2026A PT 221048024

Marca Temporal	4/16/2026, 6:12:54 PM
1. Presentación de la empresa.	La empresa Colectivos Ciudad de Ipiales SA se dedica al transporte público de pasajeros en Ipiales (Nariño), ya que fue fundada el 13 de septiembre de 1968 y desde entonces se ha consolidado como una de las principales compañías del sector en la región, gracias a su amplia trayectoria y reconocimiento local. Su actividad principal es el transporte urbano colectivo, pues cubre gran parte de las rutas del municipio y así contribuye a la movilidad de la población, además de contar con un parque automotor moderno, personal capacitado y procesos enfocados en la calidad del servicio, la seguridad de los usuarios y el cuidado del medio ambiente. Su misión es ofrecer un transporte eficiente y seguro mediante estándares de calidad y mejora continua, mientras que su visión busca consolidarse como una empresa líder a nivel local. Por todo ello, hoy en día esta empresa cumple un papel fundamental en la economía y la sociedad de Ipiales, ya que facilita el desplazamiento diario de los ciudadanos y aporta al desarrollo regional generando empleo y prestando un servicio esencial.
2. Descripción de la problemática del área o de la empresa sobre la cual se va a contribuir a su solución.	Durante el desarrollo de la práctica empresarial en Colectivos Ciudad de Ipiales SA se detectó una problemática ligada sobre todo a la falta de una comunicación interna efectiva entre las distintas áreas de la organización, ya que se evidencia una comunicación fragmentada entre talento humano, el área operativa y la gerencia. Esto hace que cada dependencia trabaje de manera aislada y sin un flujo adecuado de información, de modo que en varias ocasiones situaciones importantes dentro de la empresa no se comunican a tiempo, lo cual dificulta tanto la toma de decisiones como la coordinación de actividades. Además, la ubicación física de la gerencia, que está separada del resto de áreas administrativas, junto con la poca frecuencia de reuniones formales, limita aún más la socialización de información clave dentro de la organización. Por otra parte, también se identificó un alto nivel de manejo manual y desorganizado de la información, especialmente en procesos administrativos como contratos laborales, registros de empleados y liquidaciones, pues estos datos se encuentran almacenados en múltiples archivos independientes, como documentos en Word y registros separados. Esto genera desorganización y, por lo tanto, dificulta el acceso rápido y eficiente a la información.
3. Descripción de los impactos o consecuencias que esta problemática causa en la empresa.	• La falta de comunicación oportuna entre las áreas hace que la información importante no llegue a tiempo a quienes deben decidir, por lo que la gerencia y los responsables terminan actuando tarde o con datos incompletos, lo cual afecta su capacidad para responder ante situaciones operativas o administrativas. • Como las áreas como talento humano y operaciones trabajan de manera aislada, no comparten información clave y esto genera inconsistencias al ejecutar las actividades; por ejemplo, pueden aparecer errores en la asignación de conductores, en el control de turnos o en la gestión del personal, afectando así el flujo normal de la empresa. • El uso de muchos archivos independientes (como Word o registros separados) obliga a los trabajadores a invertir más tiempo buscando datos, de modo que tareas que deberían ser rápidas se vuelven lentas y repetitivas, reduciendo la productividad. • El manejo manual de la información aumenta la probabilidad de equivocarse en documentos importantes como contratos, liquidaciones o cesantías, ya que la duplicidad de archivos y la falta de una actualización centralizada pueden generar datos incorrectos o desactualizados, lo cual podría traer problemas legales y administrativos. • La falta de integración entre áreas y la desorganización de la información afectan el rendimiento general de la empresa, pues los procesos se vuelven menos ágiles, los tiempos de respuesta aumentan y se desaprovechan recursos, limitando así el cumplimiento eficiente de los objetivos organizacionales. • Aunque esta problemática es interna, sus efectos pueden reflejarse en el servicio al usuario, ya que la desorganización y la falta de coordinación pueden provocar fallas operativas, demoras o una atención menos eficiente, impactando negativamente la percepción que los usuarios tienen de la empresa.
4. Posible solución a explorar.	Para responder a la problemática detectada en Colectivos Ciudad de Ipiales SA, la solución propuesta busca intervenir directamente las causas estructurales que afectan la comunicación interna, pero usando un enfoque práctico, con límites claros y que sea viable dentro del tiempo que dura la práctica empresarial. Por eso, la propuesta se organiza en dos componentes principales: el diagnóstico organizacional y el diseño de herramientas de comunicación interna, ambos orientados a mejorar el flujo de información entre las áreas. En una primera fase se plantea hacer un diagnóstico de la comunicación interna mediante una encuesta dirigida al personal administrativo, ya que esta permitirá identificar de forma objetiva las principales dificultades relacionadas con la falta de protocolos, el poco uso de herramientas de comunicación, las barreras que crea la estructura jerárquica y las debilidades en la cultura organizacional, buscando así sustentar la problemática en datos reales y no solo en lo observado. En una segunda fase, y con base en los resultados obtenidos, se propone diseñar herramientas básicas de comunicación organizacional para mitigar las causas identificadas, las cuales incluirán: protocolos de comunicación interna que definan qué información compartir, por qué medios, con qué frecuencia y entre qué áreas, contribuyendo a reducir la desorganización en el flujo de información; formatos estandarizados como actas de reunión, reportes de novedades y seguimiento de actividades, que faciliten la trazabilidad y el control de la información; y lineamientos básicos para reuniones periódicas, con el fin de fortalecer la comunicación directa entre áreas y reducir las barreras derivadas de la estructura jerárquica.
5. Metodología y actividades a realizar para construir la solución prevista.	Diagnóstico de la situación actual En esta fase se identificará y analizarán las fallas en la comunicación interna entre las distintas áreas de la empresa, por lo que se observarán los procesos actuales, los canales de comunicación que se usan y las dificultades en el flujo de información, todo con el fin de establecer un punto de partida claro, Las actividades incluyen: observar directamente los procesos administrativos y operativos, identificar los principales problemas de comunicación y recolectar información a partir de la experiencia obtenida en la práctica, en conjunto de una encuesta realizada al personal administrativo de la empresa. Diseño de la propuesta de mejora Con base en el diagnóstico realizado se estructurará una propuesta enfocada en optimizar la comunicación interna, pero adaptada a las condiciones reales de la empresa y teniendo en cuenta la resistencia al cambio, en este orden de ideas las actividades serían: elaborar protocolos de comunicación interna (definiendo qué comunicar, cómo y a quién) y crear formatos básicos para reportar novedades.
6. Resultados esperados como beneficios para la empresa derivados de la solución.	La implementación de la propuesta para mejorar la comunicación interna en Colectivos Ciudad de Ipiales SA generará varios beneficios a nivel organizacional, ya que impactará positivamente la eficiencia, la coordinación y la toma de decisiones dentro de la empresa, de esta manera se espera una mejora en el flujo de información entre las diferentes áreas, lo cual permitirá que los procesos administrativos y operativos se desarrollen de manera más articulada y eficiente, y esto contribuirá a que las decisiones se tomen con base en información oportuna y completa, asimismo, se proyecta una mayor coordinación entre las áreas funcionales, reduciendo así la desarticulación existente y facilitando el trabajo conjunto entre talento humano, el área operativa y la gerencia. Otro resultado esperado es la disminución en los tiempos de respuesta ante situaciones internas, ya que la implementación de espacios de comunicación periódica y protocolos definidos permitirá identificar y atender problemas de manera más rápida y efectiva, también se espera optimizar los procesos internos al reducir la duplicidad de información y mejorar la claridad en la transmisión de datos relevantes dentro de la organización, cabe mencionar que la propuesta contribuirá al fortalecimiento del clima organizacional, pues promoverá una comunicación más abierta, clara y participativa entre los colaboradores, lo cual puede incrementar el compromiso y la motivación del personal. Finalmente, se prevé un impacto positivo en la calidad del servicio prestado, dado que una mejor organización interna se refleja en una operación más eficiente, beneficiando directamente a los usuarios del servicio de transporte.
7. Producto a entregar (PPM).	1 Formatos de comunicación interna: Son un conjunto de herramientas diseñadas para facilitar el flujo de información dentro de la empresa, como, por ejemplo: un formato para reportar novedades, circulares, actas de reunión, lineamientos básicos de comunicación entre áreas. 2 Documento de recomendaciones finales: Es un informe que contiene sugerencias para darle continuidad a la propuesta y mejorarla dentro de la empresa, con el objetivo de que pueda ser adoptada como parte de sus procesos organizacionales.
8. Cronograma de trabajo.	En la primera fase, que abarca de la semana 1 a la 3, se hará el reconocimiento institucional, la adaptación al entorno laboral y la identificación preliminar de los problemas relacionados con la comunicación interna en la empresa. Luego, en la segunda fase, que va de la semana 3 a la 6, se realizará un diagnóstico detallado de la situación mediante la observación de los procesos administrativos y operativos, además del análisis de las fallas en el flujo de información entre las distintas áreas. Después, en la tercera fase, comprendida entre la semana 6 y la 9, se diseñará la propuesta de mejora, lo que incluye estructurar reuniones periódicas, definir protocolos de comunicación interna y elaborar formatos para reportar información. Posteriormente, en la cuarta fase, de la semana 9 a la 12, se ejecutará la implementación de la propuesta, poniendo en práctica los mecanismos diseñados, como reuniones y herramientas de comunicación. Finalmente, en la quinta fase, que va de la semana 12 a la 18, se llevará a cabo el seguimiento, la evaluación y el ajuste de la propuesta, así como la documentación del proceso desarrollado y la elaboración del informe final de la práctica empresarial.
Nombres	Manuel Alejandro
Apellidos	Urbano Bolaños
Código	221048024
Celular	3126609639
Sede o Extensión	Ipiales
Correo Electrónico	urbanomanuelalejandro@gmail.com
Asesor	Angela Martinez Chacua
Observaciones.	Quedo atento a cualquier recomendación de su parte.