facilitando la búsqueda de información dentro de la entidad. Asimismo, se busca fortalecer la gestión documental en el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC), contribuyendo al cumplimiento de los lineamientos institucionales y a la adecuada aplicación de la política de “cero papel”. De igual manera, se pretende promover la participación de todas las áreas en el manejo adecuado de la documentación, generando mayor compromiso, orden y responsabilidad en cada uno de los procesos administrativos.
8. Cronograma de trabajo.	Semana 1–2: Observación e identificación de la problemática en el área. Semana 3–4: Elaboración y presentación del plan de trabajo. Semana 5–9: Análisis de procesos y diseño de la herramienta de control. Semana 10–12: Implementación de la propuesta de mejora. Semana 13: Presentación preliminar del proyecto. Semana 14–15: Ajustes según recomendaciones. Semana 16–18: Entrega final del proyecto.
Nombres	Iván Andrés
Apellidos	Chaves Flores
Código	220142014
Celular	3154788498
Sede o Extensión	Tuquerres
Correo Electrónico	ivan.andres15315@gmail.com
Asesor	Jairo Medina Morillo
Observaciones.	Ninguna